Нумерация ПКО и РКО в кассовой книге
Pravohelp21.ru

Юридический портал

Нумерация ПКО и РКО в кассовой книге

Как правильно вести нумерацию ПКО и РКО с начала года

Приходный и расходный кассовые ордеры – два первичных документа, на основании которых заполняется кассовая книга. Ее обязаны вести все хозяйствующие субъекты – юридические лица. Ведут ее и большинство индивидуальных предпринимателей, несмотря на указание ЦБ №3210-У от 11-03-14 г., содержащее послабления для ИП для контроля за движением наличных денег. Соблюдение кассовой дисциплины предполагает правильное заполнение реквизитов первичных кассовых документов, в связи с чем у кассиров и бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно нумеровать ПКО и РКО. Что делать, если номер пропущен или, напротив, повторяется? Как нумеровать кассовые ордеры обособленных подразделений организации? Попробуем разобраться.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

  • нумерация должна быть сквозной;
  • нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

На заметку!
Номер, в отличие от даты, сам по себе не является обязательным реквизитом бухгалтерского документа (см. ФЗ №402 «О бухучете» от 6-12-11 г., ст. 9 ч. 2).

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Нарушение порядка нумерации кассовых документов

Сбой в порядке нумерации ПКО и РКО не редкость. Причин может быть много: это проблемные моменты в работе компьютерной программы, если учет ведется в ней, и человеческий фактор при заполнении документов вручную. В некоторых случаях налицо попытка скрыть допущенные нарушения в учете денежных средств. Стоит ли ожидать санкций при проверке кассовой дисциплины – зависит от конкретной ситуации.

Ситуация: в результате программного сбоя задвоился номер кассового ордера. Нужно ли исправлять номер и как это сделать? Ответ будет отрицательным, поскольку вносить изменения в кассовые документы запрещено (Указания ЦБ №3210-У п. 4.7). Применить же положения ст. 15 КоАП РФ фискальным органам в данной ситуации проблематично: задвоение номера не касается нарушений, связанных с наличными деньгами напрямую.

Другая ситуация: торговая организация приходует выручку магазинов на основании Z-отчетов ежедневно. В то же время кассовые ордера на приход выписываются с номерами, присваиваемыми не в хронологическом порядке. Здесь, несмотря на то что выручка приходуется ежедневно и присвоенные номера ПКО на размер выручки не влияют, фискальные органы могут усмотреть нарушение. Согласно ст. 15 КоАП РФ выручка, зафиксированная «неправильным» ПКО, может считаться не оприходованной в кассу.

В ситуации, когда номера приходных кассовых ордеров случайно пропущены, у чиновников может возникнуть подозрение в неполном отражении выручки по кассе. Это может означать, по мнению фискальных органов, что деньги в кассу принимались, квитанция на сторону выдавалась и нумеровалась, но по кассе прихода не было. Целесообразно получить от кассира объяснительную, в которой указывается, что ошибка совершена ненамеренно и на фактическое отражение выручки не повлияла. На основании этого документа руководитель может издать распоряжение считать пропущенные номера недействительными либо присвоить их другим ПКО, в другом периоде.

Играет роль и применяемая система налогообложения. Например, при ЕНВД скрывать выручку, манипулируя номерами кассовых ордеров, не имеет смысла, а значит, претензий контролирующих органов, вероятнее всего, не будет.

На заметку!
Если ФНС докажет при проверке нарушения по ст. 15 КоАП РФ, могут применяться штрафные санкции.

  • на организацию 40-50 тыс. руб.;
  • на руководство 4-5 тыс. руб.

Комплексно либо по отдельности — на усмотрение ФНС.

Нумерация в филиалах и обособленных подразделениях

Как и в случае с организацией без подразделений, жесткой регламентации здесь не существует. Нумеруют ПКО и РКО, руководствуясь соображениями удобства и полноты отражения учетных кассовых данных. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквы или цифры, его кодировка. Номер кассового ордера и будет содержать префикс, его вписывает через горизонтальную черту или черту дроби.

Такая нумерация нужна, например, если обособленные подразделения самостоятельно ведут учет выручки и присылают затем данные в головной офис. Если при этом возникает необходимость вести учет еще и по видам дохода, и эту информацию можно закодировать в номере ПКО.

Номер кассового ордера, таким образом, может состоять из трех частей, разделенных чертой дефиса или дробью:

  • кодировка подразделения (филиала);
  • кодировка дохода;
  • номер ПКО,

Если разделение по видам доходов для организации в учете неактуально, его можно исключить.

Заметим, что при всех очевидных сложностях сквозной нумерации кассовых ордеров, когда организация имеет филиалы или обособленные подразделения, целесообразно руководствоваться этим принципом. Идентификация филиалов (подразделений) должна строиться на использовании дополнительной информации в структуре номера ПКО и РКО (как показано выше), а не на параллельной нумерации кассовых документов.

Порядок нумерации ПКО и РКО необходимо отразить в локальных нормативных актах хозяйствующего субъекта. Подразделениям и филиалам должно быть уделено в ЛА особенное внимание, с учетом их территориальной удаленности от головного офиса.

Оформление кассовых документов: ПКО, РКО, кассовая книга

Кассовые документы должны оформлять все организации, включая малые предприятия, а вот ИП могут не составлять кассовую книгу, оформлять ПКО и РКО. Правильное и своевременное оформление кассовых документов — это обязанность каждой организации.

Кассовые документы

Приходный кассовый ордер

При поступлении наличных денежных средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) по форме №КО-1 в одном экземпляре. Квитанция ПКО выдается вносителю денег в кассу.

При поступлении наличной выручки от граждан или организаций выдается чек ККТ, ПКО составляется на всю сумму выручки за день на основании контрольной ленты. Оприходовать наличные деньги в кассу приходником нужно до окончания рабочего дня или приезда инкассатора.

Нумерация ПКО произвольная, обычно в порядке возрастания, можно использовать буквенный шифр или дату.

Расходный кассовый ордер

При выдаче денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 в одном экземпляре, получателю выдается квитанция РКО.

При выдаче зарплаты штатным сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53. На всю сумму выданной зарплаты составляется РКО.

Исправления в ПКО и РКО не разрешаются, при совершенной ошибке надо оформить новый документ.

Ордера можно оформлять на бумаге от руки или автоматизированным способом.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций. Вести журнал или нет — это добровольное дело организации. Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Читать еще:  Сколько ИП можно открыть на одного человека?

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру.

Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

Кассовая книга

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам. Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме №КО-5 используется если в организации есть старший кассир. В книге отражается передача денег от старшего кассира кассирам. Записи делаются в момент передачи денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.

Печать на кассовых документах

Организация для кассовых документов может кроме основной печати использовать штампы с надписями:

  • касса,
  • для документов,
  • для кассовых документов.

Ответственность

За несвоевременное отражение кассовых операций предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрены штрафы (ст.120 НК РФ) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

  • 10 000 руб. — нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — нарушение обнаружено в разных налоговых периодах;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. — нарушение, которое привело к занижению налоговой базы.

Административная ответственность

Административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ) за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО грозит штрафом организации от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Для должностных лиц тоже могут применяться штрафы:

  • от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
  • от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кассир не является должностным лицом, за его ошибки будет расплачиваться руководитель организации или главный бухгалтер.

Оформление кассовых документов: ПКО, РКО, кассовая книга

Кассовые документы должны оформлять все организации, включая малые предприятия, а вот ИП могут не составлять кассовую книгу, оформлять ПКО и РКО. Правильное и своевременное оформление кассовых документов — это обязанность каждой организации.

Кассовые документы

Приходный кассовый ордер

При поступлении наличных денежных средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) по форме №КО-1 в одном экземпляре. Квитанция ПКО выдается вносителю денег в кассу.

При поступлении наличной выручки от граждан или организаций выдается чек ККТ, ПКО составляется на всю сумму выручки за день на основании контрольной ленты. Оприходовать наличные деньги в кассу приходником нужно до окончания рабочего дня или приезда инкассатора.

Нумерация ПКО произвольная, обычно в порядке возрастания, можно использовать буквенный шифр или дату.

Расходный кассовый ордер

При выдаче денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 в одном экземпляре, получателю выдается квитанция РКО.

При выдаче зарплаты штатным сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53. На всю сумму выданной зарплаты составляется РКО.

Исправления в ПКО и РКО не разрешаются, при совершенной ошибке надо оформить новый документ.

Ордера можно оформлять на бумаге от руки или автоматизированным способом.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций. Вести журнал или нет — это добровольное дело организации. Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру.

Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

Кассовая книга

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам. Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме №КО-5 используется если в организации есть старший кассир. В книге отражается передача денег от старшего кассира кассирам. Записи делаются в момент передачи денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.

Печать на кассовых документах

Организация для кассовых документов может кроме основной печати использовать штампы с надписями:

  • касса,
  • для документов,
  • для кассовых документов.

Ответственность

За несвоевременное отражение кассовых операций предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрены штрафы (ст.120 НК РФ) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

  • 10 000 руб. — нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — нарушение обнаружено в разных налоговых периодах;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. — нарушение, которое привело к занижению налоговой базы.

Административная ответственность

Административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ) за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО грозит штрафом организации от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Для должностных лиц тоже могут применяться штрафы:

  • от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
  • от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кассир не является должностным лицом, за его ошибки будет расплачиваться руководитель организации или главный бухгалтер.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2020 году

Что это такое

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим).

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Ставить половину печати на приходном кассовом ордере, а половину на квитанции (как делали раньше) не нужно.

Согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, кассир в конце дня может составить один ПКО на всю сумму, которая поступила в кассу согласно чекам и БСО.

ПКО можно формировать в электронной форме. Такой документ подписывается электронными подписями. Квитанцию в ордеру можно направить на email лица, внесшего наличность.

Читать еще:  Как узнать код ОКОПФ для ООО?

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Бланк ПКО (форма КО-1)

Приходный кассовый ордер (форма КО-1), действующий в 2020 году, утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

Как заполнить ПКО

Инструкция по заполнению бланка приходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2020). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.

В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса»).

Далее указывается код структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:

  • 51 – поступление денег с расчетного счета;
  • 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
  • 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
  • 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
  • 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
  • 90-1 – поступление розничной выручки.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.

В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2020 № 10» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».

В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).

В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.

Обратите внимание, в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Образцы заполнения ПКО в 2020 году

Ниже представлены образцы заполнения бланка приходного кассового ордера в 2020 году:

Поступление денег от покупателей и заказчиков

Обратите внимание! В 2020 году почти все субъекты хозяйственной деятельности обязаны применять онлайн-кассы. Исключения перечислены в статье 2 закона 54-ФЗ от 22.03.2003. Также пока могут не применять кассовые аппараты ИП из сферы услуг без работников. Все остальные при приеме наличных средств за товары, работы или услуги должны не только выписывать ПКО, но и выбивать чеки ККТ.

Нумерация кассовых документов и не только: разъяснения от НБУ

Что указывать в реквизите «№ з/п» ПКО и РКО? Вывод НБУ (письма НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 и от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326) таков — поскольку приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО) оформляются на каждую операцию по приему/выдаче наличности, в реквизите «№ з/п» всегда проставляется единичка — «1» . Реквизит «№ з/п» кассового ордера не обязан совпадать с аналогичным реквизитом Журнала регистрации ПКО и РКО. И точка!

Журнал регистрации. Затронув вопрос: что же указывать в реквизите «№ з/п» ПКО и РКО, НБУ разъяснил и некоторые моменты, касающиеся заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. При этом обсуждения данных разъяснений на бухфорумах показали, что многие задаются вопросом: а можно ли вообще не вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?

Напомним, что приложением 4 к Положению № 148* предусмотрены сразу две формы Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов: № КО-3 и № КО-3а. Причем в примечаниях к форме № КО-3а указано, что «типовые формы КО-3, КО-3а ведутся по решению руководителя» (в примечаниях к прежней форме № КО-3а было указано — «форма ведется на усмотрение руководства вместо ведения Журнала по форме № КО-3»).

Скорее всего, и нынешняя оговорка о том, что формы «ведутся по решению руководителя», свидетельствует лишь о праве предприятия выбрать, по какой форме вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — по форме № КО-3 или № КО-3а. Ведь на то, что Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов должен вестись, указывает п. 33 Положения № 148 причем без оговорок.

Учитывая, что кассовые операции всегда находятся под особым контролем фискалов, — отказываться от ведения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов уж точно не стоит.

Ну а что, если все-таки не вели Журнал регистрации? Какова ответственность? «Опасные» штрафы по Указу № 436/95** за сам факт неведения Журнала фискалы применить не могут. Нет оснований. Применить штраф, к примеру, за неоприходование (неполное и/или несвоевременное) наличности в кассе тут не получится. Ведь оприходованием наличности (п. 11 разд. II Положения № 148) является учет наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании ПКО.

И, что интересно, в этом случае даже админштраф к должностным лицам предприятия применить не могут. Ведь КоАП не устанавливает ответственность за нарушение правил ведения кассовых документов.

Что подтверждают и сами фискалы в категории 109.21 ЗІР.

Но! Если хронология нумерации ПКО и РКО будет нарушена, фискалы могут расценивать этот факт как свидетельство неоприходования или несвоевременного оприходования денежных средств (письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15).

Теперь о том, как вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. В п. 33 разд. III Положения № 148 сказано, что «приходные и расходные кассовые ордеры до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Расходные кассовые ордеры, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются в таком Журнале после осуществления выплат, указанных в расходной ведомости».

По сути, п. 33 требует вести отдельную нумерацию ПКО и отдельную нумерацию РКО. При этом если форма № КО-3а позволяет отдельно вести нумерацию ПКО и РКО, то в отношении формы № КО-3 есть вопросы. Ранее, к примеру, Журналы по форме № КО-3 должны были вестись для приходных и расходных кассовых ордеров отдельно, а Журнал по форме № КО-3а можно было использовать один для регистрации в нем как приходных, так и расходных кассовых ордеров (п. 4.1 Методрекомендаций ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210).

Вместе с тем сейчас фискалы в категории 109.15 ЗІР на вопрос, сколько нужно вести Журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов, отвечают, что:

Читать еще:  Как перерегистрировать кассу на другой адрес?

«субъект хозяйствования одновременно ведет один Журнал регистрации приходных и расходных кассовых операций, в котором регистрирует приходные и расходные кассовые ордеры».

То есть, по мнению налоговиков, достаточно вести всего один Журнал регистрации.

Правда, фискалы не уточняют, какую именно форму Журнала (№ КО-3 или № КО-3а) они имеют в виду. По логике, Журнал по форме № КО-3 нужно вести отдельно для ПКО и отдельно для РКО.

Далее — некоторые моменты по ведению самого Журнала. В отличие от прежних форм № КО-3 и № КО-3а, в новых формах появилась графа «№ з/п». По сути, это просто порядковый номер записи.

НБУ в письме от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 указывает на то, что в реквизите «№ з/п» Журнала регистрации (форма № КО-3а) используется единая сквозная нумерация как для приходных, так и для расходных ордеров. А вот уже в колонках 3 и 7 для приходных и расходных кассовых ордеров будет вестись своя отдельная нумерация. То есть реквизит «№ з/п» в Журнале не должен совпадать с номером расходного/приходного кассового ордера.

Вот как рекомендует НБУ заполнять Журнал по форме № КО-3а (пример приведен в письме от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822(ср. 025069200)):

Обратим внимание на два момента:

1. Раньше в Журнале регистрации по форме № КО-3а ПКО и РКО могли быть записаны в одной строке Журнала. Теперь же, учитывая, что есть реквизит «№ з/п» (колонка 1), предполагается, что для каждого кассового документа должна быть своя отдельная запись.

2. В примере специалисты НБУ занесли сначала подряд все ПКО, а затем все РКО. Хотя на практике так не происходит: до передачи в кассу бухгалтер должен зарегистрировать кассовый ордер, т. е. присвоить ему номер (п. 33 Положения № 148). Наперед он никак не может знать, сколько в конкретный день будет ПКО и какое количество РКО.

Поэтому ПКО и РКО могут быть занесены в Журнал № КО-3а и вразнобой.

Нумерация ПКО и РКО. В письмах НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 и от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 есть еще очень важное и интересное разъяснение. Касается оно нумерации ПКО и РКО. НБУ указывает на то, что нумерацию ПКО (в реквизите «Прибутковий касовий ордер № від «__» ______ 20__року») и РКО (в реквизите «Номер документа») можно осуществлять в хронологическом порядке с начала (!) хоть каждого следующего календарного месяца в порядке возрастания с номера «1». И даже привел пример для ПКО:

01.03.2018 — № 1, № 2, № 3;

02.03.2018 — № 4, № 5, № 6;

30.03.2018 — № 49, № 50, № 51;

02.04.2018 — № 1, № 2, № 3 и т. д.

По мнению НБУ, нумерацию кассовых документов можно начинать сначала с каждого месяца.

Продублирован этот вывод и в письме ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15. Но! Мы бы с осторожностью относились к таким «лояльным» рекомендациям. Ведь Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (как свидетельствует его форма) заводится (!) на год («Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів 20___року»). Поэтому целесообразно (по крайней мере, это вызовет меньше подозрений со стороны проверяющих) вести, как и раньше, сплошную нумерацию кассовых ордеров по году.

Реквизит ««Додатки»/Додаток» в ПКО и РКО. Как указывает НБУ, в этом реквизите указывают документы (номер и дату составления), которые прилагают к кассовому ордеру и которые стали основанием соответственно для:

внесения налички — например: расходная ведомость, приказ на командировку и т. д.;

выдачи налички — например: отчет об использовании средств, выданных на командировку или подотчет, и т. д.;

Заполнение РКО при сдаче наличности в банк. В письме от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 специалисты НБУ дали ответ на еще один волнующий вопрос: кого указывать в поле «Видати» РКО при сдаче наличности в банк? Напомним: в РКО, который оформляется на общую сумму операции (сдача наличности в банк), НЕ заполняются реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума»***, «Підпис одержувача», данные документа, удостоверяющего лицо получателя (п. 32 разд. III Положения № 148). А вот все остальные реквизиты, в том числе и реквизит «Видати», являются обязательными для заполнения.

*** Имеется в виду сумма в поле «Одержав».

Так кого указывать в поле «Видати» при сдаче наличности в банк? Раньше на практике сюда вписывали наименование банка, в который сдавалась наличность. Однако сейчас специалисты НБУ в письме от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 отмечают, что в этом поле нужно вписывать Ф. И. О. кассира, который будет сдавать деньги в банк .

«В случае оформления расходного кассового ордера для сдачи наличности в банк в реквизите «Видати» указывается фамилия, имя, отчество кассира или другого работника предприятия, ответственного за сдачу наличности в банк».

Честно говоря, такие рекомендации удивляют. Ведь деньги выдаются не кассиру «под отчет», а предназначены для передачи банку (для внесения на текущий счет). А что будет, если заполняли это поле «не так»? Считаем, что каких-то нарушений в этом нет. Ведь отрицать факт сдачи денег в банк (если у предприятия будет квитанция к приходному кассовую документу банка) фискалы не смогут.

А если деньги сдаются в банк через инкассаторскую службу? Отметим: выемку наличных денег из ящика РРО для сдачи ее в банк осуществляют с использованием операции «службова видача» (п. 29 разд. III Положения № 148). На такие денежные средства составляют ПКО (кроме случая, когда обособленное подразделение без кассовой книги, проводит наличные расчеты через РРО и/или КУРО и сдает самостоятельно выручку в банк). При этом отметим: поле «Прийнято від…» в ПКО разрешается не заполнять только в кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (п. 32 разд. III Положения № 148). Но случай оприходования наличности из ящика РРО сюда не попадает. А значит, в ПКО должны быть заполнены все реквизиты, включая и «Прийнято від…» (считаем, сюда нужно вписывать Ф. И. О. лица, от которого получили деньги, — менеджер, кассир и т. п.).

В случае с обособленным подразделением без кассовой книги, которое проводит наличные расчеты через РРО и/или КУРО и самостоятельно сдает выручку в банк, для оприходования наличности достаточно сформировать, распечатать Z-отчет и подклеить его к соответствующим страницам КУРО / занести данные РК в КУРО.

При передаче денег на инкассацию составляется РКО (опять-таки, кроме указанного выше исключения). Поскольку в этом случае выручка сдается в банк, то на основании п. 32 разд. III Положения № 148 в таком РКО не заполняются реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документа, который удостоверяет лицо получателя. Все остальные реквизиты должны заполняться. Кого указывать в поле «Видати»? По логике НБУ, сюда нужно вписать Ф. И. О. кассира, который передает наличку для сдачи ее в банк. Но если при сдаче кассиром наличности в банк самостоятельно в этом есть хоть какая-то логика, то при передаче денег сразу инкассаторам указывать Ф. И. О. кассира вообще как-то странно. По-хорошему, в поле «Видати» должно указываться название банка.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector