Кто утверждает штатное расписание в ООО?
Штатное расписание: кто составляет, утверждает и делает его проверку на предприятии. Ответственные лица — разные!
Штатное расписание является важным нормативным документом. Он включает в себя структурные подразделения, имеющиеся на предприятии должности, профессии, специальности и оклады работников.
Как быть, если в организации директор и бухгалтер — одно лицо? Что делать, если необходимо изменение в документе? Кем проводится проверка? Об этих аспектах и об особенностях данного документа и о том, кто этим занимается мы и поговорим в статье ниже.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !
Лица, ответственные за составление
Составлением данного документа на предприятии должен заниматься любой специалист, на которого возложена данная обязанность руководящим лицом. Расписание может делать: сам руководитель организации, экономист по труду, главный бухгалтер, юрист или специалист-кадровик.
ВАЖНО! Вне зависимости от того, кто разрабатывает этот документ на предприятии, официально за штатное расписание всегда отвечает либо руководитель, либо главный бухгалтер. Только эти лица имеют право подписывать документ.
Об особенностях составления штатного расписания для ООО и ИП читайте в нашем материале.
Кем проводится проверка?
В первую очередь, инспектора интересует следующая информация:
- Размер окладов среди сотрудников одного уровня. Дело в том, что заработная плата работников одной занимаемой должности, не должна разниться.
- Трудовой стаж работающих на предприятии.
- Количество трудящихся по совместительству и др.
О правильной структуре штатного расписания рассказано в этой статье, а здесь вы найдете бланк документа.
Кем утверждается?
Штатное расписание вступает в юридическую силу только на основании приказа, который подписывает руководящее лицо. Поэтому, директор несёт полную ответственность за утверждение этого документа.
Расписание устанавливают в следующие сроки:
- Работодатель вправе сам регулировать сроки и периоды его изменения.
- Если на протяжении года документ подвергался каким-либо корректировкам, то с началом следующего календарного года, утверждают новое расписание.
О том, как утвердить штатное расписание на год, читайте тут.
Что делать, если необходимо изменение в документе?
Изменения в штатное расписание утверждаются на основании приказа, подписанного руководителем. Далее, сотрудники отдела кадров вносят в документ соответствующие изменения, прописанные в приказе. Таким образом, полная ответственность приходится на руководителя организации.
Наименование должностей и новые оклады обозначаются сначала в приказе, а затем в расписании. Кадровики предварительно ознакамливаются с приказом под подпись.
Как правило, от даты выпуска приказа о внесении изменений в расписание до даты вступления этих изменений в силу, проходит какой-то срок. Потому что, зачастую, следом за поправкой расписания, следует поправка трудовых договоров.
О том, как ввести новую должность в штатное расписание, вы узнаете здесь.
Как быть, если в организации директор и бухгалтер — одно лицо?
Если фирма небольшая, то руководитель в организации зачастую параллельно со своей основной деятельностью ведет бухучет. Совмещать руководство организацией и бухгалтерский учет, возможно в следующих случаях:
- Если предприятие малого или среднего масштаба, где общая численность работников не превышает 250 человек.
- Годовая выручка составляет около 500 млн руб. и около 1 млрд руб. (без НДС). Для ведения самостоятельного бухгалтерского учета, необходимо оформить приказ о принятии должностных функций бухгалтера на себя.
Если бухгалтер в организации имеется, и директор намерен только лишь исполнять его обязанности на время отсутствия (к примеру, в связи с болезнью или отпуском), то действовать нужно следующим образом:
- Необходимо оформить дополнительное соглашение для трудового договора директора, где стоит указать:
- что руководитель будет совмещать должностные обязанности (свои и бухгалтера);
- срок совмещения (например, на время декретного отпуска);
- размер требуемой доплаты за функцию совмещения.
- Составить приказ о совмещении должностей.
Если в расписании уже присутствует должность бухгалтера, то при совмещении трудовых обязанностей, директору будет начисляться соответствующая плата, отраженная в соглашении.
Составление и контроль штатного расписания — большая ответственность для сотрудника предприятия, поэтому данные функции официально возложены на главу фирмы. Этот документ представляет собой лицо компании перед инспектором по труду, перед налоговыми органами, при решении трудовых вопросов в судебном порядке, и потому, требует внимательного к себе отношения и может быть доверен только профессионалу своего дела.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !
Кто утверждает штатное расписание: нормы права РФ
В России организации должны располагать специальными принятыми документами, в которых прописан порядок утверждения граждан на должность. Многих людей интересует вопрос, кто утверждает штатное расписание в РФ. Ответ содержится в правовых нормах.
Какая информация заключена в штатном расписании
В более узком смысле – это укомплектование кадрами, это то, что заставляет определенного человека выполнять конкретные трудовые обязанности. Оно необходимо для осуществления различных управленческих и неуправленческих действий в организации.
Важность документа заключается:
- Это помогает в поиске эффективной и действенной рабочей силы, чтобы заполнить различные должности в организации.
- Он повышает производительность организации, назначая правильного человека на правильную работу.
- Это облегчает выявление кадровых потребностей организации в будущем.
- Это обеспечивает непрерывное выживание и рост организации посредством планирования преемственности для руководителей.
- Он развивает кадры, чтобы занимать руководящие должности в организации.
- Это обеспечивает обучение и развитие людей, работающих в организации.
- Это помогает организации оптимально использовать человеческие ресурсы.
Таким образом, кадровое обеспечение повышает моральный дух сотрудников и удовлетворенность работой. Также это помогает высшему руководству определить потребности в рабочей силе в результате продвижения по службе, перевода, текучести кадров, выхода на пенсию существующих сотрудников.
Кадровый процесс делает упор на оснащении организации точным количеством людей в нужное время и в нужном месте, что помогает организации эффективно достигать своих целей.
Кадровый процесс включает в себя ряд шагов, которые обсуждаются в разделах документа:
- Планирование рабочей силы: широко известное, как планирование человеческих ресурсов — это процесс прогнозирования спроса фирмы и предложения компетентной рабочей силы в достаточном количестве в будущем.
- Набор персонала: это влечет за собой поиск, стимулирование и получение как можно большего количества заявлений от подходящих и компетентных кандидатов.
- Отбор: это решающий этап кадрового процесса, который включает в себя различие между кандидатами, с тем чтобы определить и выбрать кандидата, который наилучшим образом соответствует квалификации и требованиям вакантной должности.
- Размещение: распределение звания и ответственности отобранному кандидату.
- Ориентация и индукция. После размещения следующим шагом является предоставление новому сотруднику информации, необходимой ему для комфортного и эффективного функционирования в организации. Индукция — это процесс введения новых рабочих на работу и в организацию.
- Обучение и развитие. На этом этапе новые участники проходят обучение для приобретения определенных навыков. Развитие подразумевает возможности обучения, разработанные организацией, для обеспечения роста сотрудников.
- Оценка эффективности: рациональная оценка эффективности работы сотрудника с учетом четких критериев.
- Управление карьерой: это процесс, в котором человек понимает и изучает новые навыки и интересы, и использует их для улучшения своей организации и самого себя.
- Компенсация: элемент относится к вознаграждению, которое получает человек в обмен на его или ее вклад в организацию.
Кадровый процесс признает значимость каждого человека, нанятого организацией, поскольку работа каждого человека поддерживает организацию. Приобретение хорошего персонала — сложная задача, потому что от этого зависит успех организации, поэтому процесс должен выполняться внимательно.
Высшие должностные лица организации должны знать о национальном трудовом законодательстве, которое применяется к организации. Более того, организация должна четко понимать, сколько сотрудников она собирается набирать для выполнения различных видов деятельности организации.
Составление приказа об утверждении
Обязательным документом, который подшивается в папку и хранится с другими кадровыми бумагами, является приказ об утверждении штатного расписания. Данный приказ издает только руководитель компании. Лист заверяется личной подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации или учреждения.
Кто подписывает и утверждает
Если вместо директора находится заместитель, то на основании выполняемых обязанностей такая возможность может быть у него.
В иных случаях на время отсутствия руководителя приказом директора назначается ответственное лицо, наделяемое правом подписи и заверения подобных документов.
Типовая форма и пример заполнения
Типовая форма (пункты выбирает сам работодатель, а бланк лишь содержит обязательные поля и реквизиты) №Т-3 регулируется Трудовым кодексом РФ.
В ней указываются следующие сведения:
- В «шапке» обязательно должно быть указано, на основании какого нормативного документа была принята данная форма.
- Справа должна располагаться малая табличная часть с указанием кодов ОКПО и ОКУД.
- Посередине наверху пишется наименование юридического лица или ИП.
- Далее ниже пишется наименование документа с уникальным порядковым номером и датой.
- Далее ниже слева пишется период, на который составляется данное расписание.
- Наравне с предыдущим пунктом справа пишется утвердительная надпись от лица конкретной организации или учреждения, а ниже указывается общее количество человек, учтенных в документе.
- Далее в бланке располагается большая таблица с пустыми строками (структурные подразделения с указанием кода и описания, графа с профессиями и должностями с указанием разрядов, графа с количеством штатных единиц, графа с тарифными ставками и окладами, графа с надбавками, общая графа, примечание, графа «Итого»).
- В самом конце бумаги указывается ФИО руководителя, главного инспектора по кадрам и главного бухгалтера, а также их подписи с расшифровками.
Таблицы укомплектования персоналом представляют собой графическое представление всех организационных работ, а также числа сотрудников, занимающих эти должности в настоящее время, и будущих (ежемесячных или ежегодных) требований к занятости, которые могут быть получены из прогнозов спроса.
На что влияет соответствие должности квалификационным справочникам
В соответствии с письмом Минтруда России от 20.12.2018 № 14-3/ООГ-10216 работодатель должен принимать граждан на работу исключительно на должность, которая содержится в справочнике ЕТКС. Работника не имеют право заставлять трудиться на работе, которая не соответствует правовым нормам.
Такой сборник вмещает все существующие в России должности, профессии, разряды с указанием специального кода. Работодателю разрешается самостоятельно выбирать рабочий персонал, но в рамках такого справочника.
Для составления подобных справочников специалисты проводят исследования. Аналитики, исследователи рынка, конкуренты и экономисты используют отраслевые отчеты для ежегодного отслеживания изменений в деловом секторе страны. Одной из отраслей, которая тщательно отслеживается, является кадровая отрасль.
Отрасль состоит из фирм, которые размещают временных, контрактных и постоянных сотрудников в компаниях, которые имеют потребности или открывают вакансии. Эти виды служб занятости являются основным источником экономической активности во многих странах и напрямую влияют на статистику безработицы.
Тенденции и основные проблемы — это другие виды информации, которые анализ кадровой отрасли призван раскрыть. В отчете определяются национальные и международные факторы, которые могут повлиять на спрос или предложение в ближайшем будущем, такие как изменения в трудовом законодательстве. