Настройки кассы для интернет магазина

Онлайн-касса для интернет-магазина

Интернет-магазин — это тоже точка розничной торговли, хоть и виртуальная. И его, так же, как и любую другую торговую точку, федеральный закон 54-ФЗ обязывает отчитываться перед налоговыми органами, передавая информацию ОФД с помощью онлайн-касс.

На первый взгляд всё просто. Но на второй, более пристальный взгляд, здесь остается много вопросов: как и где должна быть установлена касса, как принимать оплату и выдавать чек покупателю, как организовать передачу данных ОФД.

В нашей статье мы вместе с вами найдем ответы на все эти вопросы.

54-ФЗ: требования к интернет-магазинам

Использовать в работе онлайн-кассы интернет-магазины были обязаны еще с 1 июля 2017 года. До 1 июля 2018 года работать без онлайн-кассы позволялось интернет-магазинам, которые использовали в расчетах только электронные платежи (Яндекс Деньги, Qiwi, WebMoney и т.д.). Теперь же устанавливать онлайн-кассу и проводить все операции через нее обязаны все интернет-магазины. Вне зависимости от того, как был оплачен товар, клиенту должен быть выдан чек в электронной или печатной форме, а данные отправлены в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

В некоторых случаях закон 54-ФЗ дает возможность передать ответственность за выдачу чека платежному агенту (например, курьерской службе, доставляющей товар покупателю). Во всех остальных случаях оформить чек должен интернет-магазин в момент оплаты товара.

Кроме того, в 2019 году некоторые категории товаров будут подлежать обязательной маркировке. Речь идет об обуви и одежде, обязательная маркировка которых начнется в России с 1 июля (обувь) и 1 декабря 2019 года (одежда, фототехника, парфюмерия и др.). Проводить маркировку товара без онлайн-касс и специальных приложений по документообороту будет невозможно.

Как выдавать чеки онлайн-магазина?

Согласно требованиям закона 54-ФЗ, покупатель должен получить чек в момент оплаты товара: либо на сайте, либо в пункте выдачи товаров, либо во время курьерской доставки. Оплатить товар клиент может двумя способами: наличными или банковской картой (курьеру при доставке) и безналичным (все остальные удаленные способы, включая электронные деньги, платежи на расчетный счет и т.д.).

Оплата наличными во время доставки

Здесь тоже есть два варианта: когда товар доставляет курьер собственной службы доставки или сотрудник сторонней компании по доставке.

В первом случае всё просто. Ваш курьер принимает деньги у покупателя (наличные или карточкой), и проводит платеж, используя мобильную онлайн-кассу. Например, легкую мобильную смарт-кассу от МТС 5 с встроенным эквайрингом и принтером чеков. Клиент получает вместе с товаром обычный бумажный чек.

Точно так же поступает и сотрудник сторонней службы доставки, правда в этом случае чек (или БСО) выдается клиенту уже от имени курьерской компании. В зависимости от того, в каком статусе выступает курьерская служба (в качестве платежного агента, по договору поручения или по договору комиссии), предъявляются требования к чеку.

В случае платежного агента в чеке или в БСО кроме стандартных пунктов, появляются три дополнительных (на основании ст. 4.7 54-ФЗ):

размер вознаграждения от получателя (общая сумма плюс вознаграждение агента)

наименованием операции (например, доставка)

контакты агента (т.е. компании по доставке).

Также дополнительно указывается, кем принята оплата: платежным агентом, по поручению или по договору комиссии, а также товарная номенклатура в соответствии с требованиями 54-ФЗ: наименование, количество товара и т.д.

Самовывоз

Если товар передается покупателю в пункте самовывоза, и клиент оплачивает его наличными или картой, то в каждом таком пункте выдачи должна быть установлена отдельная онлайн-касса. Чек выбивает сотрудник пункта выдачи и передает его клиенту вместе с товаром.

Важный момент: касса в пункте самовывоза регистрируется именно по адресу этого пункта.

Постаматы (почтаматы)

Постамат (или почтамат) — автоматизированный терминал для выдачи посылок и товаров, купленных в интернет-магазинах. Он оснащен специальным табло, купюроприемником, оборудованием для приема платежей платежной картой и чековым принтером. Сами товары хранятся в специальных ячейках, которые отпираются при внесении оплаты.

Чек печатается после приема оплаты.

Доставка товара почтой (наложенным платежом)

В этом случае, согласно правилам оказания услуг почтовой связи, «Почта России» становится платежным агентом, и выдача чека — ее задача и обязанность. Чек передается покупателю вместе с товаром после оплаты посылки в почтовом отделении.

Безналичная оплата

Если товар оплачивается платежной картой или банковским переводом, то чек отправляется клиенту магазином в электронном виде на номер телефона и электронную почту (статья 1.2 закона 54-ФЗ, пункт 5). Точно так же продавец должен поступить в случае оплаты товара электронными деньгами (WebMoney, Яндекс.Деньги, PayPal и другие): чек отправляется клиенту в электронном виде.

Иными словами, при онлайн-оплате заказа все действия, которые связаны с выдачей чека производит магазин, а службы доставки просто передают оплаченный товар покупателю.

Какая касса нужна для интернет-магазина?

Выбирать контрольно-кассовое оборудование (да, впрочем, любое оборудование) нужно исходя из задач, которые перед вами стоят. Если вы собираетесь использовать кассу только для приема платежей — вам подойдет даже старая кнопочная онлайн-касса или отдельный фискальный регистратор. Но возможности кнопочной кассы сильно ограничены:их нельзя интегрировать с CMS платформами для работы с заказами с сайта, в ее базе может храниться не более 50 единиц номенклатуры товара. Нет возможности поиска товаров в базе по наименованию, не предусмотрена работа с избранными категориями , да и работать с самой базой товаров (вносить новые, удалять старые, изменять цены) придется с помощью компьютера. С такой кассой не получится автоматизировать торговлю.

Фискальный регистратор — тоже простой и недорогой вариант, но ведь по сути – это принтер для печати чека, и его надо куда-то подключать: к ноутбуку, планшету или смартфону с установленной кассовой программой. Плюсуйте к стоимости регистратора стоимость управляющего устройства.

Гораздо интереснее для онлайн-магазина, который планируется развивать, расширять ассортимент, автоматизировать процессы, будет решение использовать в качестве онлайн-касс смарт-терминалы.

Смарт-касса для интернет-магазина

Во-первых, возможности и функционал смарт-кассы гораздо шире, чем функционал кнопочной онлайн-кассы. Например, некоторые смарт-кассы имеют встроенный эквайринг, сканер штрих-кодов. Естественно, присутствует и принтер чеков, и фискальный накопитель. Многие смарт-кассы могут работать от аккумулятора без подзарядки (например, эта модель может работать без подзарядки до 24 часов, а заряжаться от прикуривателя в автомобиле). Это важный плюс, если интернет-магазин осуществляет курьерскую доставку своими силами.

Во-вторых, во многих моделях онлайн-касс (в том числе, МТС Касса) по умолчанию настроен протокол обмена данными. Например, у МТС Кассы возможен обмен данными с 1С, Контур.Эльба, UDS game. Для всех популярных платформ реализован открытый API для интеграции.

В третьих, смарт-терминал прекрасно работает под управлением товароучетной программы, а это существенно расширяет возможности и автоматизирует большинство процессов. С товароучеткой от МТС вы сможете:

Автоматически передавать заказы в кассу. Курьеру не нужно будет самостоятельно формировать чек, забивая в него нужные позиции. Чек формируется из заказа, и курьеру останется только пробить его и выдать вместе с товаром покупателю.

Вести единую облачную базу по остаткам товаров для всех товаров на всех кассах. Изменения в запасах (будь то поступление новых, продажа или списание существующих) в базе будут оперативно отображаться на всех устройствах. Таким образом информация по товарам, ценам и остаткам в кассе каждого курьера всегда будет актуальной

Удаленно контролировать работу касс и курьеров: вы будете знать когда и в какое время товар оплачен, выручку, количество продаж, средний чек, возвраты – все в режиме онлайн

Автоматизировать управление закупками и работу со складом. Вы сможете осуществлять онлайн контроль склада, учитывать остатки, работать с неликвидными товарами, осуществлять возврат товара

Формировать около 40 аналитических отчетов по самым разным направлениям, например, отчеты по продажам, выручке, по среднему чеку, по остаткам товаров и по динамике реализации отдельных товаров и групп.

Управлять акциями и скидочными программами, устанавливать скидки на товары или на группы товаров, начислять бонусы и т.д.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов: 54-ФЗ и применение контрольно-кассового оборудования в интернет-магазине

Начнем со спойлера: применять онлайн-кассу обязаны все интернет-магазины, вне зависимости от организационно-правовой формы и режима налогообложения. Об этом прямо говорит Федеральный закон № 54-ФЗ. Сегодня расскажем о возможных вариантах приобретения, порядке применения и регистрации онлайн-касс.

Если вы представили себе устройство с кнопочками, ящиком для денег и бумажные чеки, разочаруем: ничего этого в 99% случаев не будет. Технологии шагнули далеко вперед, особенно в сегменте e-commerce. В ряде вариантов вы вообще никогда не увидите свою онлайн-кассу – она будет находиться на сервере поставщика услуги. Но обо всем по-порядку.

Что говорит закон

Порядок применения контрольно-кассовой техники регулируется законом 54-ФЗ. Он говорит нам о том, что предприниматель обязан приобрести, зарегистрировать и применять в работе онлайн-кассу. Для начинающих бизнесменов и тех, кто опоздал: с 1 июля 2019 года применять кассы должны все. Время отсрочек и переходных периодов прошло. Поэтому, если вы собрались открывать интернет-магазин, касса потребуется по умолчанию и нечего рассуждать.

Исключения сделали для:

• предпринимателей, продающих товары собственного производства. Важное уточнение: под собственным производством понимаются товары ручной работы. Если вы купили линию по изготовлению брусчатки и начали ей торговать, касса понадобится;
• сферы оказания услуг населению. В этом случае можно не выдавать кассовые чеки, хватит и БСО – бланков строгой отчетности. В простонародье – товарных чеков и подобных им документов (например, БСО “Экскурсионная путевка”).

Во всех случаях речь идет только об индивидуальных предпринимателях, не имеющих наемных работников (№ 129-ФЗ от 6.06.2019 “О внесении изменений в “Федеральный закон о применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации””)

Остальные обязаны:

• купить кассовый аппарат, соответствующий требованиям законодательства;
• зарегистрировать его в установленном порядке в налоговых органах;
• вступить в договорные отношения с ОФД (оператор фискальных данных);
• передавать информацию в ФНС через сеть интернет;
• выдавать покупателю кассовые чеки нового образца (формата фискальных документов).

Как работает онлайн-касса интернет-магазина

Принцип работы онлайн-касс

Главное отличие интернет-ККТ от касс старого образца в том, что они передают фискальные данные в Федеральную налоговую службу через всемирную паутину. Раньше вся информация до поры до времени хранилась во внутренней памяти ККТ – ЭКЛЗ.

Передача информации не осуществляется в налоговую напрямую, для этого есть промежуточное звено – оператор фискальных данных (сокращенно – ОФД). На его серверах и хранятся фискальные данные: кассовые чеки, отчеты о закрытии и открытии смен и прочие документы.

В кассе есть и свое запоминающее устройство – фискальный накопитель. Он хранит текущую информацию, а также подписывает фискальные документы электронной подписью.

Фискальный накопитель версии 1.1

Электронные чеки можно отправить не только налоговикам, но и самому покупателю. Это важно в контексте статьи. Интернет-магазинам, не имеющим ПВЗ и принимающим оплату исключительно через сайт, могут ограничиться отправкой цифровых кассовых чеков.

Что с интернет-магазинами

Вообще законодательного разделения на обычную и интернет-торговлю нет. Правила игры для всех одни и те же. Правда, есть термин “дистанционная торговля”. Никаких привилегий это не дает, есть только небольшие различия в способах оплаты и выдачи чека, о которых расскажем ниже.

Все интернет-магазины, принимающие оплату от физических лиц (нал и безнал), должны делать это с использованием онлайн-касс.

Исключения сделаны только для предпринимателей, которые не берут деньги от покупателей сами, а делают это через платежного агента. В роли такового может выступать сторонняя курьерская служба (за исключением собственной службы доставки), “Почта России” и так далее. В этом случае деньги принимает платежный агент – он и обязан выдать покупателю кассовый чек.

Немного о самом чеке. Если покупатель платит картой на сайте и не взаимодействует с продавцом напрямую, закон позволяет ограничиться электронным чеком. Он должен быть отправлен на номер телефона или email клиента не позднее 5 минут с момента получения денег. Но это – только в случае онлайн-расчетов.

Если человек рассчитывается в пункте выдачи, оффлайн-магазине, или через курьера, продавец обязан выдать “живой” бумажный чек. Это прописано в статье 1.2 п. 5 Федерального закона № 54. Вот выдержка:

“. при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия и применением устройств, подключенных к сети “Интернет”, обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия, обязаны обеспечить передачу покупателю кассового чека электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем до совершения расчетов. ”

Если упростить: имеете возможность выдать бумажный чек – выдавайте. Нет такой возможности – вполне достаточно электронной копии. В распечатанном виде она имеет ту же юридическую силу, что и чек, распечатанный кассовым аппаратом.

Пример электронного чека

Варианты онлайн-касс для интернет-магазинов

Облачные онлайн-кассы

Облачные кассы – лучшее на данный момент решение для интернет-магазинов. Суть в следующем: вы ничего не покупаете, а просто подключаете к сайту онлайн-кассу в виде SaaS-услуги. Кассовый аппарат и фискальный накопитель в этом случае – компьютерная программа, установленная в дата-центре поставщика. Вы интегрируете ее с сайтом, расчетным счетом, системой оплаты и начинаете торговлю. Облачная касса в автоматическом режиме отправляет электронные чеки в налоговую и покупателю при каждой транзакции.

Отсюда вытекает системный минус виртуальных касс – невозможность выдачи бумажного чека при оплате в пункте выдачи. Для этого есть другое решение – более универсальное.

Единая касса для сайта интернет-магазина и пункта выдачи

Решение представляет собой универсальный комплект: кассовый аппарат, интегрированный с сайтом и облачный модуль. Сама касса физически находится в оффлайн-магазине или на пункте выдачи. При этом устройство может принимать оплату на сайте и отправлять электронные чеки.

Одно из лучших решений на рынке ККТ – ЕКАМ.Онлайн. Позволяет завести на одно устройство несколько сайтов и пункт выдачи заказов. Еще один плюс – легкая интеграция со всеми популярными движками, CMS и API. Вот некоторые из них:

Для регистрации кассы для интернет-магазина в ЕКАМ.Онлайн введите ваш email в форме ниже.

Обычная онлайн-касса, интегрированная с сайтом

Мы неспроста поставили это решение на последнее место. Оно подойдет далеко не всем интернет-магазинам в силу некоторых особенностей. Но сначала о том, как это работает.

Схема такая: вы приобретаете кассовый аппарат с возможностью подключения к сайту. Такие варианты предлагают все ведущие производители: “Атол”, “Эвотор”, “Меркурий” и другие. После этого устройство нужно интегрировать с самим интернет-порталом, а также расчетным счетом и системой оплаты. Устройство будет принимать платежи и отправлять чеки в автоматическом режиме. А теперь минусы:

• трудности интеграции. Из-за большого количества различных платформ для создания сайтов интернет-магазинов не все кассы будут корректно работать в каждом конкретном случае. Возможны различные глюки и сбои в работе;
• высокая стоимость оборудования;
• сложности подключения такой кассы к нескольким сайтам. Как правило, решение работает в одноканальном режиме.

По этим причинам такой способ можно рекомендовать магазинам с уклоном в оффлайн-торговлю, но с возможностью заказа товаров через интернет-сайт. Если вы присутствуете только в онлайне и владеете несколькими сайтами, которые нужно завести на одну онлайн-кассу, такое решение не подойдет.

Варианты приобретения кассового аппарата

Покупка в собственность

Хорошее решения для долгосрочного проекта. Вы приобретаете кассу в одной из специализированных организаций, регистрируете ее и начинаете работать.

Плюсы:

• вы не ограничены договорами аренды и прочими условиями;
• кассу можно в любой момент продать, обменять или подарить;
• кассу можно поставить в пункте выдачи заказов и печать бумажные чеки;
• отсутствует арендная плата. Один раз заплатили и больше никаких расходов.

Покупка онлайн-кассы в собственность

Минусы:

• это относительно дорого. Правда, затраты со временем окупаются из-за отсутствия платежей по аренде;
• за оборудование, его техническое состояние и работоспособность отвечаете вы;
• если бизнес приходится закрывать, кассу надо продать. От арендованного устройства можно просто отказаться в любой момент.

Аренда онлайн-кассы

Неплохой вариант для стартапа или разового проекта. Правда, им с успехом пользуются и на постоянной основе.

Достоинства:

• не требуется большой бюджет на старте. Средняя стоимость аренды кассы – 1500 рублей. Новое устройство обойдется куда дороже – примерно в 17 тысяч;
• кассовый аппарат можно в любой момент вернуть обратно поставщику. Бизнес не пошел, поменялась бизнес-модель, нет проблем: отдаем устройство собственнику и забываем о нем навсегда;
• все заботы по техническому обслуживанию лежат на арендодателе.

Недостатки:

• в итоге это получается дороже, как и при любой аренде. Попользоваться полгода-год – ок. Но если проект долгосрочный, все-же лучше купить кассовый аппарат в собственность;
• вы не являетесь хозяином кассы и не можете передать ее третьему лицу;
• если неверно составить договор аренды, платить придется даже если бизнес давно закрылся.

Зарегистрируйтесь в ЕКАМ.Онлайн и испытайте все бесплатно.

Покупка и регистрация онлайн-кассы

Алгоритм действий не зависит от того, какой вариант вы выбрали: облачную кассу, “живое” устройство или универсальное решение. Порядок действий один.

1 – Покупка кассового аппарата

Самый простой и безболезненный этап. Находите подходящее по цене устройство, оплачиваете его стоимость и забираете кассовый аппарат.

На что обратить внимание:

• касса должна соответствовать специфике бизнеса;
• количество сайтов интернет-магазинов, которые можно одновременно подключить к устройству;
• интеграция с популярными платформами – чем больше движков и API поддерживает касса, тем лучше;
• возможность подключения вспомогательных устройств, например, сканеров штрих-кода;
• онлайн-касса должна быть включена в реестр ККТ налоговой службы.

2 – Получение ЭЦП

Электронная цифровая подпись понадобится для регистрации в налоговой. Кроме этого признак проставляется на каждом фискальном документе.

Получить ЭЦП можно в удостоверяющих центрах из реестра Минкомсвязи. Стоимость услуги – от 1500 рублей, срок изготовления – 105 рабочих дней. Есть несколько видов ЭЦП, но для работы с онлайн-кассами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

3 – Регистрация в налоговой

Можно пойти двумя путями: нанести личный визит к налоговикам, либо сделать все через личный кабинет на сайте ФНС. Второй способ быстрее и удобнее. Для регистрации облачных касс подойдет только онлайн-регистрация.

4 – Заключение соглашения с ОФД

Делается исключительно через интернет. Услуги оператора не бесплатны. Годовое обслуживание обойдется в 3 тысячи рублей. Важный момент: оператор должен быть включен в реестр налоговой службы. С актуальным списком можно ознакомиться на сайте ФНС.

“Непросто это” – наверняка скажете вы. Да, если заниматься всем самостоятельно, это действительно сложновато. Однако, в большинстве случаев продавцы онлайн-касс берут всю работу на себя. В компании “ЕКАМ” вы получаете помощь в регистрации кассы, получении ЭЦП и заключении соглашения с ОФД.

Как работать с кассой, если вы продаете товары и услуги через интернет

Если ваш интернет-магазин продает одежду, цветы, выпечку и другие товары, вам нужна касса, чтобы выдавать чек покупателю. Если на сайте вы предлагаете услуги и принимаете предоплату, нужно два чека. Разберемся, как работать с кассой тем, кто предлагает товары и услуги в интернете, но не имеет на своем сайте встроенную платежную систему вроде Яндекс.Кассы или Робокассы.

Как интернет-магазин принимает платеж? От этого зависит работа на кассе

Принимать оплату от клиента можно разными способами:

• банковской картой или электронными деньгами;
• наложенным платежом;
• по реквизитам через отделение банка или онлайн-банк;
• через курьера или при оказании услуг на выезде.

Первый способ оплаты — банковской картой или электронными деньгами — подходит для крупных интернет-магазинов. Они продают часто и много, поэтому автоматизируют процесс оплаты. Для этого встраивают в сайт специальные программы для расчетов с банковской карты через Робокассу, PayPal и другие платежные системы.

Автоматизация платежей на маленьких интернет-площадках — редкость. Поэтому расскажем, как применять кассу при остальных трех способах оплаты.

Если клиент платит через онлайн-банк, электронный кошелек или банковской картой на вашем сайте, то онлайн-кассу нужно применять с 1 июля 2018 года. А если клиенты оплачивают через отделение банка или банкомат, то применять онлайн-кассу нужно с 1 июля 2019 года.

Оплата наложенным платежом

Когда вы отправляете заказ наложенным платежом по почте, кассовый чек нужно выдать в почтовом отделении. В этом случае вашему магазину касса не нужна, потому почта — платежный агент и обязана печатать чеки сама (Письмо Минфина от 15.09.2017 № 03-01-15/59689).

Оплата по реквизитам через отделение банка или онлайн-банк

После оформления заказа вы отправляете покупателю (физлицу) квитанцию с реквизитами своей компании. Клиент идет в банк и оплачивает покупку по квитанции. Или перечисляет деньги через онлайн-банк.

С 1 июля 2019 года при дистанционных расчетах на кассе нужно создавать два чека: первый, когда деньги поступят на счет, и второй при отгрузке, когда передадите товар в службу доставки или своему курьеру. Требование относится ко всем расчетам, в которых есть предоплата (аванс).

Первый чек создайте на предоплату, когда загрузите банковскую выписку и поймете, от какого клиента и за какой товар пришел платеж. Чек можно формировать до конца следующего рабочего дня после того, как клиент перевел деньги.

• В чеке указываете признак «Предоплата 100%», если клиент заплатил сумму полностью.
• Указываете признак «Предоплата», если покупатель заплатил часть суммы.
• Указываете признак «Аванс» при оплате за неизвестную пока услугу или товар. Подробнее

Передать чек клиенту можно одним из двух способов. Если есть номер телефона или электронная почта покупателя, достаточно электронного чека. Если контактов нет, выдайте бумажный чек при первой встрече с покупателем (п. 5.3. ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Второй чек создайте при отгрузке. В чеке укажите признак способа расчета — «полный расчет», способ оплаты «зачет аванса». Второй чек можно не печатать и отправить клиенту в электронном виде.

• Если в офисе мало места, подойдет мобильная касса MSPOS-K.
• Если достаточно места, удобно использовать моноблоки Контур.Сигма или MSPOS Т-Ф. У них большой цветной экран, печатающее устройство встроено внутрь, и вам не будут мешать провода.
• Если в офисе вы постоянно работаете на компьютере (ноутбуке или планшете), на него можно установить кассовую программу, чтобы формировать чеки, не отходя от одного рабочего места к другому. К компьютеру нужно подключить принтеры чеков, например Вики Принт 57Ф, Атол 11Ф или Атол 55Ф.
• Если не хотите подключать принтер чеков к компьютеру, подсоедините к POS-терминалу MultiPOS-X9 или Атол Optima.

Продажа через курьера или оказание услуг на выезде

Новый законопроект разрешает использовать кассу не на месте расчета с покупателем, а удаленно (№ 682709-7 от 08.04.2019). Проект уже одобрен Советом Федерации и ждет подписи президента. Поэтому опишем, как работать по-новому, с учетом поправок.

Курьер привозит покупателю товар и имеет при себе кассу. Или сотрудник с кассой приезжает к клиенту, чтобы оказать услуги. Например, маникюр, клининг, массаж, сантехнические работы и другие виды услуг.

Курьер вручает клиенту покупку, проводит платеж через кассу и выдает чек. Для этих целей используйте мобильные кассы, которые работают от аккумулятора. Они легкие, по размеру чуть больше смартфона, так что без труда помещаются в рюкзачок.

• Если у клиента наличные, используйте мобильную кассу MSPOS-K;
• Если у клиента может быть и наличка, и безнал, выбирайте модель MSPOS-E-Ф. В нее встроен терминал эквайринга для оплаты картами.

Курьер приезжает к клиенту с товаром (или сотрудник оказывает услуги), а чек формирует касса, установленная в офисе.

Курьер вручает клиенту покупку и получает деньги. Одновременно он отправляет информацию на кассу в офисе, чтобы она сформировала чек (например, звонит сотруднику, который работает с кассой). Если клиент сообщил номер телефона или адрес электронной почты, электронный чек придет ему сразу, бумажный чек можно не выдавать.

Еще вариант: курьер может показать клиенту QR-код чека, чтобы по нему можно было найти чек самостоятельно в приложении ФНС. У интернет-магазина должно быть приложение, которое позволяет отправлять QR-код, а на смартфоне клиента — приложение ФНС, которое считывает QR-коды (GooglePlay и App Store).

• Если тесное помещение, выбирайте мобильную кассу MSPOS-K.
• В других случаях используйте стационарные решения: моноблоки Контур.Сигма и MSPOS Т-Ф или подключенные к вашему компьютеру принтеры чеков.
• POS-терминалы MultiPOS-X9 или Атол Optima подойдут, если не хотите превращать компьютер в кассу — на POS-терминале формируете чек и отдаете команду принтеру напечатать его. Какие-то модели принтеров выводят чеки быстрее, какие-то чуть медленнее, в одних чек отрывается сам, а в другие его нужно аккуратно отрывать самому. Посмотреть принтеры чеков.

Курьер — не ваш сотрудник.

Возможно, вы отправляете товары через службу курьерской доставки. Тогда применять кассу обязана эта служба, а не вы. Кто принимает деньги от клиента, тот и несет ответственность за нарушение, если кассу не применил.

Как работать интернет-магазинам с онлайн-кассами в соответствии с 54-ФЗ

Если интернет-магазин принимает оплату за товары или услуги, то с 1 июля 2018 года он обязан выдавать кассовый чек в соответствии с 54-ФЗ.

Уже давно не новость, что офлайн-магазины, в которых мы совершаем покупки обзавелись онлайн-кассами. Целый год магазины перестраивали работу и отлаживали новую систему взаимодействия с ФНС (Федеральная налоговая служба).

Что было в 2017 г: небольшим магазинам выгоднее было закрыться, был дефицит фискальных аппаратов, настройка и установка программ проходила сложно для предпринимателей, не везде бесперебойно принимал интернет.

Настала очередь для онлайн-торговли. С 01.07.2018 соблюдение закона становится обязательным для всех. Большинство проблем, которые были у “первопроходцев” уже решены. С 1 июля 2018 г настала перестройка механизма торговли для онлайн-магазинов. Мы раскроем в этой статье возможные схемы оплат.

Как должна работать онлайн-касса в интернет-магазине:

1. Покупка и передача денег продавцу должна проводиться по зарегистрированной онлайн-кассе.
2. Покупка подтверждается у оператора фискальных данных (ОФД) через интернет в режиме реального времени.
3. ОФД проверяет фискальный признак чека, удостоверяет его и сохраняет в архиве.
4. Получив подтверждение от ОФД в течение 5 минут, касса выводит чек в электронном виде для клиента в онлайн-магазине.
5. ОФД раз в сутки передает архив чеков в налоговую.

Штрафы:

За год штрафные санкции за несоответствие правилам онлайн-продаж выросли на 50% . Каждый покупатель может проверить легальность QR-код чека и по желанию отправить жалобу в ФНС. Такие покупатели и будут отчасти являться налоговой проверкой торговой точки.

По старой привычке русского менталитета обойти закон будет невыгодно. Сумма штрафов значительно превышает расходы на внедрение онлайн-касс.

Нарушение	Ответственные за нарушение
	Физические лица	Юридические лица
За отсутствие ККТ	10 000 рублей	30 000 рублей
За повторное нарушение закона	дисквалификация на 1-2 года	Приостановка деятельности на 90 дней
За применение несоответствующей требованиям контрольно-кассовой техники	1500-3000 рублей	5 000 – 10 000 рублей
За непредставление информации в налоговые органы или нарушения сроков	1500-3000 рублей	5 000 – 10 000 рублей
За отсутствие печатного или электронного чека	2 000 рублей	10 000 рублей

Как работать без кассы?

Есть два способа организовать оплату на сайте без кассы:

Служба доставки

Служба доставки по закону может заменить онлайн-кассу. Вам нужно будет передать товар курьеру. Он в свою очередь довозит заказ до покупателя. Пробить чек обязана служба доставки. Если заказ делится на две оплаты, одну часть оплачивают в интернет-магазине, другую часть при получении курьеру. Тогда покупатель должен получить два чека. Пробитые заранее чеки не действительны. Чек подтверждается у оператора ОФД и далее передается в налоговую. Курьерская служба привозит вам деньги за заказ. Поэтому выберите службу доставки у которой организованы онлайн-кассы у курьеров.

Интернет-банкинг

Интернет-банкинг — это дистанционный доступ к банковскому счету через мобильный банк. Если оплата происходит безналичным расчетом, то чек не требуется. Покупатель заходит в мобильный клиент-банк и оплачивает заказ напрямую на расчетный счет. В этом случае ККТ не используется. Вам не нужно будет покупать онлайн-кассу и подключаться к оператору ОФД. Но у вас пропадает возможность автоматически выставлять счета покупателю.

Как работать с кассой?

Первым делом задумайтесь над технологическими нюансами:

Как в момент покупки покупатель будет получать электронный чек?

Данные Покупателя можно получить через заполнении анкеты при регистрации на сайте или в момент покупки при оформлении заказа. Не забудьте о согласии с обработкой персональных данных.

Как связать электронную почту или номер телефона покупателя с электронным чеком?

Для этого потребуется интегрировать сайт и систему обработки заказов. Необходимые интеграционные решения уже есть в продаже.

Платежный агрегатор или эквайринг

Платежный агрегатор (ПА) — это программы, которые являются посредником между платежными системами, покупателем и продавцом. Они собирают онлайн-средства, чтобы в последующем передать их продавцу на расчетный счет. Вам нужно будет взять в аренду или купить кассу с фискальным накопителем, заключить договор на передачу данных с ОФД. Зарегистрировать кассу в ФСН. Выбрать и подключить платежный агрегатор. Если задействовано много систем оплат, то вероятность, что покупатель осуществит покупку увеличивается. Списки платежных систем постоянно растут и ПА их постоянно пополняют. Интернет-магазины пытаются добиться, чтобы платежные агрегаторы применяли онлайн-кассы. Но пока это незаконно. И обязательно учтите, что ПА не работают за бесплатно, они получают оплату за процент с продажи или за абонентскую плату.

Покупка онлайн-кассы

Это стандартный вариант для онлайн-магазинов, которые вплотную планируют работу более одного года, чтобы вложенные финансы в онлайн-кассу и интеграцию могли окупиться. Вам нужно будет приобрести кассу с фискальным накопителем. Зарегистрировать на сайте налоговой. Заключить договор на обработку фискальных данных с оператором ОФД. Выбрать программу и интегрировать кассу с программой интернет-магазина. Обеспечить бесперебойную работу кассы и интернета 24/7. Позаботиться о дополнительном резервном подключении. Есть риски неработоспособности кассы из-за небольшого пропускного количества заказов. Если количество заказов больше, чем 12 чеков в минуту, то лучше установить несколько касс.

Аренда кассы

Подходит для тех, кто не хочет покупать ККТ. Нужно будет оплатить аренду кассы и программного обеспечения. Заключить договор на обработку фискальных данных с ОФД. Интегрировать кассу с учетной системой или платформой интернет-магазина. Это менее надежный способ работы интернет-магазина с ККТ, чем через платежный агрегатор. И по расходам ненамного дешевле, чем покупка ККТ.

Сколько касс должно быть в интернет-магазине?

По мнению налоговиков, одну ККТ можно использовать при расчетах в офлайн-точке и для расчета в интернете. Адрес или адрес сайта нужно указать в заявлении при перерегистрации ККТ.

Есть два варианта по количеству касс:

Установить одну кассу на офлайн-магазин. Интернет-магазин может использовать одно устройство и для физических расчетов, и для приема оплаты через интернет. Выбирайте функциональную модель, которая помогает фискализировать поток оплат с сайта и оплаты офлайн-магазина.

Есть мудрая поговорка: “Не клади все яйца в одну корзину”, которая напоминает, что при замене или поломке одной кассы все точки продаж окажутся без фискализации и должны будут остановить торговлю до решения проблемы, а на деле терять покупателей.

Установить несколько касс, тем самым распределить потоки трафика. Для обработки онлайн-продаж нужно будет настроить: распределение входящих запросов на оплату через Интернет, интеграцию сайта с платежным сервисом, обеспечить функционирование кассы в режиме 24 часа и сервисное обслуживание. Можно дополнительно арендовать кассу для расчетов за покупку с помощью электронных средств платежа в Интернете и приобрести стационарную кассу для расчетов в физическом магазине.

Если у вас собственная курьерская служба и оплату вы принимаете в момент передачи, то у каждого курьера должна быть касса.

Закон, изменяющий принципы работы с контрольно-кассовой техникой, действует уже с 1 июля 2018 года для всех. Вообще государство сильно закручивает гайки, но эти гайки меняться не будут ближайшие пятилетки. Поэтому торговля адаптируется под новые условия.

Помните основные правила:

1. Касса должна работать бесперебойно.
2. Чек пробивается всегда в момент оплаты.
3. Все данные передаются в ФСН.
4. Любой покупатель может проверить свой чек и запросить удобный способ его получения.

Если одна ККТ используется для офлайнового и инернет-магазина: какие контакты точки продаж должны быть указаны в кассовом чеке

При использовании одного кассового аппарата интернет-магазином и офлайновой точкой продаж возникает вопрос с корректным указанием в чеке ККТ координат хозяйствующего субъекта. Изучим то, как предписывает решать данный вопрос законодательство.

Суть проблемы

Законодательство РФ не содержит запретов на использование одной онлайн-кассы для расчетов офлайн и онлайн одновременно (Письмо Минфина РФ от 20 июля 2017 г. N 03-01-15/46230 – ТЕКСТ) — при условии, что расчеты осуществляет одно юридическое лицо (или ИП). Однако, в этом случае возникает ряд вопросов:

1. Какие контактные сведения сообщать владельцу онлайн-кассыв ФНС при регистрации ККТ — адрес магазина или сайт его онлайнового подразделения?

1. Какие контактные сведения должны указываться в чеках, выдаваемых покупателю?

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Попробуем определить ответы на данные вопросы, проанализировав положения двух основополагающих нормативных актов, которые регулируют расчеты с применением онлайн-касс — Закона № 54-ФЗ и Приказа ФНС России от 21.03.2017 года № ММВ-7-20/229@ (ТЕКСТ).

Контакты ККТ при регистрации в ФНС

При заполнении регистрационной формы для передачи в ФНС данных об онлайн-кассе пользователь указывает:

1. Адрес расположения кассового аппарата (в соответствии со справочником ФИАС).

Здесь все очевидно: приводится адрес помещения, в котором осуществляется пользование онлайн-кассой. Указать придуманный адрес в данном случае не получится: в ФИАС все сведения официальные.

1. Адрес места продаж — офлайнового и онлайнового.

• юридический адрес магазина;
• сайт магазина.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Адрес магазина и его сайт можно указать и одновременно. Дело в том, что реквизит «Место расчета» (по Приказу ФНС № ММВ-7-20/229@ ему соответствует тег 1187) может иметь длину до 256 знаков. Скорее всего, этого будет достаточно для указания и юридического адреса магазина, и его сайта.

При этом, адрес и сайт следует разделить знаком «;». Можно указать и несколько сайтов магазина.

Нужно отметить, что закон не содержит запрета и на указание в качестве адреса расположения ККТ адреса магазина, а в качестве контактного — только сайт (один или несколько). Но прежде чем делать это — рекомендуется, конечно, дождаться разъяснений от ФНС либо проконсультироваться в ближайшем его территориальном подразделении.

Другой вопрос — каким образом контактные данные продавца отражаются на кассовом чеке, который печатается для покупателя.

Контакты на чеке для покупателя

Определение перечня соответствующих контактов зависит от того, кто является покупателем — посетитель офлайнового магазина, или человек, купивший товар онлайн.

В первом случае покупатель обязательно получает кассовый чек с обоими «контактами» магазина — адресом расположения ККТ и контактным «местом расчета». В данном случае обеспечивается предписание п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Покупатель в «офлайне» получает максимально подробную информацию о месте расчетов.

Во втором случае — когда расчеты производятся онлайн, ни один из указанных реквизитов не нужно обязательно отражать в электронном кассовом чеке для покупателя. Это следует из регламентов, прописанных в Приказе ФНС РФ № ММВ-7-20/229@. Вместе с тем, данные реквизиты должны обязательно передаваться в ОФД — в установленном формате. Однако, для покупателя они остаются «невидимыми».

На основании п. 7 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ продавец вправе включить в кассовый чек реквизиты, не предусмотренные регулирующими нормативами. Пример такого реквизита — адрес сайта магазина, если владельцу интернет-магазина все же не слишком удобно отражать в чеке реквизиты по форматам «адреса» и «места» продаж.

Однако, при формировании офлайновых чеков, скорее всего, придется придерживаться форматов, утвержденных указанным Приказом ФНС РФ. Да, возможно, одновременное отражение адреса магазина и сайта будет выглядеть на чеке не слишком эстетично, но таковы требования сразу 2 нормативных актов. При этом, при необходимости владелец ККТ может настроить в дополнение распечатку на чеке любых других контактных данных (или хотя бы текущего сайта — большими буквами, чтобы они были хорошо видны на фоне чека). Это возможно благодаря норме, отраженной в п. 7 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.