ПБУ учет кассовых операций

Как вести бухучет кассовых операций

Расчеты наличными деньгами, несмотря на множество вариантов безналичных расчетов, остаются все так же актуальны. Они учитываются в организациях на активном счете 50 «Касса». Бухгалтеру, кроме стандартных проводок и привычных форм первичных документов по кассе, приходится учитывать и изменения законодательства, и введение в обиход кассовых операций технических новшеств – онлайн-касс (кстати, не так давно собрали горячий ТОП-10 вопросов про онлайн-кассы), уделять внимание возникающим в бухучёте нюансам: соблюдение кассовой дисциплины всегда строго контролируется государством.

Общие положения и нюансы

Порядок ведения кассовых операций определен один и тот же вне зависимости от вида деятельности и правовой формы хозяйствующего субъекта. Он содержится в указании №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ.

Для некоторых участников рынка определен упрощенный порядок учета кассы. Это:

фирмы малого бизнеса и микро-бизнеса;
ИП.

И те и другие освобождены от обязанности расчета кассового лимита, а предприниматели могут вообще не вести кассовый учет, т.е. не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу. Тем не менее специалисты советуют предпринимателям вести кассовый учет, поскольку на практике эти данные часто используются (например, при оформлении банковского кредита, в случае спорных ситуацией, связанных с выдачей наличных). При этом ИП должны вести учет доходов (расходов), физических показателей для целей НУ (письмо ФНС №ЕД-4-2/13338 от 9/07/14 г.).

Учет наличности состоит из:

учета прихода и расхода по кассе с заполнением приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-1, КО-2);
хранения наличности;
установления и соблюдения лимита кассы;
заполнения кассовой книги (ф. КО-4);
сдачи наличных денег в банк.

Документы кассы подписываются бухгалтером, а если его нет – руководством, с обязательным проставлением оттиска печати. При приеме наличных необходимо вручить лицу, сдавшему деньги, корешок ПКО.

Если у фирмы несколько касс и кассиры взаимодействуют со старшим кассиром, передают ему деньги, используется учетная форма КО-5, в ней учитываются принятые и выданные в течение дня средства.

Если у фирмы имеются обособленные подразделения, они ведут кассовые книги, а в головной офис передают копии листов кассовой книги для сведения данных. Наличные могут выдаваться не только лично гражданину, но и его представителю по доверенности. В обоих случаях кассир, прежде чем выдать деньги, проверит данные паспорта получателя. В документах на выдачу обязательно помечается, что деньги выдавались по доверенности.

Заработная плата выдается из кассы по расчетным (расчетно-платежным) ведомостям, может быть оформлен и расходный ордер на выдачу. На сумму, выданную по ведомости, тоже составляется общий РКО. Выдача средств «подотчетнику» возможна либо по его заявлению, либо по распоряжению руководства.

При выплате наличных по одному договору из кассы имеется ограничение – 100 тыс. рублей, однако оно не касается расчетов с физлицами (указание №3073-У Банка РФ от 7/10/13 г.).

Как считать лимит кассы

В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:

по объему поступления наличности в кассу;
по объему выдачи наличности из кассы.

Формулы расчета такие:

L1 = V / P * Nc – «по объему поступления»;
L2 = R / P * Nn – «по объему выдачи».

Здесь L1 и L2 – рассчитанные лимиты, V и R – величина поступления и выдачи наличности, Nc и Nn – временной промежуток в р. днях между моментами сдачи выручки, получения денег в банке по чеку, соответственно. Он не может превышать 14 р. дней; P – расчетный период, за который учитывается величина поступления или выдачи наличности. Он не может быть выше 92 р. дней. Из расчета «по объему выдачи» исключаются дни и суммы выплат зарплаты, иных выплат сотрудникам «зарплатного» характера.

Пример. Организация устанавливает лимит кассы. За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей. Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня.

550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы.

Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи.

Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.

Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:

выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);
выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).

Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.

Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса.

Проводки

Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.

50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).
50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.

51/50 – сверхлимитная сумма сдана в банк.
70/50 – выдана наличными зарплата.
71/50 – выдача наличных «подотчетнику».
60/50 – наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс).
66,67/50 – погашен наличными кредит (краткосрочный, долгосрочный).
75/50 – дивиденды выплачены наличными.

При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:

50/90-1 – выручка с розницы. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62, а затем делают проводку 62/90-1. При расчетах картой вместо счета 50 используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.
41/76 (или 62), 76/50 (или 51) – от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать проводки 76/90-1 и 90-2/76, т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.
76/50 и обратная проводка 50/76 применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 может применяться счет 60. Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51), и на карту (57).

Операции по онлайн-кассе

1.07.2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло. Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У.

Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка. Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.

На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:

актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);
отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).

Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):

отчеты об открытии/закрытии смены;
отчет о закрытии фискального накопителя;
кассовый коррекционный чек;
подтверждение оператора и др.

Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.

Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54.

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году

Какой НПА регламентирует порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации в 2020 году

Ведение кассовых операций в 2020 году по-прежнему осуществляется в порядке, утвержденном указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Напомним, оно действует с 01.06.2014. Тогда же утратило силу положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — положение № 373-П).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в порядок ведения кассовых операций был внесен ряд изменений, которые мы подробнее рассмотрим ниже (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У).

А об изменениях в учете подотчетных сумм читайте здесь.

Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
организаций, не относящихся к малым;
организаций, имеющих обособленные подразделения;
лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил

Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 4416-У).

Операции, которых коснулись изменения

Текущий порядок ведения кассовых операций

Пункт НПА, на который ссылается текущий порядок ведения кассовых операций

Прежний порядок ведения кассовых операций

Обязанность устанавливать лимит остатка наличности в кассе

Индивидуальные предприниматели и организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе.

Примечание: критерии отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства установлены ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ

П. 2 указания № 3210-У

Читать еще: Как закрыть ИП в 2018 через мфц

Никаких исключений для ИП и организаций-«малышей» не было. Все юридические лица и предприниматели должны были устанавливать максимально допустимую сумму наличных денег, которая могла храниться в кассе на конец рабочего дня, и сдавать сверхлимитную наличность в банк (пп. 1.2–1.4 положения № 373-П)

Порядок расчета лимита остатка кассы

Порядок ведения кассовых операций позволяет выбрать один из 2 вариантов расчета кассового лимита:

исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданных юрлиц — исходя из ожидаемого объема поступлений);
исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданных организаций — исходя из ожидаемого объема выдач), за исключением сумм наличных, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и пр. работникам

Приложение к указанию № 3210-У

Старые правила ведения кассовых операций не предполагали выбора удобного варианта расчета лимита кассы. Второй вариант (по объему выдачи денежной наличности) дозволялось использовать лишь в случае отсутствия наличных поступлений. Об этом прямо говорилось в приложении к положению № 373-П

Оформление кассовых документов индивидуальными предпринимателями

Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять:

кассовые документы;
кассовую книгу.

В частности, это касается предпринимателей — плательщиков ЕНВД, ИП, применяющих патентную или упрощенную систему налогообложения, а также ИП, являющихся плательщиками ЕСХН (см. письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338).

Примечание: учет доходов и расходов ведут также предприниматели на общем режиме — в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (утверждена приказом от 13.08.2002Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430). Отсюда можно сделать вывод, что данное послабление касается всех предпринимателей без исключения

Пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У

Наравне с организациями ИП были обязаны:

оформлять проводимые кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами (п. 1.8 положения № 373-П);
вести учет поступающих и выдаваемых из кассы наличных денег в кассовой книге (п. 5.1 положения № 373-П)

Способ ведения кассовой книги и кассовых документов

Кассовую книгу и другие документы можно оформлять:

на бумажном носителе с заполнением от руки;
на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
в электронном виде с учетом обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручно ответственными лицами, а в последнем — подтверждаются электронными подписями.

Кассир проверяет, есть ли на кассовых документах подписи руководящих лиц (главбуха или директора). Подписи сверяют с образцами, но только если документ составили на бумаге.

Кассовую книгу может вести не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник

Пп. 4.7, 4.6 указания № 3210-У

Кассовая книга и другие кассовые документы могли быть только бумажными. Документы, оформленные на компьютере, в обязательном порядке распечатывались (п. 2.5 положения № 373-П).

Кассовую книгу обязан был вести только кассир

Внесение исправлений в документы по кассе

Новый порядок ведения кассовых операций дозволяет внесение исправлений в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров. При этом исправление должно содержать дату внесения, фамилии, инициалы и подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается

П. 4.7 указания № 3210-У

Прежним порядком внесение исправлений не допускалось (п. 2.1 положения № 373-П).

Порядок исправления электронных кассовых документов не указывался

О том, как на ведение кассовых документов повлияло введение в применение онлайн-касс, читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы?»

Порядок сдачи сверхлимитной наличности в банк

Наличные деньги для зачисления на счет сдаются:

в банк;
организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка

П. 3 указания № 3210-У

Помимо действующих вариантов (сдачи в банк или организацию, входящую в систему Банка России) была возможность перечисления денег на счет через организацию федеральной почтовой связи (п. 1.5 положения № 373-П)

Указание суммы прописью в расходном кассовом ордере

Согласно действующему порядку ведения кассовых операций при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю только для проставления подписи. Требовать у получателя вписать полученную сумму в ордер от руки больше не нужно. Эта сумма может быть напечатана

П. 6.2 указания № 3210-У

Ведение кассовых операций в прежнем порядке требовало от получателя не только подписать ордер, но и собственноручно указать в нем получаемую сумму (рубли — прописью, копейки — цифрами) (п. 4.3 положения № 373-П)

Выдача денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.

Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату.

Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу

П. 6.3 указания № 3210-У

Согласно прежнему порядку ведения кассовых операций, сумму и срок подотчета должен был указывать собственноручно руководитель (п. 4.4 положения № 373-П).

Кроме того, до 19.08.2017 деньги под отчет выдавались исключительно на основании заявления работника и только при отсутствии задолженности по предыдущим подотчетным расходам

Оформление кассовых документов при расчетах с ККТ или БСО

Действующий порядок ведения кассовых операций закрепляет возможность оформления общего ПКО и (или) РКО по окончании проведения кассовых операций на всю сумму принятых наличных денег на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если расходный кассовый ордер оформили в электронном виде, то получатель денег может проставить на документе свою электронную подпись

Пп. 4.1, 5.1, 6.2 указания № 3210

Положением № 373-П возможность составления сводного приходного ордера по БСО и иным аналогичным документам не предусматривалась.

П. 5.2 указания № 3210 утратил силу с 19.08.2017.

Возможность отправки квитанции на электронную почту, как и подписания РКО электронной подписью отсутствовала

Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений

Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У)

Свой лист кассовой книги с остатком наличных на конец рабочего дня подразделение должно было передать организации не позднее следующего рабочего дня (п. 5.6 положения № 373-П)

Помимо Указаний №3210-У, бизнесменам обязательно нужно соблюдать Указания Центробанка “Об осуществлении денежных расчетов” от 07.10.2013 №3073-У. Согласно данному документу фирмы и ИП вправе расходовать наличность, полученную за проданные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

зарплаты сотрудникам;
страховых возмещений по договорам страхования;
вознаграждений за работы/услуги, а также на оплату товаров (в пределах 100 тыс. руб. по одному договору);
подотчетных средств;
на личные нужды ИП, не связанных с предпринимательством;
возвратов за товары (работы/ услуги).

Объединим требования Указаний ЦБ в удобную схему:

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций

И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

При этом к нарушениям относятся:

осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

Порядок ведения кассовых операций в 2020 не претерпел никаких изменений. Продолжают действовать правила с поправками от 2017 года. Тогда часть нововведений коснулась порядка работы с подотчетниками. Другие изменения были связаны с внедрением онлайн-касс и оптимизацией электронного кассового документооборота.

Бухгалтерский учет кассовых операций (счет 50 Касса) в 2020 году

Для учета наличности организации существует бухгалтерский счет 50, дебет счета показывает поступающие в кассу суммы от контрагентов, кредиты – выбывающие. Конечно сальдо отражает денежную сумму, имеющуюся в наличном виде в конкретный момент времени. Все операции с наличными денежными средствами должны быть отражены на этом счете.

Читать еще: Заявление на патент для ИП на 2018

Хозяйственные операции, связанные с движением наличных денежных средств, именуются кассовыми операциями. Помимо наличных денег, в кассе можно хранить денежные документы, к которым относятся, например, билеты, путевки.

К таким операциям относится поступление наличных средств и их выбытие.

Документальное оформление

Кассовые операции так же, как и любых других хозяйственные операции, выполняются на основании первичных документов (что это за документы читайте здесь). Бухгалтерский учет возможен только при наличии оправдательных документов.

Бланки кассовых документов имеют унифицированные формы, указанные ниже. При заполнении форм нужно помнить, что исправления в таких документах, как приходный и расходный ордер, не допускаются.

Первичные кассовые документы:

КО-1 унифицированная форма, которой оформляется поступление (оприходование) наличных денежных средств, данная форма именуется «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 – типовая форма для отражения выдачи средств из кассы, наименование данного бланка «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 – указанные выше формы ордеров необходимо регистрировать в специально предназначенном для этого журнале унифицированная форма КО-3;
КО-4 – это также один из обязательных документов, который необходимо вести на предприятии, именуется данная форма «Кассовая книга», в ней фиксируются все движения по кассе. Записи в эту книгу осуществляются на основании заполненных первичных приходных и расходных денежных документов. ИП данную книгу могут не вести, если они ведут учет доходов и расходов;
объявление на взнос наличными в банк форма 0402001 применяется при сдаче наличных средств из кассы в банк;
денежный чек на получение наличных используется при снятии наличных денег с расчетного счета.

Заполнение кассовых документов с возможностью скачать бланки и образцы вы найдете в этом разделе.

Для использования расчетов наличными денежными средствами необходимо применение ККМ, для некоторых видов деятельности допускается использовать бланки строгой отчетности. В настоящее время приобретение кассового аппарата обойдется вам в 15000 руб.

Лимит кассы

Как устанавливается лимит остатка наличных денег в кассе в 2016 году читайте здесь.

Существует такое понятие, как «лимит кассы» – это сумма наличных денег, которую можно оставить по окончании рабочего дня. Данный показатель устанавливается юридическими лицами самостоятельно на основании распорядительного документа. ИП и малые предприятия могут не устанавливать лимит.

Сумма средств сверх лимита по окончании рабочего дня перемещается на расчетный счет организации, то есть сдаваться в банк, при этом необходимо заполнить форму 0402001 – объявление на взнос наличными.

Деньги сверх лимита могут храниться только в том случае, если они предназначены для выплаты персоналу зарплаты, а также социальных выплат, при этом они могут находиться в кассе предприятия 3 дня, в эти 3 дня следует также включить день, когда получены деньги в банке. Также деньги могут остаться, если кассовые операции в организации выполнялись в выходной или праздничный день, когда нет возможности сдать эти деньги в банк.

Получить с расчетного счета в банке наличные деньги организация может только на следующие цели:

на выплату заработной платы персоналу,
на оплату расходов, связанных с командировкой,
на различного рода хозяйственные нужды.

