Закрытие кассы в конце дня инструкция
Pravohelp21.ru

Юридический портал

Закрытие кассы в конце дня инструкция

Особенности формирования отчета о закрытии смены в онлайн кассе

Поправки к закону 84-ФЗ коснулись не только сферы применения кассового оборудования, формирования и передачи чеков, но и основных отчетов. Привычные для кассиров Z-отчеты ушли в историю, но им на замену пришли отчеты о закрытии смены. Главное отличие нового фискального документа – необходимость отправки его в автоматическом режиме в адрес ФСН. Но имеется еще целый ряд особенностей его формирования и хранения.

Новые требования закона к закрытию смены

После утраты силы Постановления Правительства №470 с 1 июля 2017 года, что отражено в п.3 ПП № 1173 от 12.11.2016 г. , регулирующего применение КТТ с использованием бумажных контрольных лент, логически возник вопрос о формах первичных документов.

В письме Минфина N 03-01-15/3482 от 25.01.2017 г. поясняется, что постановление Госкомстата N 132 от 25.12.1998, в котором отражены положения о формах первичных документов, а также ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», регламентирующий с января 2013 г. форму первичной учетной документации, применяемых для формирования унифицированных журналов и альбомов, утратили силу и не обязательны для исполнения.

Получается, что с переходом на онлайн версии касс организации и предприниматели не должны формировать привычный Z-отчет, сведения из которого заносились в обязательном порядке ранее в Справку-отчет кассира (ф. № КМ-6), а также в Журнал кассира-операциониста (ф. № КМ-4).

Как же тогда предпринимателям фиксировать данные по окончанию рабочего дня, смены. Ясность вносит п.4 ст.4.1 ФЗ-84, где прописан перечень и требование к формированию обязательных фискальных документов.

При использовании онлайн кассы закрытие проводится соответствующим отчетом, обязательные реквизиты которого отражены в таблице 32 гл.II приложения 2 Приказа ФСН N ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 года.

Фото 2. Основные реквизиты итогового чека в соответствии с ФЗ-84

Основные отличия отчета о закрытии смены от Z-отчета

Привычный Z-отчет и новый отчет о закрытии кассы по своей сути являются аналогами. Но имеется определенное отличие в их формировании и задачах.

Таблица 1. Отличие закрытия смены в онлайн кассе от Z-отчета

Наименование Отчет о закрытии смены Z-отчет
Формирование На новых онлайн кассах при закрытии операционного периода На старых образцах ККМ
Законодательные требования к данным Оговорены в Приказе ФСН № 229 от 21 марта 2017 г. Не определен, зависит от самой кассы
Реквизиты
  • название орг-ции;
  • ИНН орг-ции;
  • ИНН, ФИО кассира;
  • время, дата закрытия;
  • номер кассы;
  • адрес;
  • кол-во сформированных чеков или БСО
  • кол-во не переданных данных в ОФД*
  • время прекращения передачи данных
  • информация об итогах смены, (в том числе прихода, возврата, расхода***
  • название орг-ции
  • ИН орг-ции
  • ФИО, код кассира
  • время и дата, когда сформирован Z-отчет
  • регистрационный номер ККМ
  • сумма прихода и возврата средств
  • итоги смены
Предназначение документа
  • передача данных в ФСН;
  • автоматическое перенесение в бух. учет
  • обнуление данных на ККМ;
  • перенесение данных в ф. КМ-6 и ф. КМ-4
Хранение документа в ФН до 30 дней*** на бумажном носителе до 5 лет

*при автономном режиме не включаются в отчет;

**не являются обязательными реквизитами, формирование зависит от типа ККМ;

***отчет распечатывается при желании владельца кассы

Как видим, отличаться старые и новые отчеты на практике будут незначительно. Поэтому у кассиров не должно возникнуть трудностей с их формированием.

Продолжительность смены

Начинается работа с онлайн кассой с формирования отчета об открытии смены. После завершения всех расчетов необходимо пробивать отчет о закрытии смены.

Важно! В соответствии с п.2 ст.4.3 ФЗ-54 формирование чека онлайн кассы о продажах не может происходить позднее 24 часов после закрытия предыдущей смены.

Соответственно, продолжительность не должна превышать одних астрономических суток.

Такие требования связаны с особенностями фискальных накопителей. В п.1 ст.4.1 ФЗ-84 акцентируется внимание на невозможности отображения фискальных признаков на формируемых чеках в случае превышения продолжительности смены более 24 часов.

Справка! Смена может открываться в один календарный день и закрываться на следующий, но не может превышать одних суток.

Так как других рекомендаций в Законе не указано, точное время формирования отчета и уменьшение продолжительности смены регламентируется руководством организации, использующей онлайн-кассу.

Особенности формирования и применения отчета

После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала. Но никто не запрещает предпринимателям вести самостоятельно такую кассовую документацию. Новый отчет о закрытии смены имеет все данные для заполнения таких документов.

Обязательное требование к новому документу – осуществление передачи данных в автоматическом режиме в адрес ФНС. С этой задачей прекрасно справляется ФН, встроенный в онлайн кассу. Сформированный документ должен храниться в памяти ФН не менее 30 суток. Поэтому при проблемах с интернетом данные передаются автоматически при появлении связи.

Справка! При отсутствии передачи чеков на протяжении более 30 дней, касса блокируется.

Избежать такого казуса можно, если регулярно проверять кол-во не отправленных в адрес ОФД чеков. И такая возможность предусмотрена именно при формировании отчета о закрытии смены.

Ниже части «Состояние обмена с ОФД» при нормальной передаче данных должны отображаться нули в следующих строках:

  • дата и время первого не переданного ФД;
  • количество не отправленных чеков.

Фото 3. Образец отчета о закрытии смены. Источник: сайт всекассы.рф

Учитывайте! У определенных моделей ККТ могут быть свои особенности формирования итогового чека. Так, при подключении техники через GPRS модем в строке «Кол-во непереданных документов» может всегда отображаться «1». А в аппаратах марки Атол дата и время не переданного чека всегда отображается, как текущая.

Но кроме этого, отчет необходим для оформления ПКО. Причем на основании одного отчетного чека можно сформировать несколько приходно-кассовых ордеров, которые будут, в зависимости от проводимых операций, соответствовать различным бухгалтерским проводкам.

Закрытие кассовой смены обязательно отображается в бухгалтерской программе учета.

Фото 4. Образец отображения закрытия кассовой периода в программе 1С: Управление торговлей, в редакции 11.2. Источник: сайт https://its.1c.ru

В карточку кассовой смены вносится время и дата ее окончания, изменяется статус на Закрыто.

Как работать с разными моделями онлайн касс, закрывая смену

Формироваться отчет о закрытии кассы на новых онлайн кассах может по-разному. В большинстве случаев кассиру необходимо выполнить ряд операций, предусмотренных программой оборудования, то есть в определенной последовательности нажать копки на аппарате или сенсорном экране, выбирая необходимые позиции в меню.

Познакомьтесь с алгоритмом формирования отчетного чека на кассе Атол в видео:

На оборудовании Меркурий процедура закрытия смены на порядок проще и логичнее, что видно из видео-инструкции:

Закрытие онлайн-кассы: что нужно знать кассиру

Основными особенностями современных онлайн-ККТ являются возможность информационного обмена между бизнесменом и Федеральной налоговой службой и хранение на фискальных накопителях касс фискальных данных. К ним относятся и отчеты о закрытии смены онлайн-кассы (или вечерние z-отчеты).

Этот отчет становится основанием для формирования приходного кассового ордера (ПКО) и внесения записи в кассовую книгу компании. Помимо этого, из Z-отчета вы можете узнать о необходимости скорой замены фискального накопителя (в нем будет фигурировать информация о заполнении памяти ФН на 99 %).

Дополнительная функция отчета о закрытии смены — проинформировать владельца ККТ о том, какие чеки не были переданы оператору фискальных данных. Он является основанием для сверки сведений между контролирующими органами и владельцами ККТ.

Своевременное формирование этого документа принципиально, поэтому налоговая служба внимательно следит за ним.

Закрытие смены на онлайн-кассе

В конце рабочего дня смена на онлайн-кассе должна быть закрыта. Это требование действующего законодательства. Пункт 2 статьи 4.3 закона «О ККТ» говорит о том, что кассовая смена не должна продолжаться более 24 часов. Из этой нормы прямо следует, что закрытие смены — прямая обязанность владельца ККМ или его работника.

Чтобы произвести процедуру, потребуется воспользоваться инструкциями производителя конкретного аппарата.

Порядок действий будет отличаться в зависимости от вида и модели ККТ.
Общий алгоритм действий для кассового компьютера и смарт-терминала примерно одинаковый:

  • переходим в раздел интерфейса ККМ «Закрытие кассы»;
  • в предложенном меню выбираем опцию «Закрыть смену»;
  • получаем отчет о закрытии, подшиваем его к документации.

Для кнопочного аппарата алгоритм выглядит иначе (на примере МЕРКУРИЙ 115Ф):

  • на включенной ККМ несколько раз нажимаем кнопку РЕЖИМ (до появления на индикаторе сообщения «ОТЧЁТЫ ФН»)
  • после нажатия клавиши ИТОГ вводим пароль администратора
  • на экране появится сообщение «ЗАКРЫТИЕ СМЕНЫ», подтверждаем операцию нажатием на кнопку ИТОГ — отчет сформирован.

Иногда в автоматическом режиме печать документа на смарт-терминалах не происходит. На практике это может быть связано с ошибкой программного обеспечения либо с непрерывным длительным использованием кассового аппарата. В этом случае потребуется печать отчета вручную. Для этого зайдите в раздел «Кассовые отчёты» и выберите из списка необходимый документ.

Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?

На практике часто компании и предприниматели работают в нестандартных режимах, в том числе ночью. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если касса открыта в один день, а закрывается на следующий? Ответ однозначный — нужно. Закон не делает различий для разных режимов работы. Логика законодателя едина для всех случаев — смена должна длиться не более 24 часов. Поэтому привязка к календарным суткам не влияет на алгоритм действий кассира. Смена может быть открыта в один день, а закрыта в другой, если ее длительность не превышает установленные сроки. Одно из бытовых названий отчёта – “вечерний”, что не влияет на возможность сформировать его утром, если кассовая смена подходит к концу в это время.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Что делать, если кассир не закрыл смену на онлайн-кассе

На практике нередко встречаются случаи, когда кассир не успевает или забывает закрыть смену на онлайн-кассе. Разберемся, что делать в такой ситуации, чтобы избежать ответственности.

Несвоевременное закрытие смены — это нарушение кассовой дисциплины. О нем обязательно узнает налоговая служба (сообщение поступит от оператора фискальных данных в автоматическом режиме).
Проблема в том, что кассовый функционал без своевременного закрытия смены крайне ограничен. На чеках не проставляются фискальные реквизиты, не происходит их отправка ОФД и, как следствие, налоговым органам. Это также повышает вероятность программных ошибок в работе аппарата.

Не будет серьезным нарушением, если без закрытия смены больше не пробивать чеки. Если же чеки продолжают выдаваться, последуют серьезные административные санкции (за нарушение кассовой дисциплины).

Итак, если смена на онлайн-ККТ не была закрыта своевременно, порядок действий следующий:

  • прекращаем пробивать другие чеки;
  • при первой же возможности формируем отчет о закрытии.

Если вы уже успели выдать чеки:

  • сообщаем в ИФНС об обстоятельствах произошедшего до того, как ведомство получит информацию о нарушении от оператора фискальных данных.

В этом случае можно рассчитывать на смягчение наказания за нарушение кассовой дисциплины, если контролеры сочтут доводы убедительными. Аргументом будут считаться обстоятельства, полностью исключающие злоумышленный характер действий: какие-либо чрезвычайные ситуации, аварии и т.д. Хорошим дополнением послужат подтверждающие эти обстоятельства справки и письма.

Что грозит компании, если не закрыта смена онлайн-кассы

Законом предусмотрена ответственность за нарушение порядка использования ККТ и за нарушение кассовой дисциплины. В частности, такая ответственность наступает, если смена онлайн-кассы не была своевременно закрыта.

В этом случае на организацию может быть наложен штраф до десяти тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя, допустившего нарушение — до трех тысяч рублей.

При этом важно помнить, что закон предусматривает возможности для смягчения наказания. Для этого потребуется в кратчайшие сроки обратиться в ИФНС и представить доказательства того, что нарушение было допущено по причине объективных обстоятельств. Если ФНС убедится в отсутствии злого умысла со стороны бизнесмена, штраф может быть снижен до минимального значения (пять тысяч рублей для организации и полторы тысячи для ИП).

Ситуация из практики: забыли закрыть смену на онлайн-кассе. Позиция ФНС

Подобные ситуации возникают регулярно. Об этом свидетельствуют и информационные письма ФНС о проведенных проверках, и судебная практика.

На практике ситуация, когда кассир забывает закрыть смену на онлайн-кассе, возникает из-за невнимательности. Случаи специального продления кассовой смены в меньшинстве.
Обратимся к важным разъяснениям налоговиков на эту тему.

На официальном сайте ведомства есть разъяснение по следующей ситуации. ИП владеет небольшим розничным магазином, в котором на протяжении недели не происходило продаж, а смена ККТ была открыта и не закрывалась. ИФНС не усматривает в этом нарушение законодательства и не привлекает ИП к ответственности, так как чеки по прошествии 24 часов работы кассы не выбивались.

Обратная ситуация. В письме от 5 мая 2017 года N 03-01-1528066 контролёры указывают, что закон не определяет минимальной продолжительности открытия смены и точного времени ее закрытия:

  • закрытие смены через несколько часов после прекращения торговой деятельности, не является нарушением (если не прошло 24 часов с момента открытия смены);
  • не запрещено закрыть смену ранее, чем через 24 часа.

Резюмируя разъяснения, можно отметить, что смена онлайн-ККТ не привязана к режиму работы организации, периоду осуществления продаж и иным факторам. Значение имеет только максимальный лимит работы кассы в пределах одной смены.

Открытие и закрытие смены

По закону кассовая смена не может длиться более 24 часов. Поэтому, когда открываете и закрываете смену, нужно печатать отчёт.

В этой статье:

Открытие смены

Эвотор открывает смену сам, когда вы пробиваете первую покупку. Открывать смену специально не нужно.

Закрытие смены

В конце рабочего дня кассир должен закрыть смену. После закрытия Эвотор сам напечатает Z-отчёт, он же отчёт с гашением.

Когда вы закрываете смену, смарт-терминал обнуляется — показывает, что в нём больше нет денег. Если оставляете деньги в кассе, внесите их после того, как откроете следующую смену.

Закрыть смену можно тремся способами.

Через кассовый отчёт

Зайдите в Отчёты → Кассовый отчёт. Нажмите «Закрыть смену».

Нажмите «Распечатать отчёт».

Эвотор закроет смену и распечатает отчёт на чеке.

Через общее гашение

Зайдите в Настройки → Обслуживание кассы → Дополнительные операции. Нажмите «Общее гашение».

Эвотор закроет смену и распечатает отчёт на чеке.

Через командную строку

Перейдите в Настройки → Обслуживание кассы → Дополнительные операции → Произвольная команда. В поле «Команда» введите 56 03 00 00 00 30. Нажмите «Отправить» и затем сотрите.

Поля «Результат» и «Ответ ККМ» будут заполнены.

Введите команду 5А. Нажмите «Отправить», затем сотрите.

Эвотор закроет смену и распечатает отчёт на чеке.

Нумерация смен

Номер смены в шапке чека может отличаться от номера смены в фискальной части. Это связано с тем, что нумерация смен на Эвоторе не обнуляется, когда вы меняете фискальный накопитель. То, что номера смен не совпадают — нормально: шапка чека не входит в фискальную часть и не передаётся в ОФД.

Необнуляемая сумма прихода

В поле «Необнуляемая сумма прихода» попадают итоги всех чеков, которые вы пробили с момента, как установили новый фискальный накопитель. Из-за специфики учёта авансов, кредитов и встречных предоставлений приходы по таким продажам учитываются в поле дважды. Некоторые считают, что это ошибка, но на самом деле ошибки нет — объсняем.

Итог авансового чека — сумма аванса, а итог чека, который вы выдаёте клиенту при окончательном расчёте — полная стоимость товара или услуги. Значит Эвотор увеличит необнуляемую сумму прихода на сумму аванса дважды — сначала когда вы пробьёте авансовый чек, а потом — когда пробьёте итоговый.

Например, вы закрыли смену с необнуляемой суммой прихода 1400 рублей, а за следующую смену продали подарочную карту на 500 рублей.

В Z-отчёте выручка — 500 рублей, а необнуляемая сумма прихода — 1900 рублей: 1400 + 500.

За следующую смену вы продали товар на сумму 700 рублей. 500 рублей покупатель оплатил подарочной картой, а 200 рублей — наличными.

В Z-отчёте выручка — 200 рублей, а необнуляемая сумма прихода — 2600 рублей, а не 2100: 1900 + 700. В поле попал итог чека, а не часть, которую клиент заплатил живыми деньгами.

В таком способе учёта нет ошибки. Он соответствует закону.

Пользователи, указывающие на ошибку, боятся, что необнуляемая сумма прихода уходит в налоговую, и налоговая посчитает налоги по увеличенной базе. Не бойтесь: «необнуляемая сумма прихода» — нефискальное поле, технический счётчик фискального накопителя. Налоговая не учитывает его, когда считает налогооблагаемую базу, а работает только с чеками.

Что должен знать кассир при закрытии кассы

Умение правильно закрывать кассу – необходимый навык для каждого работника. Из данной статьи вы узнаете, что нужно делать для ее закрытия и как упростить данный процесс.

Ключевая особенность любой контрольно-кассовой техники – осуществление в режиме реального времени обмена данными с ФНС. Так, вся информация, поступающая на фискальный накопитель, в итоге отправляется в Налоговый орган. На сам же ФН попадают данные по пробиваемым чекам, о закрытии смены и прочие.

Последний отчет (Z-отчет) является причиной формирования приходных кассовых ордеров и внесения записей в кассовую книжку организации. Помимо прочего, Z-отчет дает возможность понять, как скоро потребуется замена ФН. Если появилось сообщение о том, что память заполнена на 99 процентов, необходимо как можно более оперативно приобретать новый фискальный накопитель и готовиться к перерегистрации оборудования.

Еще одна функция данного типа отчета – информирование владельца устройства о том, какие фискальные документы не передались ОФД, чтобы все можно было сверить и избежать получения штрафа.

Важно, чтобы все отчеты и чеки своевременно попадали в Налоговый орган, так как за данным процессом идет достаточно жесткий контроль.

Процесс закрытия смены на онлайн-кассах

В зависимости от типа купленной кассы, сам процесс может минимально различаться – но в целом логика его осуществления будет понятна всем.

Согласно действующему законодательству, онлайн-кассы необходимо закрывать соответствующим образом. Смена не может длиться свыше одних суток, соответственно, владелец контрольно-кассового оборудования либо его работник в обязательном порядке должны озаботиться данным вопросом.

Для проведения процедуры необходимо использовать комплектную инструкцию, идущую с конкретным устройством.

Общий алгоритм выглядит следующим образом:

Нажимаем на «Закрытие кассы».

Кликаем «Закрыть смену».

Дожидаемся вывода отчета об успешном ее закрытии. Документ подшивается.

Если устройство старое – кнопочного типа – необходимо выполнить следующие действия:

Не меньше трех раз нажать физическую кнопку «Режим», дождаться появления сообщения с отчетами фискального накопителя.

Нажать на кнопку «Итог», после чего потребуется ввод пароля администратора.

На экране увидите сообщение, необходимо будет подтвердить закрытие смены посредством нажатия кнопки «Итог».

Дождитесь формирования отчета и прикрепите его к остальной документации за день.

Важность закрытия смен

Нередко организации работают в нестандартном режиме. Многие – в ночное время суток. Отсюда возникает вопрос о том, а требуется ли вообще закрытие смены, если касса открыта сегодня и закрывается завтра?

Увы, но да, данная процедура является обязательной вне зависимости от графика заведения. Даже если оно работает круглосуточно, закрытие смены нужно проводить не реже одного раза в 24 часа.

Кассир не закрыл смену на ККТ: как быть?

Практика показывает, что подобное случается нередко. Устал человек, забыл закрыть кассовое оборудование, подставил своего начальника – с этим сейчас и разберемся.

Есть такое понятие как кассовая дисциплина. Если его нарушить, налоговый орган узнает о совершенном действии – данные поступают автоматически.

Серьезным нарушением не считается, если кассу не закрыли и после этого не пробивались чеки. При продолжении их выдачи клиентам и покупателям, на них не будут проставляться фискальные реквизиты, что является серьезной ошибкой.

В том случае, если смену закрыли с запозданием, необходимо действовать следующим образом:

Не пробиваем других чеков.

Как можно скорее закрываем кассу.

Если чеки были выданы без закрытия, нужно сообщить самостоятельно в Налоговый орган о произошедшем. Чем быстрее вы это обнаружите, тем выше вероятность того, что о нарушении ФНС узнает именно от вас, а не от ОФД.

В первом случае возможно смягчение наказания, во втором – на него рассчитывать не придется.

Форма наказания

Нарушив кассовую дисциплину, следует понимать, что наказание будет неизбежным:

для индивидуальных предпринимателей – не более 3 000 руб.;

для юридических лиц – не более 10 000 руб.

Напоминаем, что в законе предусмотрена возможность смягчения наказания.

Так, отправив электронное письмо с сообщением о нарушении, вы одновременно сможете обзавестись доказательством того, что сразу же сообщили об ошибке. Если злой умысел отсутствовал и налоговый орган в это поверит, то возможно получение следующих штрафов:

для индивидуальных предпринимателей – 1 500 руб.;

для юридических лиц – 5 000 руб.

Что на практике?

Разумеется, такое возникает очень часто. Писем в ФНС приходит достаточное количество.

Конечно, основная причина – банальные усталость и невнимательность работников либо самого владельца. Редкость – нарочное вмешательство в продление кассовой смены.

ИФНС не привлекает к ответственности лица, не закрывшие кассы и не выбивавшие чеки сверхурочно. С другой стороны, в законодательстве не определяется минимальная и максимальная продолжительность открытия/закрытия смен. Соответственно, при закрытии смены спустя несколько часов после окончания торговой деятельности (если в общем прошло меньше 24 часов – максимально возможного показателя), это не приравнивается к нарушению.

Закрытие онлайн-кассы: что нужно знать кассиру

Онлайн-кассы в режиме реального времени проводят обмен информацией с Федеральной Налоговой Службой. Иными словами, любые сведения, которые оказываются на фискальном накопителе, автоматически доступны представителям налоговой службы. Напоминаем, что на накопитель поступают данные не только по выбиваемым чекам и проводимым по кассе операциям, но и о закрытии смены.

Благодаря Z отчету, завершающему смену, в кассовую книгу предприятия вносятся записи за день и формируются приходные кассовые ордера.

Для справки: именно этот отчет указывает на то, что в скором времени понадобится провести замену фискального накопителя (когда объем свободной памяти составляет 1%) и перерегистрировать технику.

Еще одна задача Z отчета – донесение информации о том, что фискальная документация не поступила в ОФД (грозит штрафом).

Важно! Современные онлайн-кассы чаще всего настроены так, что с формированием Z отчета производится выемка всех наличных. Дополнительные процедуры оформления изъятия не проводятся.

Любые чеки и отчеты должны оказываться в распоряжении ФНС РФ своевременно: за этим осуществляется строгий контроль.

Закрытие смены на онлайн-кассе

Завершая смену по окончанию рабочего дня, кассир-оператор или другое ответственное лицо предприятия должен выполнить соответствующую операцию на онлайн-кассе. Согласно ст. 4.3 п. 2 российского закона «О контрольно-кассовой технике», кассовая смена не может иметь длительность свыше 24 часов. Таким образом, закрывать смену требуется минимум один раз в календарные сутки.

Процесс закрытия смены в конце рабочего дня четко прописывается в руководстве по использованию конкретной кассы. В необходимом порядке действий могут быть некоторые различия. В целом, выполнить нужно следующие операции:

  • Открыть подраздел «Закрытие кассы»;
  • Кликнуть на строчку «Завершить рабочую смену»;
  • Дождаться, пока касса выбьет Z отчет, прикрепить его к другим кассовым документам в книгу.

В случае с кнопочными устройствами процесс закрытия будет иным. Потребуется указать, в том числе, пароль администратора.

Случается, что на смарт-технике автоматическая печать отчета не проводится. Чаще всего, сбой вызывает беспрерывное продолжительное применение терминала или ошибка софта. В таких ситуациях отказываться от закрытия смены нельзя. Напечатать документ нужно вручную: посетите подраздел «Кассовые отчеты», ищите в списке нужный вариант.

Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?

Предположим, что на кассе высвечивается сообщение об ошибке или предприятие работает в нестандартном режиме, например, ночью. Необходимо ли закрывать смену в таких случаях? Если вы не хотите нарушать нормы действующего законодательства РФ, ответ положительный.

Ни график работы организации, ни «частные» случаи неисправности кассовой техники, не могут являться весомой причиной для отказа от закрытия смены. Минимум один раз в сутки смену необходимо завершать.

Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе?

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе содержит сведения о сумме выполненных возвратов, способах оплаты (безнал, наличный расчет), сумме полной выручке за смену, числе чеков, не ушедших ОФД, количеству напечатанных чеков, данные по смене.

Z отчет формируется на любой современной ККТ быстро и автоматически. Для нормальной работы онлайн-касс достаточно тех сведений, которые передаются им на протяжении рабочей смены. Проще говоря, для формирования последнего отчета дополнительную информацию оборудованию предоставлять вам не требуется.

Отчет о закрытии смены на кассе необходим разным специалистам по разным же причинам. Например:

  • Представители налоговой структуры при проведении проверок могут контролировать правильность применения ККТ, верность начисления и уплаты налоговых сборов (при обнулении, итоговая сумма прибыли сохраняется в базе ФН);
  • Собственник организации может узнать, не обманывают ли его сотрудники и какую прибыль приносит бизнес;
  • Бухгалтера могут своевременно отслеживать соответствия/несоответствия объемов передаваемой им выручке конечной цифре выполненных операций;
  • На основании Z отчета кассиры-операторы завершают рабочую смену и передают деньги ответственным сотрудникам, например, бухгалтеру, старшему продавцу, инкассатору.

Прикладное назначение документа – обнулять итоги деятельности предприятия, передавать информацию для контроля налоговикам.

Напоминаем! При обнулении кассы выдачу денег из нее производить запрещено. Такие рабочие процедуры, включая возврат прихода, можно осуществлять лишь с помощью центральной кассы по решению руководителя и бухгалтера.

Что делать, если работник не завершил смену на онлайн-кассе?

Строгое требование закрывать рабочую смену минимум один раз в 24 часа связано с особенностями устройства фискального накопителя. При превышении смены, у создаваемых на ККТ чеков не будет фискальных признаков.

Если работник забыл завершить смену онлайн-кассы или, например, по неопытности не смог выполнить процедуру правильно, допустил ошибку, потерял время, ККТ не направит чеки оператору фискальных данных. Т.к. на таких чеках уже нет фискальных реквизитов. Если сказать кратко, то по стороны закона речь идет о прямом нарушении кассовой дисциплины.

Функциональные возможности онлайн-кассы по прошествии 24 часов и не закрытии рабочей смены жестко ограничиваются режимом блокировки. Доступная возможность будет одна – формирование отчета о закрытии.

«Разблокировать» онлайн-кассу можно, устранив причину блокировки. Необходимо:

  • Завершить смену (пускай с опозданием, но сделать это нужно обязательно);
  • Сформировать отчетные документы стандартным путем.

Отметим, что если при несвоевременном закрытии смены чеки на онлайн-кассе не пробивались, то крупным нарушением это не считается.

Но если смена продлилась более 24 часов, и по кассе проводились торговые операции (выбивались чеки), компания-нарушитель столкнется с ответственностью. В такой ситуации рекомендуется:

  • Как можно быстрее обратиться в ИНФС и сообщить о том, что было допущено нарушение. Еще раз выделим важность оперативности действий: вам нужно уведомить ведомство до того, как та же информация поступит в ИНФС от оператора фискальных данных.

При своевременном уведомлении ведомства можно надеяться на смягчение санкций. При условии, что нарушение кассовой дисциплины будет оправдано. В качестве веских причин выступают следующие обстоятельства:

  • Авария на предприятии;
  • Возникновение ЧП (пожар, кража и т.д.);
  • Любые причины, удостоверяющие, что оператор не преднамеренно не завершил смену.

Отлично, если обстоятельство будет подтверждено документально – письмами, справками и т.д.

По каким причинам чаще всего возникают проблемы с закрытием онлайн-касс?

Несвоевременное закрытие онлайн-кассы не всегда связано с невнимательностью сотрудника фирмы. Распространенные причины возникновения проблем с ККТ:

  • Повреждение электро-кабеля;
  • Переполнение фискального накопителя;
  • Отсутствие электричества;
  • Неправильно установленное время или системная дата;
  • Технические неисправности другого характера, сбои программного обеспечения.

Если сотрудник понимает, по какой причине онлайн-касса не работает, он может попробовать устранить ее самостоятельно. Во всех иных ситуациях необходимо незамедлительно обращаться к руководству.

Что грозит предприятию, если не завершена смена онлайн-ККТ?

Ответственность за не закрытие рабочей смены онлайн-кассы наступает по административной статье. Сумма денежного штрафа зависит от того, «кем является» нарушитель:

  • Индивидуальный предприниматель, должностное лицо – 1,5-2 тысячи рублей;
  • Юридическое лицо – 5-10 тысяч рублей.

Снизать сумму штрафа или «отделаться» предупреждением можно в соответствии с действующим законодательством. Это возможно, если вам удастся убедить представителей налоговой службы в том, что нарушение было допущено без злого умысла, в силу обязательств непреодолимой силы.

Еще раз напомним о необходимости самостоятельного обращения в Федеральную Налоговую Службу. Вам нужно рассказать об инциденте, превышении продолжительности смены как можно раньше. Если сведения уже поступят от оператора фискальных данных, надеяться на «поблажки» со стороны ФНС не стоит. Сотрудники налоговой прямо укажут вам на то, что у вас не возникло желания вовремя проинформировать их.

Для справки! Даже при наличии доказательств того, что нарушение было допущено непреднамеренно, штраф будет наложен. Но сумма окажется минимально возможной (1,5 тысячи рублей для индивидуальных бизнесменов, 5 тысяч рублей для предприятий).

Рассчитывать на вынесение предупреждения можно при условии, что прежде подобные нарушения не допускались ни разу, и что закрыть смену своевременно сотрудники фирмы не могли никаким образом.

Ситуация из практики: забыли завершать смену на ККТ. Позиция налоговой службы

Несвоевременное закрытие онлайн кассы – не редкость. Нарушения выявляются, чаще всего, в ходе проводимых налоговиками проверок. Случается, что руководители организаций даже не знают о нарушениях. Кассир, допустивший ошибку, успешно скрывает ее на какое-то время.

Как правило, не закрытие смены связано с невнимательностью и забывчивостью кассиров и ответственных лиц. Намеренно кассовая смена продлевается достаточно редко.

Узнаем о том, какова позиция сотрудников Федеральной Налоговой Службы в этом вопросе.

Итак, на официальном портале ФНС РФ имеется разъяснение по данному поводу. Бизнесмен имеет розничный магазин, в котором в течение пары суток смена онлайн-кассы не открывалась и не завершалась из-за полного отсутствия продаж. Нарушением в таком случае отсутствие факта закрытия рабочей смены ККТ не является. Индивидуальному предпринимателю не грозят никакие штрафы (важно, чтобы в течение рабочих суток чеки не пробивались).

Другой пример. В разъяснении N03-01-1528066 от 05.05.2017 года определяется, что в законе РФ нет минимальной длительности открытия рабочей смены и конкретного времени ее завершения. Отсюда следует:

  • Завершать смену ранее, чем через 24 часа, не запрещается;
  • Завершать смену спустя пару часов после окончания торговли, можно (если сутки с часа открытия рабочей смены еще не прошли).

Длительность смены кассы не имеет отношения к рабочему графику предприятия, срокам проведения продаж и другим факторам. Важна лишь длительность реальной работы ККТ в рамках одной рабочей смены организации.

Читать еще:  Как проверить действующее ИП или нет?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector