За какой период формируется кассовая книга?

Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
Кассовая книга состоит условно из двух частей:
- титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
- основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Кассовая книга (форма КО-4) в 2020 году

Что это такое

Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году

Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:

на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.

По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).

Примечание: обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.

Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.

После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.

Обратите внимание, если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.

Бланк кассовой книги (форма КО-4)

Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2020 году:

Как заполнить кассовую книгу

Инструкция по заполнению бланка кассовой книги

Титульный лист:

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2020 г.).

Кассовый лист:

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2020 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».

Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:

В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.

В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.

В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

Читать еще: Как вести книгу доходов и расходов ИП

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.

Правила ведения Кассовой книги на предприятии

Правильное ведение и оформление кассовых операций – это защита от штрафов. Поэтому нужно обращать внимание не только на заполнение приходно-расходной кассовой документации, но и на остальные формы.

В частности, кассовая книга играет серьезную роль в правильном оформлении кассовых операций, но не все ее умеют вести и даже не стремятся научиться этому. Хотя это важно!

Что это за документ?

Она ведется ежедневно, за исключением не рабочих дней, и в ней находит свое отражение всё движение наличных средств, оформляемое приходными и расходными кассовыми документами. По окончанию дня в ней подводится итог – указываются обороты, — и высчитывается лимит кассы, который переходит на следующий день.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Кассовая книга относится к обязательным бланкам. И, несмотря на то, что на текущий момент разрешается самостоятельно предприятиям разрабатывать первичные документы, эта книга имеет строгую унифицированную форму, поскольку не относится к документам бухгалтерского учета. Кассовая книга предназначена для фиксирования всех кассовых операций, проводимых компанией в наличной форме. А обращение наличности регулируется нормативными актами Центрального Банка РФ.

Однако кассовая книга не для всех является обязанностью!

Особенности ведения документа предпринимателями

Прежде всего, стоит отметить, что обязанность оформления наличных операций унифицированными формами кассовых документов и вообще их учет не зависит от применяемой налоговой системы.

Кассовые документы должны вести все: и те, кто находится на общем режиме, и те, кто признается спецрежимниками. Почему? Потому что операции с наличными средствами – это самостоятельная отрасль учета, данные которой активно используется при налогообложении и при ведении бухучета.

Однако у кассового учета есть свои нюансы, касающиеся, в частности, обязанности предпринимателя его вести. Так, у ИП есть право выбора: он может кассовые документы оформлять, а может этого и не делать.

Но данное право зависит от соблюдения им сразу нескольких и одновременных условий:

он обязан учитывать свои доходы, либо расходы и доходы, и (или) другие объекты налогообложения, или физические показатели, которые характеризуют конкретный вид деятельности;
учет должен вестись только по нормам налогового законодательства РФ, т.е. в соответствии с Налоговым Кодексом РФ;
и обязанность ведения такого учета должна быть предусмотрена исключительно Налоговым Кодексом РФ.

В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:

с оформлением приходных и расходных унифицированных кассовых документов;
с оформлением Кассовой Книги;
самостоятельно или с привлечением уполномоченного лица;
с установлением кассового остатка или без такового. Правда, в этом случае нужно издать приказ: об отсутствии лимита кассы. Иначе, даже 0 будет считаться лимитом, а его превышение хотя бы на 1 копейку будет наказываться штрафом.

А вот для юридического лица выбора – оформлять или нет кассовые операции – не предусмотрено.

Нюансы оформления для организаций

Все юридические лица обязаны оформлять наличные денежные операции кассовыми документами! Эта обязанность распространяется и на малые, и на крупные компании; и на те предприятия, у которых есть или нет обособленных подразделений.

Единственное, малые предприятия имеют право не устанавливать кассовый остаток. Но об этом должен быть оформлен соответствующий приказ.

Кассовая книга и иные кассовые документы у организации ведутся:

на бумаге или в электронном формате;
непосредственно руководителем компании или уполномоченным лицом;
с применением унифицированных форм;
независимо от налоговой системы, которую применяет предприятие.

Сама же Кассовая книга обязана вестись в строгом соответствии с требованиями, изложенными в Указании №3210-У Банка РФ.

Порядок ведения документа рассмотрен в следующем видеосюжете:

Основные правила ведения и заполнения

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу. Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств. Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

Образец заполенния Кассовой книги

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись. А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись. Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга имеет две части, которые заполняются одновременно:

отрывную часть, которая передается в бухгалтерию и там хранится вместе с первичными кассовыми документами, подтверждающими проведение операций;
непосредственно сама Книга, которая остается на руках у кассира.

Ежедневно Книга начинается с отдельного листа, на котором указывается:

текущая дата и номер листа (причем, у отрывного листа все записи без исключения, в том числе и номер листа, идентичны неотрывному экземпляру);
операции и обороты за день;
остаток наличности с предыдущего дня и лимит на конец дня.

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Кассовую книгу, как правило, прошнуровывают в конце года, а ее шнуровку – на последней странице скрепляют печатью и записью «прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

На предприятии допускается ведение нескольких Книг, когда:

компания является платежным агентом. В этом случае у нее отдельно предусматривается Книга для ее собственных наличных операций и отдельно – для денег, которые были приняты фирмой при выполнении обязанностей платежного агента;
при наличии обособленных подразделений, у каждого из которых своя Книга.

Вести Книгу можно и на бумаге и в электронном формате.

Нюансы оформления

Если Книга ведется на бумажном носителе, то ее заполнение возможно и вручную, т.е. сразу на бумаге, или с помощью, например, компьютера и с последующим выведением на бумаге в конце дня.

Что касается кассовой книги, оформляемой в электронном формате, то для этой цели используются специальные технические средства, которыми:

обеспечивается защита от несанкционированного вмешательства в них, защита от искажений и утраты накапливаемой ими информации;
обеспечивается хранение документов на срок не меньше 5 лет;
гарантируется возможность создания копий на бумаге при необходимости.

Что касается порядка ведения Кассовой книги на бумаге и в электронной форме, то он одинаков для обоих вариантов и соответствует требованиям ЦБ РФ, утвержденным в Указании №3210-У.

Но стоит отметить, что документы, сформированные в электронном виде:

подписываются электронной подписью с учетом норм Федерального закона «Об электронной подписи» №63ФЗ;
по своей юридической силе равны аналогам на бумажном носителе;
должны составляться без ошибок, поскольку в них не допускается внесение изменений, как только такой документ подписан. Однако и в бумажных документах, несмотря на допущение исправлений, на практике не приветствуются ошибки.

Специфика для обособленных подразделений

Каждое обособленное подразделение компании при проведении операций с наличностью отражает их в своей собственной Кассовой книге. Порядок ее оформления аналогичен, что и для Книги головного предприятия.

Однако есть своя специфика:

лимит. Если подразделение организации сдает самостоятельно наличные средства на расчетный счет, открытый головному предприятию в банке, то для этого подразделения кассовый остаток определяется в порядке, предусмотренном для юридических лиц. Если же подразделение сдаёт наличную выручку в кассу головной компании, то лимит определяется самим подразделением. Однако и в том, и в другом случае лимит закрепляется приказом только руководителя головной компании!
передача копии листа Кассовой книги. Обособленные подразделения предоставляют головной компании копию Листа Книги в установленном ею порядке;
на обложке Книги должно быть обязательно указано структурное подразделение.

Читать еще: Сколько стоит кассовый аппарат для ИП

А в остальном ведение кассовой книги должны отвечать Указанию №3210-У ЦБ РФ.

Как правильно формировать данный документ в 1С 8.2, рассказано в данном видеоматериале:

Правильный порядок ведения кассовой книги в организации – правила, требования, прошивка, хранение

В практически любой организации, оперирующей наличными денежными средствами, ведется кассовая книга.

При этом не имеет значения организационно-правовая форма предприятия, применяемая система налогообложения и форма ее собственности (государственная, частная).

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Нужно ли и кто должен вести в организации?

Должностные обязанности по ведению документа обычно возлагаются на работника предприятия, отвечающего за операции с наличностью (кассир, бухгалтер).

В конце рабочего дня (смены) кассир должен сдать кассовые документы в бухгалтерию, вместе с другими первичными бумагами.

На кого возлагается контроль за заполнением?

Контроль за ведением кассовых операций в компании осуществляет главный бухгалтер или непосредственный глава компании.

Проверив внесенные в нее сведения, бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

Правила и порядок формирования на бумажном носителе

Главными элементами книги являются вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно одинаковы, с идентичной нумерацией страниц за определенный рабочий день, но вкладной лист остается в книге, а отчет кассира прикладывается к ордерам, выписанным в течение дня.

Кассир каждый рабочий день сводит остатки денежных средств, их остатки автоматически переносятся на последующий день.

Поступившая наличность оформляется приходным ордером, выдача — расходным документом.

Этим бланкам присваивается порядковая, последовательная нумерация, сведения о них фиксируются в книге.

Движение финансовых активов, их записи поступают на проверку главному бухгалтеру.

Кассовая книга (бланк №КО-4) оформляется каждый календарный год, начиная с первого дня и заканчивая последним.

Если операций много и страницы закончились, тогда до завершения отчетного периода оформляется следующая, продолжающая хронологию записей.