Получить наличные деньги можно на основании денежного чека.

Для ведения кассы, как правило, нанимается специальный человек – кассир. Также обязанности данной должности может выполнять бухгалтер или сам руководитель (если организация небольшая). Учет кассовых операций регулируется определенными законодательными документами.

Указание Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 в последней редакции от 19.06.2017 – порядок установления лимита кассы, оформление кассовых документов;
Федеральный закон №54-ФЗ от 22.05.2003 в ред. от 03.07.2016 – порядок применения ККТ, в том числе обязанность по применению онлайн кассы;
Статья 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 – регулирует особенности применения онлайн касс;
Указание Банка России №3073-У от 07.10.2013 – устанавливает предельный размер наличных сделок.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет наличных средств

Бухгалтерский учет наличных денежных средств осуществляется на 50 счете бухгалтерского учета. Проводки по кассовым операциям вы найдете в конце статьи.

Все операции с наличными денежными средствами: их поступление и выбытие должны быть отражены на счете 50.

Бухгалтерский счет 50 Касса – это активный счет и на нем учитываются активы предприятия. Поступление наличных средств (увеличение актива) заносится в дебет счета 50, выбытие (уменьшение актива) – в кредит счета счета.

В качестве корреспондирующего счета могут выступать различные счета, типовые проводки по счету 50 выглядят следующим образом.

Бухгалтерские проводки

Видео – кассовые операции в 1С Предприятие

Кассовые операции: правила

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.

Важные изменения законодательства

поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций

Отменено/изменено

Суть изменений в правилах ведения операций с наличными

П. 5.2 утратил

П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54

П. 5.1 изменен

П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты

П. 6.1 изменен

П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе

П. 6.2 изменен

П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись

П. 6.3 изменен

П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)

П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу

П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету — Цитата с сайта ClubTK.ru. Подробнее: https://clubtk.ru/poryadok-vedeniya-kassovykh-operatsiy

Порядок организации и ведения кассовых операций

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.

Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.

Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.

Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.

Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

ВАЖНО! Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин . » (МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

журнал кассира-операциониста;
справка-расчет кассира-операциониста;
журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ; акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

Актуальные бланки и образцы

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Пример заполнения РКО

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

Использование ККМ в 2020 году

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ; в отдаленных и труднодоступных местах;
в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
аптечные организации в сельской местности;
по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
платных услуг библиотечного дела;
прием наличности за коммунальные услуги;
образовательные услуги населению;
предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):

отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Что делать при неисправности ККМ

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

сформировать по каждой операции коррекционный чек;
в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Тема 8. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ФИНАНСОВЫХ ВЛОЖЕНИЙ

8.1. Учет кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным Центральным банком РФ 22.09.93 г. №40.

Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу. Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.

Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.) предназначен активный счет 50 «Касса».

К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998г. №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации кассовых операций:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

КО-4 «Кассовая книга»;

КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Ошибки исправляются следующим образом: неправильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.

Расчеты через кассу между юридическими лицами, между юридическими лицами и предпринимателями ограничены суммой 100 тысяч рублей в рамках одного договора (с 20.06.2007г.).

Если предприятие осуществляет продажу продукции за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста.

Учет по операциям в инвалюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2006, согласно которому датой совершения кассовых операций с инвалютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Записи в регистрах бухучета производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях. В «Отчете кассира» (второй отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены две суммы – в инвалюте и в рублях.

В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.

В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе организации, возникают курсовые разницы. Стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

Возникающие курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете организации записями:

Д 50 К 91 – положительная курсовая разница;

Д 91 К 50 – отрицательная курсовая разница.

Поступление и выдача денежных документов, (путевок, авиабилетов) производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:

Д 50 субсчет «Денежные документы» К 50, 71, 76 – поступили денежные документы;

Д 73 К 50 субсчет «Денежные документы» – выдача работникам.