Ведение кассы в электронном виде

Когда можно вести кассовую книгу в электронном виде – особенности ведения

Действующим законодательством РФ предусматривается требование о соблюдении кассовой дисциплины. Данная норма относится к любым хозяйствующим субъектам, получающим и расходующим денежную наличность.

Корректное заполнение кассовой книги (КК) считается одним из важных аспектов ведения кассы.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Необходимость внесения в КК достоверных сведений о поступлениях и выплатах наличных денег регламентируется правилами Указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

Однако хозяйствующий субъект, вынужденный регулярно заполнять книгу, вправе выбрать для себя наиболее подходящую форму её ведения.

Это может быть как обычная бумажная книга, так и электронный регистр данных.

Безусловно, заполнение КК в электронном виде имеет свои особенности, которые следует рассмотреть более детально.

Разрешается или нет ведение?

Согласно положениям вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У, к кассовым документам хозяйствующего субъекта относятся только ордера РКО/ПКО, которыми оформляются соответственно расходование и поступление наличности.

По сути, книга является важным бухгалтерским регистром, фиксирующим любые факты поступления и расходования наличных денег.

В неё ежедневно вносятся сведения из РКО и ПКО – кассовых ордеров, удостоверяющих движение денежных средств у организации и ИП. По итогам каждого дня выводится остаток по кассе.

Регистр кассовой книги рекомендуется вести по официально утвержденной форме КО-4. Однако хозяйствующий субъект может разработать, утвердить и применять любую иную форму, содержащую при этом все необходимые сведения.

Кроме того, регламентом ЦБ РФ допускается ведение книги в электронном виде, что подразумевает использование для этого компьютерной техники и подходящего программного обеспечения.

Иначе говоря, специальная компьютерная программа должна отображать электронный файл кассовой книги с возможностью его регулярного редактирования.

Предпочтительной является табличная форма отображения данных, структура которой максимально соответствует вышеупомянутому стандарту КО-4.

Электронная форма кассовой книги, содержащая типичные поля (графы), легко заполняется с помощью клавиатуры и компьютерной мыши.

Как правило, функционалом программы предусматривается возможность распечатки сохраненных данных на бумажном носителе.

Нормами актуального законодательства предусматривается заполнение электронного регистра в конце каждого операционного дня, если в этот день осуществлялись приходные или расходные транзакции с наличностью.

Результатом данной процедуры является формирование документации, состоящей из условных двух листов:

лист, содержащий номера и реквизиты;
лист отчета, составленного самим кассиром.

Кассир распечатывает данные листы, внимательно изучает их содержание, а затем подписывает эти бумаги, если отсутствуют ошибки и неточности заполнения. Листы нумеруются и отправляются в кассу для дальнейшего хранения. Как исправлять ошибки в кассовой книге?

К завершению отчетного года производятся комплектация и подшивка всех экземпляров – формируется книга. Составленные отчеты направляются непосредственно в бухгалтерию.

Как вести — основные правила

Как уже говорилось ранее, заполнение электронного регистра книги осуществляется посредством внесения нужных сведений в готовую компьютерную форму, исполненную обычно как таблица.

По итоговой строке выводится кассовый остаток, являющийся результатом соответствующих вычислений. Кассир проверяет полученные данные, сверяет их с ордерами ПКО/РКО, сравнивает выведенную сумму остатка с фактической величиной наличных денег.

Кассовая наличность в пределах установленного лимита остается в организации, а сверхнормативные средства передаются (инкассируются) в банк.

Электронный формат ведения подразумевает как ручное, так и автоматизированное заполнение соответствующего регистра.

Ручное заполнение осуществляется следующим образом:

Сравнение остатка наличности на начало дня актуальной страницы с остатком наличности на конец дня предшествующей страницы. Эти показатели должны совпадать.
В соответствующей графе прописываются номера документов ПКО/РКО.
Корректно указываются необходимые номера корреспондирующих счетов бухучета (зарплата, расчеты с покупателями, расчетный счет, прочие счета).
Подводятся итоги по сведениям прихода/расхода наличности. Выводится сумма остатка наличности на конец текущего дня.
Если все соответствует действительности и отсутствуют ошибки, бухгалтер и ответственный кассир проставляют свои ЭЦП (электронные подписи).

Автоматизированный вариант ведения книги позволяет существенно ускорить данный процесс, так как осуществляется одновременное внесение данных во вкладной лист и отчет самого кассира.

Программа самостоятельно нумерует страницы (по возрастанию). Общее количество созданных листов и результаты по денежным суммам автоматически вычисляются нарастающим итогом.

Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel

Выводы

Электронный формат ведения набирает все большую популярность среди хозяйствующих субъектов, регулярно совершающих кассовые транзакции и, соответственно, обязанных вести учет поступающей/расходуемой денежной наличности.

Электронное заполнение книги позволяет ощутимо ускорить ввод и последующую обработку необходимых сведений.

Важный нюанс – электронный вид этого документа обязывает бухгалтера и ответственного кассира пользоваться электронными подписями.

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Ведение кассы в электронном виде

Архипенко З. М.,
помощник руководителя
по налогам
ООО «Рамзес»

Оформление кассовых документов в электронном виде

В последнее время электронные технологии все больше входят в нашу жизнь. Согласно стратегии развития малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации на период до 2030 года (распоряжение от 02.06.2016 № 1083-р) планируется осуществить постепенный переход к использованию программного обеспечения, позволяющего передавать данные в электронной форме. Поэтому уже скоро, видимо, компании и предприниматели будут вынуждены применять новую контрольно-кассовую технику с передачей данных в налоговый орган.

Основным документом, регулирующим оформление кассовых операций, является Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Кассовые документы оформляются:

главным бухгалтером;
бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

Документы могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Кассовый чек

К обязательным реквизитам кассового чека относятся:

1) наименование и ИНН вашей организации;

2) заводской номер ККТ;

3) порядковый номер чека;

4) дата и время покупки (оказания услуги);

5) стоимость покупки (услуги), при этом сумма НДС может не указываться;

6) признак фискального режима.

Пример 1.

Проверка наличия в кассовом чеке необходимых реквизитов проводится при регистрации ККТ в ИФНС. Из-за их отсутствия в регистрации ККТ может быть отказано (письмо ФНС от 06.03.2013 № АС-4-2/3777).

От кассовых документов следует отличать другие документы, оформляемые при ведении кассовых операций:

кассовую книгу;
книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы) и др.

Товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)

Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:

наименование документа;
порядковый номер документа, дату его выдачи;
наименование – для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);
идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и(или) с использованием платежной карты, в рублях;
должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Форма товарного чека официально не утверждена, поэтому налогоплательщики могут разрабатывать ее самостоятельно (письмо Минфина России от 30.06.2011 № 03-11-11/107).

Пример 2.

Заменить контрольно-кассовые чеки на товарные чеки возможно, например, при совмещении налоговых режимов ЕНВД и УСН в части применения единого налога на вмененный доход.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (включая кассовые документы и книги, ордера, авансовые отчеты), подлежат хранению в течение пяти лет.

Приходный кассовый ордер

Приход денежных средств может быть оформлен приходным кассовым ордером. Его форма установлена законодательно – форма КО-1.

Поскольку приходный кассовый ордер установлен постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», то, соответственно, придумывать и разрабатывать его форму не требуется, а все реквизиты установлены в разработанной законодательно форме.

Приходно-кассовый ордер оформляется при оформлении выручки в кассу предприятия. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается контрольно-кассовый чек, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется один приходный кассовый ордер (пп. 5.2 п. 5 Указания № 3210-У, п. 3 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338).

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Приведем пример оформления.

Расходный кассовый ордер

Расходные кассовые ордера оформляются в случаях, когда необходимо оформить выдачу денежных средств из кассы. Таких случаев на практике достаточно много (например, в случае выплаты заработной платы не на карту, а путем выдачи через кассу работнику, или в случае, если требуется приобрести канцтовары и денежные средства выдаются под отчет работнику).

Форма расчетного кассового ордера также утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, поэтому обязательных реквизитов к данной форме нет. Расходный ордер оформляется по форме КО-2. При этом расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации, его форма предусматривает обязательное указание фамилии, имени, отчества получателя денежных средств и данные документа, удостоверяющего личность (постановление Верховного суда РФ от 15.06.2015 № 25-АД15-3).

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Если рабочее место бухгалтера территориально удалено от кассы, кассовые документы могут оформляться бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи и передаваться кассиру для распечатки на бумажный носитель. Очевидно, что оформлять кассовые документы в электронном виде вправе также и главный бухгалтер, и руководитель. На распечатанном документе кассир проставляет подпись и оттиск печати (штампа).

Оформление кассовых документов в электронном виде

В настоящее время обязанности по оформлению кассовых документов в электронном виде нет. Однако уже с 2014 года появилась возможность оформлять документы в электронном формате. В чем состоит удобство оформления документов в электронном виде?

Во-первых, это убыстряет расчеты между сторонами.

Во-вторых, чеки, приходники, кассовая книга и зарплатные ведомости остаются в электронном виде и в случае возникновения спорной ситуации всегда могут быть использованы в качестве доказательств.

Требования к оформлению кассовых документов в электронном виде установлены в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. К особенностям оформления документов в электронном виде относятся следующие:

1. Электронные кассовые документы возможно оформить и хранить в электронном виде без распечатки. Ордер по передаче ценностей, который не содержит подписи клиента (вносителя, получателя), валютный кассовый ордер, оборотная ведомость, баланс, книга регистрации открытых счетов теперь могут храниться в электронном виде (Указание Банка России от 08.12.2014 № 3472-У).

Однако в некоторых случаях документы необходимо распечатать. К таким случаям относится необходимость распечатки приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, а также зарплатных ведомостей.

Какие риски возникают, если компания не распечатала документы? Если факт нераспечатки налоговики заметят при налоговой проверке, то они могут оштрафовать организацию (бизнесмена) за нарушение порядка ведения кассовых операций и неоприходование выручки.

Штраф для фирм – до 50 000 руб., для бизнесменов – до 5000 руб. (ст.ст. 2.4 и 15.1 КоАП РФ). Отменить штраф можно будет только в суде (постановления ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1416-089 и ФАС Поволжского округа от 17.03.2010 № А12-19131/2009).

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после их подписания не допускается.

2. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. А вот в отношении подписания подобных документов могут возникнуть вопросы в части применения подписи.

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и(или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

3. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

4. В электронных кассовых документах не допускаются исправления.

5. Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые документы оформляются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. При этом под термином «бухгалтер» понимается бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо юридического лица, физическое лицо, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Под оформлением кассовых документов в электронном виде понимается их заполнение с применением программно-технических средств. При этом речь идет не о составлении документа на компьютере и выведении его на печать (это все равно будет бумажный документ), а о полностью электронном бланке. То есть электронный кассовый документ – это документ, заполненный только на компьютере с помощью программы и подписанный электронной подписью.

6. Существуют особенности оформления одновременно и электронного документа (например, билета),
и электронного кассового документа (например, чека).

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 и п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322 недвусмысленно указано, что маршрут/квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности. Формы электронных билетов, а также реквизиты маршрут/квитанции и контрольного купона утверждены Минтрансом России в соответствии с п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Следовательно, такие документы равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам контрольно-кассовой техники.

В заключение необходимо отметить, что в случае перехода на кассовые документы в электронном виде целесообразно закрепить подобный переход в учетной политике компании, в частности, необходимо указать, какие документы применяются в электронном виде, каким образом они хранятся и какие особенности использования характерны для контрактной организации.

Кассовые операции: правила

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.

Важные изменения законодательства

поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций

Отменено/изменено

Суть изменений в правилах ведения операций с наличными

П. 5.2 утратил

П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54

П. 5.1 изменен

П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты

П. 6.1 изменен

П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе

П. 6.2 изменен

П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись

П. 6.3 изменен

П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)

П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу

П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету — Цитата с сайта ClubTK.ru. Подробнее: https://clubtk.ru/poryadok-vedeniya-kassovykh-operatsiy

Порядок организации и ведения кассовых операций

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.

Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.

Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.

Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.

Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

журнал кассира-операциониста;
справка-расчет кассира-операциониста;
журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ; акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

Актуальные бланки и образцы

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Пример заполнения РКО

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

Использование ККМ в 2020 году

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ; в отдаленных и труднодоступных местах;
в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
аптечные организации в сельской местности;
по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
платных услуг библиотечного дела;
прием наличности за коммунальные услуги;
образовательные услуги населению;
предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):

отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Что делать при неисправности ККМ

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

сформировать по каждой операции коррекционный чек;
в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Журнал кассира-операциониста и другие документы при онлайн-кассе

В статье рассмотрим, какие кассовые документы отменили после ввода онлайн-ККТ, а какие — все еще обязательны. Разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста, вести кассовую книгу, выписывать ПКО и РКО.

Какие нужны документы при онлайн-кассе

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У все кассовые операции оформляются в следующих документах:

кассовая книга;
ПКО — приходный кассовый ордер;
РКО — расходный кассовый ордер.

Кассовая книга для онлайн-кассы

В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.

ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.

Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 кассовую книгу ведут по форме КО-4. Но компания может утвердить свою форму согласно учетной политике.

Как выглядит кассовая книга

Кассовая книга может быть в 3 форматах:

бумажный;
электронный с распечаткой файла;
только электронный на ПК.

Кассовая книга на бумажных бланках должна быть прошита и пронумерована. Ее ведет кассир на протяжении всего рабочего дня. Он заполняет ее, получив от бухгалтерии приходный и расходный ордера. Они разрешают кассиру получать и выдавать денежные средства.

Как прошивать кассовую книгу и ее образец

В электронном варианте кассовая книга также заполняется кассиром или ответственным лицом, назначенным руководством. Для нее применяется электронная подпись, оформленная на должностное лицо согласно закону от 06.04.11 № 63-ФЗ.

Кассовая книга заполняется только 1 раз в день, когда в компании проводятся денежные средства. Например, если через кассу выдавалась зарплата 1 и 15 мая, то в книге будут записаны соответствующие даты.

Если вы не ведете запись, то налоговая может оштрафовать вас. Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

для организаций — штраф 40–50 тыс. руб.;
для ИП и глав компаний — 4–5 тыс. руб.

Пошаговое ведение кассовой книги

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу

Да, но только в оформленную на бумажных бланках. Для внесения исправлений зачеркните неверную запись и укажите правильное значение. Подчищать записи в книге нельзя. Согласно Указаниям № 3210—У все исправления заверяются у кассира или главного бухгалтера.

В книгу, оформленную и подписанную в электронном формате, исправления вносить нельзя.

Как исправить ошибку в кассовой книге

Сколько кассовых книг нужно вести

Если вы ИП и по желанию ведете кассовую книгу, то вам хватит одной.

У организаций число кассовых книг зависит от количества филиалов, согласно Указанию № 3210—У. Если их нет, то ведите 1 книгу, даже при совмещении налоговых режимов.

Документы КМ-1—КМ-9 больше не нужны

До обязательного внедрения онлайн-ККТ в июле 2017 года торговые предприятия использовали унифицированные формы документов. Но ведение онлайн-кассы позволяет отправлять фискальные документы в налоговую автоматически — через интернет.

Какие документы не нужны при онлайн-кассе

Согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ необязательными для оформления являются 9 унифицированных документов:

Форма № КМ-1 — акт о переводе показаний счетчиков ККТ.
Форма № КМ-2 — акт о снятии показаний контрольных счетчиков ККМ при сдаче кассы в ремонт и при возвращении ее в компанию.
Форма № КМ-3 — акт о возврате денег клиенту.
Форма № КМ-4 — журнал кассира-операциониста.
Форма № КМ-5 — журнал регистрации ККТ, функционирующих без кассира-операциониста.
Форма № КМ-6 — справку-отчет.
Форма № КМ-7 — сведения о счетчиках ККТ и объеме выручки компании.
Форма № КМ-8 — журнал вызовов технических специалистов.
Форма № КМ-9 — акт о проверке наличных денег кассовом аппарате.

Обязательными документами при онлайн-кассе остались:

кассовая книга (ИП ведут по желанию);
ПКО и РКО.

Кассовая книга отражает данные о приходе и расходе наличных средств. В ней фиксируются реквизиты ПКО и РКО, получателя, и того, кто вносит средства.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы

Журнал кассира-операциониста является необязательной формой заполнения согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@. Потому что данные, которые раньше записывались в журнал, теперь отправляются в ФНС в онлайн-режиме.

Зачем нужен журнал кассира-операциониста и у кого он должен быть

Журнал кассира-операциониста нужен для онлайн-кассы, чтобы учитывать приход и расход наличных денег. Несмотря на то что с июля 2017 года он необязателен, для внутреннего учета будет полезен.

Журнал ведет сотрудник, который обслуживает покупателей при помощи ККТ. Хранится документ у руководителя или главного бухгалтера.

Если вы все-таки решили его вести, то почитайте инструкции ниже.

Как и когда заполнять журнал кассира-операциониста

Компании и предприниматели сами решают, по каким правилам заполнять журнал. Но обязательно должны следовать шаблону из постановления № 132.

Описание регистра КМ-4 гласит, что книга кассира-операциониста ведется кассиром каждый день. Запись вносится в журнал шариковой или чернильной ручкой синего цвета.

Если исправляете запись, то обязательно поставьте визу у начальника или главного бухгалтера.

До 1 июля 2017 года ведение журнала кассира-операциониста для онлайн-кассы предполагало: прошивку, нумерацию и регистрацию в налоговой. Теперь регистрация не нужна, а нумерация и шнуровка проводится по желанию ИП и организации.

Требования по ведению КМ-4 обязывают кассира заполнять журнал после снятия Z-отчета.

Кассовая книга

Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии – на руководителя).

Оформление кассовой книги

Кассовая книга может вестись одним из трех способов: от руки, на компьютере либо в электронном виде.

Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

первая всегда остается в книге;

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка “Перенос” кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

или в конце смены;

или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке “Касса за” указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке “в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии”;

ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Кассовая книга заполняется на компьютере

В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.

Кассовая книга ведется в электронном виде

В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

Срок хранения кассовой книги

Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.

Административная ответственность

Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:

на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Читать еще: Кассовая книга обязательно или нет