Выдан из кассы аванс на командировку проводка
Pravohelp21.ru

Юридический портал

Выдан из кассы аванс на командировку проводка

Как отразить в бухгалтерском учете выдачу аванса на командировку

Командировка по России

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

  • деньги, полученные с ее расчетного счета;
  • выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Такие правила установлены пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В бухучете выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки – с 15 по 18 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

14 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) сотруднику для командировки по России можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.

Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:

Дебет 50-3 Кредит 76

– приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Выдачу дорожных чеков сотруднику отразите так:

Дебет 71 Кредит 50-3

– выданы дорожные чеки сотруднику для оплаты командировочных расходов.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче дорожных чеков сотруднику, направленному в командировку по России

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов выезжает в командировку в г. Челябинск. Срок командировки – с 11 по 14 марта. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.

Чеки оприходованы проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 76
– 20 000 руб. – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

7 марта Львов получил дорожные чеки. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:

Дебет 71 Кредит 50-3
– 20 000 руб. – выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Загранкомандировка

Аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте. Для того чтобы получить наличную валюту, организация может:

  • снять деньги со своего валютного счета;
  • купить валюту в обслуживающем банке;
  • выдать сотруднику деньги для покупки валюты в банке.

Аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту.

Ситуация: можно ли выдать из кассы аванс на загранкомандировку в валюте?

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет.

Валютным законодательством разрешены расчеты в валюте, связанные с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако нигде не сказано, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. Более того, в части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ говорится, что организации-резиденты могут осуществлять расчеты в валюте только через банковские счета. Поэтому при проверке службы, контролирующие проведение валютных операций (например, Росфиннадзор), могут квалифицировать выдачу валютного аванса из кассы как нарушение валютного законодательства (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

Банк России в письме от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 высказал мнение о том, что выдача валютного аванса на загранкомандировки из кассы не противоречит валютному законодательству (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако в письме от 31 августа 2007 г. № 12-1-5/1970 Банк России изложил противоположную точку зрения. Поскольку операции с валютой должны проводиться через банковские счета, выдача наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку не соответствует законодательству (ч. 3 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Этот вывод был сделан в отношении иностранного представительства, но его можно распространить и на российские организации. Связано это с тем, что положения части 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ действуют как в отношении выплат, произведенных организациями-нерезидентами, так и организациями-резидентами.

ВАС РФ по этой проблеме занял позицию организаций (постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07). Суд указал, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства. Это связано с тем, что порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен. А значит, такие операции можно проводить без ограничений (абз. 2 ч. 2 ст. 5 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Не отрицается возможность выдавать валютный аванс на командировку и Правительством РФ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

Совет: поскольку вопрос о выдаче валютного аванса из кассы четко не урегулирован законодательством, по возможности лучше выбирать выдачу аванса в рублях или выдачу валюты в безналичном порядке – путем перечисления на пластиковую банковскую карту.

По возвращении из командировки сотрудник составляет авансовый отчет. Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому .

Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации

Работника отправили в служебную командировку. Кадровик оформил все приказы, выписал служебное задание, а кассир выплатил аванс. Командированный сотрудник вернулся, предоставил документы бухгалтеру. Как вести учет командировочных расходов в 2020 году и как правильно отразить хозяйственную операцию в бухучете — расскажем далее.

Как отразить аванс на командировку

Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.

  1. Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
  2. Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
  3. Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.

Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.

При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:

  • для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
  • для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.

Принят авансовый отчет

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

  • авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
  • командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
  • служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
  • документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Читать еще:  Заявление о государственной регистрации ИП

Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:

  • для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
  • для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
  • для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

  • для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
  • для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Возмещаем долги

Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.

Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.

  1. Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
  2. Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.

Бухгалтерские записи для бюджетников:

  1. Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
  2. Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
  3. Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Командировочные расходы – проводки по ним мы приведем далее в статье – могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета.

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
  • Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

  • Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам – проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  • Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  • Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  • Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
  • Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

  • Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
  • Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.
Читать еще:  До какого ИП сдает декларацию

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году».

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

Новшества в учете командировочных расходов

Автор: Ларцева Л. , эксперт журнала

С 1 января 2019 года изменился порядок применения кодов КОСГУ в части командировочных расходов. В связи с этим изменились и аналитические счета в целях отражения таких расходов в бухгалтерском учете. О том, как правильно учет командировочных суммы в новом году, расскажем в статье.

Изменения в КОСГУ.

Порядок применения КОСГУ с 1 января 2019 года утвержден отдельным документом – Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н). Согласно данному документу правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем эти изменения в таблице.

Наименование расходов

КОСГУ

расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы

расходов на наем жилых помещений

иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя

Выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) спортсменам и студентам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия)

Возмещение персоналу суточных, как и раньше, следует относить на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка № 209н).

Новые аналитические счета.

При выплате (возмещении) учреждением денежных средств командированным лицам они признаются подотчетными лицами. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с ними предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Поскольку применение аналитических счетов по счету 0 208 00 000 тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ, при отражении командировочных выплат:

персоналу (за исключением суточных) с 2019 года нужно применять аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);

учащимся, спортсменам – аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 96 000).

Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности командированных лиц (подотчетных лиц) на счете 0 208 26 000 отражается бюджетными (казенными) учреждениями с указанием в 24 – 26-м разрядах номера соответствующего кода КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н). До 2019 года для этого применялись следующие коды КОСГУ:

560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности»;

660 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности».

С 2019 года эти коды детализированы (561 – 569, 661 – 669) в зависимости от вида контрагентов, с которыми осуществляются расчеты (п. 13.6, 14.6 Порядка № 209н).

По мнению автора, при отражении расчетов с командированными лицами (как и с прочими подотчетными лицами) бюджетным (казенным) учреждениям в 2019 году следует использовать коды 567, 667 КОСГУ, обозначающие расчеты с физическими лицами.

Что касается автономных учреждений, они в 24 – 26-м разрядах номера счета (в частности, счета 0 208 00 000) указывают нули. По крайней мере, такое правило существовало до 2019 года и действует до сих пор. Вместе с тем стоит отметить, что согласно подготовленному проекту изменений Инструкции № 183н предполагается, что автономные учреждения также будут проставлять соответствующие коды КОСГУ в 24 – 26-м разрядах номера счета аналогично бюджетным и казенным учреждениям.

Сотрудник бюджетного учреждения спорта отправлен в командировку на территории России на пять суток. Для оплаты командировочных расходов за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему выдан аванс в размере 5 000 руб. (суточные – 500 руб. и на проезд и проживание – 4 500 руб.). Аванс перечислен на банковскую карту, открытую учреждением для обеспечения наличными денежными средствами и осуществления отдельных операций. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд, которые подтверждают срок нахождения его в командировке в течение пяти суток (суточные – 500 руб.), а также произведенные расходы на проезд в сумме 2 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в гостинице на сумму 2 450 руб. Неиспользованный остаток аванса в размере 50 руб. внесен на банковскую карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс на оплату учет командировочных расходов на банковскую карту

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

Содержание статьи:

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

  • сумма наличных денег;
  • срок выдачи наличных денег;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Орлова О.О.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

Читать еще:  Как перевести деньги на расчетный счет ИП

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

  1. Кассир готовит нужную сумму денег.
  2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
  3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
  4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
  5. Кассир подписывает РКО.

Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

  • полученных с расчетного счета организации
  • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

  1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

  1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

  1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
  • временных финансовых трудностей
  • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
  1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector