Внезапная проверка кассы в бюджетном учреждении

Ревизия кассы. Что это такое, в какие сроки и кем она проводится

По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой дисциплины и проведение периодических ревизий.

Что такое ревизия кассы

Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.

Кассовая дисциплина

Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге, работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.

Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Кто проводит ревизию кассы

Проводить ревизию кассы могут:

специалисты территориальных налоговых инспекций;
сотрудники Росфиннадзора;
руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.

Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.

В какие сроки проводится ревизия

Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:

время перед годовой отчетностью;
увольнение или временная замена кассира;
в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.

Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.

Необходимые условия для ревизии кассы

Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.

Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:

неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.

Этапы ревизии кассы

Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.

Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;
Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
Контроль за целевым использованием полученных финансов;
Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.

Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.

Окончание ревизии кассы: акт

Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:

о конкретной сумме наличности в кассе;
о размере денежных средств по документам;
сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.

Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.

Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.

Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.

Инвентаризация кассы

С какой целью и в каких случаях проводится инвентаризация кассы? Кто проводит инвентаризацию кассы? Каков порядок оформления результатов? Ответы на эти вопросы — в статье.

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
выявления причины возникшей ошибки в учете;
по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

Читать еще: После открытия ООО пошаговая инструкция?

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
_{эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).}

Акт проверки кассы в бюджетных учреждениях

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Минфин РФ регулирует проведение ревизий всех активов предприятий, в том числе наличных денег. Все проверки осуществляются по разработанной приказом № 49 от 13.06.1995, методике. Этот НПА определяет порядок действий и оформления полученных итогов.

Ревизия кассы может быть отдельной проверкой или стать этапом комплексной разнонаправленной ревизии, осуществляемой вышестоящей организацией или департаментом ведомственного контроля. Но чаще инициатором проверки кассы выступает руководитель фирмы, поскольку деятельность предприятия должна контролироваться изнутри.

Проверка любого уровня проводится на основании распоряжения. Порядок проведения ревизии кассы подразумевает несколько этапов:

подготовка к мероприятию – передача кассиром имеющихся в кассе приходных и расходных документов, не вошедших в кассовый отчет, для выведения остатка денежных средств по учетным документам;
пересчет наличности в кассе сплошным порядком;
сравнение реального наличия денег в кассе с учетной информацией;
проверка наличия денежных документов и БСО, имеющихся в кассе, сопоставлением их реальных остатков с регистрационными книгами;
проверка использования средств по целевой направленности в соответствии с действующим законодательством;
оформление итогов актом ревизии в 2-х экземплярах.

Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов.

Внезапная проверка кассы в бюджетном учреждении. Акт ревизии

Таким образом происходит контроль за финансовой и кассовой дисциплиной компании, выявляются факты служебных нарушений, злоупотреблений, недостач и т.п. неправомерных явлений.

Ревизии – важнейшие события в деятельности магазина. Они позволяют:

провести учет продукции;
проанализировать наличие продукции и процесс ее реализации;
проконтролировать правильность оформления отчетной документации;
своевременно выявить всевозможные злоупотребления, хищения, несанкционированные списания и тому подобные незаконные действия, направленные на обогащение недобросовестных сотрудников.

Дальнейшие действия – на усмотрение руководства, но довольно часто происходит взыскание недостающей суммы с продавцов, а также дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения. Документ можно оформлять как в компьютере (если есть электронный бланк), так и делать его рукописным. Количество экземпляров акта напрямую зависит от количества участников проверки. Если проверка проходит внутри компании, то достаточно двух экземпляров: один для кассира, второй – для бухгалтерии, если же в контрольных мероприятиях участвуют работники налоговой, то нужно делать три.

Кто должен подписать акт о проверке денежных средств

В случае осуществления бюджетным учреждением здравоохранения внебюджетной деятельности ревизором должна быть тщательно проверена полнота оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства, если данные хозяйства имеют место в исследуемом учреждении.

Своевременная инвентаризация кассы — это возможность вовремя устранить кассовые нарушения, пресечь злоупотребления, а также избежать возможных штрафов. Если работать с наличными деньгами без учета требований нормативных документов, может последовать наказание по ст. 15.1 КоАП.

Занесенная в документ информация подтверждается подписями представителя контролирующей инстанции, членов комиссии и материально-ответственного работника. В завершении проверки кассир принимает на ответственное хранение фактическую денежную наличность, Данную процедуру подтверждает подпись МОЛ. Ознакомьтесь с .

Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Акт внезапной проверки кассы в бюджетном учреждении

Материально-ответственный сотрудник при этих действиях также должен присутствовать, однако в комиссию он не входит.

Исправления в недопустимых случаях могут означать подтасовку значений, поэтому негативно отражаются на деловой репутации проверяемого предприятия. Независимый финансовый контроль на предприятии: обязательный и инициативный, внутренний и внешний аудит. Цели, задачи ревизии основных средств, порядок и основные этапы ее проведения. Формирование первоначальной стоимости объектов основных средств.

Ревизия денежных средств в операционной кассе может проводиться внезапно по инициативе налоговых органов или по распоряжению руководства организации. Проверяется соответствие показаний на кассовой ленте и фактической суммы денег в кассе. По итогам ревизии составляется акт проверки кассы, форма № КМ-9.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч.

Применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя — физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Организация и методика ревизии кассовых операций ООО «Сантарин». Выявление недостатков в учете кассовых операций, рекомендации по их устранению. Документальное оформление материалов ревизии операций с наличными денежными средствами, денежными документами.

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Теоретические и практические методики ревизии организации учета реализации готовой продукции (работ и услуг) и расчетов с покупателями и заказчиками. Порядок составления плана и программы ревизии реализации, оформление материалов ревизии операций.

Однако если в проверке задействованы представители налоговой службы, то применяется унифицированная форма КМ-9.

Документы, подлежащие проверке

Перед составлением акта внезапной проверки кассы в бюджетном учреждении проходят следующие этапы:

Председатель комиссии зачитывает распоряжение руководства касательно проведения ревизии.
Кассир передает расписку о том, что на данный момент в кассе отсутствуют его личные средства.
Затем при наличии значимых оснований для отмены процедуры их понадобится огласить. Если таковых не имеется, комиссия приступает к ревизии.
В процессе составляются промежуточные документы, например, протоколы.
В конце заполняется итоговый акт.

Составление приказа о проведении в магазине ревизии является одним из обязательных этапов по организации контрольных мероприятий, направленных на проверку работы торгового заведения.

Инспекторы налоговой за излишки или недостачу штрафуют предприятие и его высших должностных работников.

Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств.

Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. Среди них можно выделить основные — выдачу средств на оплату труда, на оплату административно-хозяйственных расходов, подотчетным лицам и др.

Они представляют собой анализ и оценку полученной ревизором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого учреждения с целью выявления необычных и (или) неправильно отраженных в бюджетном учете хозяйственных операций, выявление причин таких искажений.

Следует отметить, что специальной формы акта ревизии денежных средств законодательством не утверждено.

Читать еще: Работа на ЕНВД без кассового аппарата

Кем определяется срок проведения инвентаризации денежной наличности в кассе предприятия? Кто входит в круг лиц, которых заранее оповещают?

Остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на «__»____________ 20__ года составляет ________________ рублей ___ копеек.

В конце заполняется итоговый акт. Стоит заметить, что исследование кассовых аппаратов проводится в присутствии всех членов комиссии.

Важно! Все действия, связанные с ревизией, проводятся в присутствии лица, отвечающего за кассу.

Перед составлением акта внезапной проверки кассы в бюджетном учреждении проходят следующие этапы:

Председатель комиссии зачитывает распоряжение руководства касательно проведения ревизии.
Кассир передает расписку о том, что на данный момент в кассе отсутствуют его личные средства.
Затем при наличии значимых оснований для отмены процедуры их понадобится огласить. Если таковых не имеется, комиссия приступает к ревизии.
В процессе составляются промежуточные документы, например, протоколы.
В конце заполняется итоговый акт.

Супермаркеты, торговые сети, имеющие большой поток розничных клиентов, сталкиваются с необходимостью постоянного контроля кассы. Благодаря акту ревизии можно письменно зафиксировать денежные средства, и сопоставить их с пройденным по ленте товаром. На этой странице бесплатного ресурса можно скачать образец обсуждаемого документа. Рассмотрим его особенности и основные критерии оформления.

Чем руководствоваться при хранении

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок — это приходные и расходные кассовые ордеры, Кассовая книга. С другой — кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например расчетами с подотчетными лицами, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и др.

Данная форма необязательна к применению и может быть заменена аналогичным документом, разработанным компанией самостоятельно. Однако ИНВ-15 продолжает широко использоваться. Как часто оформляется акт формы ИНВ-15?

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В тех случаях, когда проверка осуществляется в рамках выездного налогового контроля, ко всем вышеозначенным лицам добавляются еще и инспекторы надзорного ведомства. Если по результатам контрольных мероприятий не будет выявлено нарушений, а наличность будет до копейки совпадать с той, что указана по документам, то никаких последствий, конечно, не будет.

Бесплатные юридические консультации

Регулярная проверка итогов работы с наличными расчетами производится с помощью акта ревизии кассы. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Для отражения сведений о наличности в кассе на момент проверки формируется специальный официальный отчетный документ — акт.

Длительность выполнения указанных процедур зависит, в частности, от срока, отведенного на получение доказательств. Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Все они построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для ее выполнения; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

Акт ревизии денежных средств, находящихся в кассе

Важные материалы в статье на тему: «Акт ревизии кассы образец бланк» с источниками и комментариями. Если в процессе прочтения возникли вопросы, вы всегда можете задать их дежурному специалисту.

Сегодня акт о проверке наличных денежных средств кассы можно делать в свободном виде – если речь идет о контроле внутри фирмы. Однако если в проверке задействованы представители налоговой службы, то применяется унифицированная форма КМ-9. В любом случае, независимо от того, какой формат документа будет использован, бланк обязательно должен содержать все необходимые подписи.
О том, как часто нужно заполнять унифицированную форму ИНВ-15 и как правильно ее оформить, можно узнать из нашей статьи.

Когда обязательно проводить инвентаризацию кассы и наличных денежных средств – сроки и документы

Как и любые другие активы хозяйствующего субъекта, кассовая наличность также является объектом инвентаризации. Порядок её осуществления регламентируется для предприятий, работающих в юрисдикции РФ, рядом нормативно-правовых актов.

Проверка кассы должна выполняться согласно правилам, предусмотренным этими документами. Как, кем и когда проводится инвентаризация кассы? Какими официальными бумагами оформляются её итоги? Все эти вопросы следует рассмотреть более детально.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Каковы основные функции процедуры?

Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:

Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат. Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учетаналичных денег, поступающих в кассу.
Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.

Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.

Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.

В какие сроки проводят плановую – периодичность

Плановая ревизия наличных денег кассы предприятия выполняется в ситуациях, предусмотренных общеобязательными нормативными документами.

Сроки осуществления такой проверки, порядок её проведения заранее регламентируются учетной политикой и иными распорядительными актами хозяйствующего субъекта.

Периодичность инвентаризации кассы предопределяется причинами её выполнения. Как правило, такая проверка осуществляется на предприятии не реже одного раза в месяц.

Ревизия наличных денежных средств и ценных бумаг, хранящихся в кассе предприятия, обязательно проводится в следующих ситуациях:

Активы организации передаются в аренду, реализуются, выкупаются.
Составляется финансовая (бухгалтерская) отчетность за год.
При смене материально-ответственного лица (на момент приема-передачи кассы).
Установлены факты совершения злонамеренных действий (порча, растрата, хищение, ограбление) в отношении кассы организации.
Катастрофы, стихийные бедствия, иные форс-мажоры и чрезвычайные ситуации, которые могли привести к ущербу для кассы.
Хозяйствующий субъект реорганизуется или ликвидируется, что обуславливает необходимость формирования разделительного/ликвидационного баланса.
Прочие основания, предусмотренные отечественным законодательством (например, указаниями и инструкциями Минфина РФ).

Когда часто должна производиться внеплановая обязательная проверка?

Внеплановая проверка кассовой наличности обычно выполняется в организации по принципу внезапности, то есть неожиданно для самого сотрудника, лично отвечающего за ведение кассы.

Основная цель подобной ревизии – контроль профессиональной компетентности и добропорядочности кассира.

Когда внеплановые инвентаризации обязательны для проведения:

выяснение причин выявленного нарушения, допущенного при ведении кассы;
реагирование на законные требования контрольно-надзорных, следственных, ревизионных органов;
ужесточение системы кассового контроля внутри организации.

Периодичность и сроки выполнения внеплановых проверок кассы на предприятии четко не определены общеобязательными нормами действующего законодательства.

Соответственно, руководство хозяйствующего субъекта самостоятельно решает, когда их целесообразно проводить. Осуществление внеплановой ревизии оформляется приказом работодателя.

В данном распорядительном акте обязательно указывается причина (основание) для реализации такого контрольного мероприятия.

Кто проверяет наличные денежные средства?

Любая проверка кассы предприятия осуществляется его внутренней структурой – специальной инвентаризационной комиссией. Как правило, такая комиссия действует в организации на постоянной основе.

Состав комиссии и ее полномочия утверждаются особым распорядительным актом руководства организации.

Кроме того, законодательством предусматривается возможность создания на предприятии, так называемых, рабочих ревизионных комиссий, осуществляющих значительный объем работ по одновременной проверке активов и обязательств компании.

Деятельность рабочей ревизионной комиссии хозяйствующего субъекта также регламентируется соответствующим приказом руководителя.

В комиссию по инвентаризации денежных средств кассы предприятия обычно включаются следующие лица:

представители руководства;
сотрудники бухгалтерии;
работники подразделения организации, осуществляющего финансовый контроль и внутренний аудит;
независимые аудиторы (специалисты компаний, предоставляющих услуги аудита), если существует необходимость (целесообразность) их привлечения;
работники отдела безопасности предприятия;
специалисты иных подразделений организации (по необходимости).

Если конкретный состав такой комиссии утвержден приказом руководства, то отсутствие одного участника является основанием для отклонения результатов её работы.

Что изучается?

Проверка кассы предусматривает контроль следующих аспектов соблюдения кассовой дисциплины:

Правильность бухгалтерского учета кассовых транзакций, корректность формирования корреспонденции счетов.
Легальность совершаемых транзакций в рамках одной сделки.
Хранится ли чековая книжка за пределами кассы.
Присутствуют ли подписи главного бухгалтера и руководителя на чеках, которые пока еще не были заполнены.
Своевременность и правильность оформления кассовых бумаг.
Своевременность и полнота возврата (депонирования) остатка невыплаченной зарплаты на банковский счет.
Обоснованность и документальное подтверждение произведенных кассовых записей.
Соответствует ли дата совершения сделки по данным расходного ордера и кассы.
Использовалась ли израсходованная наличность по целевому назначению.
Соблюдение лимита по остаткуналичных денежных средств.
Прочие моменты, имеющие существенное значение.

Порядок проведения

Проверка кассовой наличности подразумевает определенную последовательность действий, предусмотренную общеобязательным порядком и логикой инвентаризации.

Так, к началу данной процедуры в распоряжение ревизионной комиссии предоставляется вся актуальная документация, удостоверяющая поступление/расходование наличности.

Кассиры предприятия, которые являются субъектами с материальной ответственностью, в письменной форме подтверждают, что все нужные бумаги переданы проверяющим, имеющиеся наличные денежные средства полностью приняты и оформлены, а израсходованные (выданные) средства надлежащим образом списаны и учтены.

Уполномоченная комиссия пересчитывает кассовую наличность.

Полученная сумма сопоставляется с документально подтвержденными сведениями кассового учета.

Кроме того, обязательной ревизии подлежит информация ККТ предприятия.

Инвентаризация наличных денег предприятия проводится уполномоченной комиссией в соответствии со следующими методическими правилами:

Фактическое присутствие в составе комиссии всех её утвержденных участников. Это необходимое условие для признания итогов ревизии.
Любые бумаги, составляемые в процессе и по окончании инвентаризации, заполняются минимум в двух экземплярах. Это касается всех описей, протоколов, актов.
Кассиры – по сути, материально ответственные субъекты – обязательно участвуют в процедуре пересчета кассовой наличности.
Инвентаризационная документация подписывается всеми участниками комиссии, а также ответственными кассирами. Ошибки и помарки не допускаются – их необходимо корректно исправлять (неверные записи перечеркиваются с последующим проставлением правильных формулировок над ними). Исправления заверяются всеми участниками комиссии.

Инвентаризационный акт, составленный по результатам проведенной проверки, содержит сведения о реальном и учетном остатках кассовой наличности.

По итогам сопоставления этих данных делается вывод о полном их соответствии или о наличии расхождений – как в большую (излишек), так и в меньшую (недостача) сторону. В акте приводится список всех участников комиссии, имеются их подписи.

Информация о проведенной ревизии направляется главному бухгалтеру, а также руководителю, который принимает нужные решения.

Соответствие реальных и учетных сведений, подтвержденное инвентаризацией, свидетельствует о качественной работе кассира и правильном ведении кассовых транзакций.

Обнаружение излишка/недостачи указывает на наличие проблем, требующих скорейшего устранения. Выявленные расхождения по кассовому остатку подлежат адекватному бухучету. Причины обнаруженных несоответствий выясняются и отражаются в акте проверки.

Документальное оформление

Проверка кассы хозяйствующего субъекта сопровождается оформлением ряда обязательных документов.

Как документально оформить инвентаризацию, чтобы правильно ее провести:

Приказ руководства о выполнении инвентаризации кассы и утверждении состава ревизионной комиссии.
Опись денежных бумаг кассы и БСО.
Опись кассовой наличности (помогает установить факт соответствия или расхождения между фактом и учетом).
Ведомость, в которой фиксируются обнаруженные несоответствия между реальным кассовым остатком и данными учета наличности.
Инвентаризационный акт, обобщающий итоги проведенной ревизии (стандарт ИНВ-15).

Полезное видео

О бухгалтерском учете и порядке проведения инвентаризации кассы, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Основная цель ревизии кассы – контроль над соблюдением кассовой дисциплины ответственными сотрудниками предприятия.

Данная процедура подразумевает контроль правильности учета наличности и оформления документов, выявление возможных нарушений в сфере ведения кассовых транзакций, а также оценку качества работы кассиров, являющихся материально ответственными субъектами.

Показательным итогом такой инвентаризации считается подтверждение соответствия или выявление расхождений между реальным кассовым остатком и сведениями учета наличности.

Обнаружение излишков/недостач требует бухучета, документального оформления, а также принятия руководством надлежащих мер.

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Проверка кассы бюджетного учреждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Проверка кассы бюджетного учреждения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.

Нормативные акты по бюджетному учету не содержат требования о составлении положения о расчетах с подотчетными лицами.

Чем руководствоваться при хранении

Акт проверки кассового аппарата имеет установленную форму КМ-9. Заполняются шаблоны представителем контролирующей инстанции и сотрудником, отвечающим за денежные средства. О результатах проверки материальных ценностей уведомляется руководство организации.

В документ включается следующая информация:

значение по счетчику на начало дня;
значение на момент ревизии;
сумма выручки.

Сумма наличных денег, которая может храниться в кассе Учреждения после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимит кассы), не должна превышать ________ руб.

Довольно распространенная ситуация, когда на малом предприятии в штате отсутствует кассир или же в штатном расписании указана только одна должность кассира. На командировочные расходы аванс выдается исходя из предполагаемых расходов и сроков нахождения работника в предстоящей командировке. Отчитывается о командировке работник также путем составления авансового отчета, к которому должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Вопрос: Занимаемся поставкой медицинской техники и товаров в Казахстан и на Украину. Готовим контракт на поставки в Болгарию.

В применяемой форме Авансового отчета (ф. 0504049), утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н, не предусмотрено указание кода КОСГУ, но учреждение для проверки целевого расходования денежных средств может ввести в документ дополнительную позицию под данный реквизит.

Поскольку бюджетные учреждения перестали быть получателями бюджетных средств в соответствии с БК РФ, проверки на предмет выявления фактов нецелевого использования бюджетных средств в отношении этих учреждений осуществляться не могут.

Сторона государственного (муниципального) контракта, иного договора вправе потребовать от бюджетного учреждения возмещения только фактически понесенного ущерба, непосредственно обусловленного изменением условий государственного (муниципального) контракта, иного договора.

Данные по сумме выручки берутся либо из журнала кассира (форма КМ-4), либо из журнала регистрации КММ (форма КМ-5).

Подытожим вышесказанное. Акт проверки кассы имеет унифицированную форму. В нее вносятся показания счетчика на начало дня и на момент ревизии. Дополнительно указываются данные по сумме выручки. Для исследования кассы назначается комиссия, всем ее членам эта информация доносится посредством издания приказа.
Вообще, действующим законодательством указанным контрольным органам предоставлены достаточно широкие полномочия. Так, контрольные полномочия Счетной палаты в соответствии со ст.12 Закона 4-ФЗ распространяются на все государственные органы и учреждения в Российской Федерации, федеральные внебюджетные фонды, государственные корпорации и государственные компании.

Срок хранения финансово-контрольной документации не должен быть менее трех лет (это период исковой давности).

Акт внезапной проверки кассы в бюджетном учреждении

При нарушении бюджетным учреждением установленного финансовым органом порядка учета бюджетных обязательств санкционирование оплаты денежных обязательств бюджетного учреждения приостанавливается в соответствии с порядком, определенным соответствующим финансовым органом.

К приёмам фактического контроля относятся инвентаризация, то есть проверка фактического наличия денежных средств и документов в кассе, а также обследование кассового хозяйства (заключается в сборе информации, которая не может быть получена в ходе документальной проверки).

В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с проверками, проводимыми контрольными органами законодательных (представительны) органов.

К сожалению, разграничение полномочий этих органов действующим законодательством определен крайне размыто, что и приводит к абсурдным ситуациям, при которых одно и тоже учреждение последовательно или параллельно проверяется несколькими органами из приведенного выше списка.

Аналогичные процедуры осуществляются в отношении денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, т.е. определяются их остатки на дату проведения инвентаризации.

Контроль за правильностью ведения кассовых операций

Согласно п. 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно определяют порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег.

При этом пунктом 2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ о бухгалтерском учете для юридических лиц установлены случаи, когда проведение инвентаризации кассы является обязательным, а именно: — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; — при смене кассиров; — при выявлении фактов хищения или злоупотребления.

После завершения исследования кассы заполняется утвержденная форма КМ-9. Она всегда готовится в письменном виде и в установленном количестве копий.

Приказ нужно представить и кассиру. Важно! Все действия, связанные с ревизией, проводятся в присутствии лица, отвечающего за кассу.

В заключение отметим, несмотря на то, что в последнее время наблюдается тенденция уменьшения расчетов внутри бюджетных учреждений, в том числе учреждений здравоохранения, наличными денежными средствами, например, заработная плата перечисляется на счета работников или их банковские карточки, значение учета кассовых операций и использование наличных денег от этого не уменьшается.

Вопрос: По условиям трудовых договоров организация производит оплату страховых взносов по договорам добровольного медицинского страхования за работников и членов их семей. Указанные расходы не включаются в налоговую базу при исчислении налога на прибыль. В системе документооборота необходимо предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения.

Проводится проверка по инициативе руководства организации или контролирующих инстанций. В зависимости от этого составляется 2 или 3 экземпляра документа соответственно. Далее можно загрузить по ссылке примеры акта.

Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам.

Акт внезапной проверки кассы в бюджетном учреждении бланк

В связи с этим разработано большое количество нормативно-правовых актов и инструктивных материалов с целью как можно более полного и точного освещения обязанностей материально-ответственных лиц и их ответственности в случае нарушения законодательства, которыми обязан руководствоваться ревизор при проверке соблюдения кассовой дисциплины.

Достоверность и законность операций по лицевым (банковским) счетам, а также соответствие записей по движению средств на этих счетах данным выписок банка.

За полученные на оплату хозяйственных и командировочных расходов суммы работники учреждения обязаны отчитаться — данное требование содержат Порядок ведения кассовых операций и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Наличие остатков денежных средств на счетах и в кассе учреждения на начало года (требуется проанализировать причины их образования).

Проверка финансовых активов (Гусев А.)

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Согласно Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ) работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, под которым подразумевается реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя, а также необходимость для него произвести дополнительные затраты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Актуальность этой темы состоит в том, что при учете кассовых операций в бюджетных учреждениях возникает очень много ошибок.

Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих учреждению, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денег расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются.

Какие последствия может иметь проверка

Собранные результаты доводятся до руководителя. Документ оформляется с участием представителей контролирующей инстанции и сотрудника, отвечающего за сохранность денежных средств. В конце статьи можно бесплатно скачать бланк акта.

Вопрос: ФГУЗ Центр гигиены и эпидемиологии в Чукотском автономном округе является государственным учреждением и финансируется за счет двух источников: средств бюджета и доходов от реализации платных медицинских услуг.

Такой подход объясняется требованиями законодательства, а также тем, что материальный вопрос связан с ответственностью. Для назначения членов комиссии издается соответствующий приказ руководителя.

После составления отчета пересчитываются предъявленные кассиром наличные деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности, имеющиеся в кассе.

Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Оценка статьи:

Загрузка...