Правила ведения книги и требования к данной процедуре:

допускается заполнение от руки и при помощи компьютера;
данные вносятся по порядку, не путая очередность операций;
документ разделен на 2 части: титульный лист и основные страницы ежедневных операций с денежными средствами;
каждый лист представлен в 2-х экземплярах: один остается в книге, другой — передается сотруднику бухгалтерии;
все листы прошнуровываются и пронумеровываются, их количество фиксируется на последней странице;
помарки и поправки не допускаются в документе, но если исправление все-таки необходимо, то неверные данные нужно зачеркнуть, а правильные аккуратно вписать и заверить их подписью кассира и главного бухгалтера;
заполнять можно только шариковой ручкой, без каких-либо записей «на карандаш»;
осуществлять ежедневное ведение кассы, а при отсутствии движения денежных средств листы не заполняются;
две книги в одной организации не заводятся, исключением является наличие у организации представительств или филиалов, причем копии документов из филиала необходимо регулярно направлять в головную организацию.

Кассовая книга оформляется на основании нескольких документов:

книга учета выдачи и принятия денежных средств, показывающая движение денег за день;
приходные и расходные ордера, необходимые для внесения наличности в кассу или ее выдачи;
платежная ведомость, оформленная для выдачи заработной платы сотрудникам компании;
расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочее время, удержания и выплату вознаграждения за труд.

Скачать бланк и образец заполнения кассовой книги КО-4 можно здесь.

Как правильно сшить за год – пример прошивки

Начиная ведение кассовой книги, следует посчитать и распечатать необходимое число листков.

Чтобы оставить место для возможности внесения изменений правильнее распечатать еще несколько добавочных страниц.

Если выявленная неточность никак не повлияет на кассовый итог, то ошибка зачеркивается, а правильная надпись прописывается сверху. Порядок внесения исправлений в кассовую книгу.

При изменении итогового результата неверная страница полностью аннулируется, а правильная информация отражается на новом листе.

По факту внесения поправок оформляется специальная справка. Кассир или другой ответственный работник указывает в ней измененные значения.

Все страницы должны быть пронумерованы, применяется сквозная нумерация. Кассовая книга за период прошнуровывается, сшивается толстыми нитками, заверяется автографами руководителя фирмы и главного бухгалтера.

При сшивании листов документа, особое внимание стоит уделить на тот факт, чтобы листы невозможно было изъять, поменять, добавить. Итоговый лист книги содержит информацию о количестве пронумерованных листов, они прописывается и в цифровом, и в буквенном выражении.

Скрепки и иные виды переплета не применяются, так как не дают абсолютную гарантию целостности документа.

Возможен вариант опечатывания концов ниток с помощью небольшого прямоугольника белой бумаги.

Образец кассовой книги, которая прошита пронумерована и прошнурована:

Срок хранения

В Налоговом кодексе (статья 23) прописано, сколько лет хранятся налоговые и бухгалтерские документы в организации, срок хранения составляет 4 года.

Закон о бухгалтерском учете (№402-ФЗ) определяет срок хранения кассовой книги — 5 лет, отсчитывать срок необходимо со следующего года.

На руководителя предприятия возложена ответственность за обеспечение сохранности отчетности кассира, максимальный период хранения — 5 лет.

Указания Центробанка от 11.03.2014 г. (№3210-У) освобождают индивидуальных предпринимателей от ведения кассовой книги.

Они лишь обязаны сформировать платежные, расчетные ведомости при выплате заработной платы при расчетах с сотрудниками наличными денежными средствами.

Отмена данного требования к кассовой документации для ИП не означает, что у них отсутствует необходимость ведения книги. Как ведут книгу ИП?

Указания лишь освобождают их от ответственности перед контролирующими органами за ее отсутствие.

Если учет предпринимателю удобно вести при помощи кассовой книги, то это его право.

Общие правила ведения кассовых операций для организаций (кроме ИП и субъектов малого бизнеса) гласят о необходимости установления лимита кассы.

Если в организации обозначен лимит кассы, то хранить денежные средства в кассе без опаски можно лишь в заявленных рамках.

В конце каждого рабочего дня в распоряжении кассира не может оказаться сумма больше, чем лимит. Излишние средства необходимо сдавать в кредитное учреждение.

Если произойдет задержка передачи наличности, и данный факт обнаружат контролирующие органы, то предприятию грозит штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, должностным лицам — от 4 до 5 тыс. рублей (статья 2.4, 15.1 КоАП РФ).

Исключением являются дни выдачи заработной платы сотрудникам, пособий или стипендий. Денежные средства разрешено хранить в кассе на эти цели в течение 5 дней.

Но если кто-то из персонала деньги не получил, то напротив его ФИО пишется «депонировано», а сверхлимитные средства следует отнести в банк.

Полезное видео

О порядке и правилах ведения кассовой книги, можно узнать из данного видео:

Выводы

Для делегирования полномочий по работе с Кассовой книгой, являющейся важным документом бухучета, глава компании должен издавать отдельные локальные распоряжения.

Необходимо уделять огромное внимание детализации регламента применения кассовой книги, прав и обязанностей ответственных специалистов в их должностных инструкциях.

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Как заполнять и вести кассовую книгу?

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
От кого получено или комувыдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Оценка статьи:

Загрузка...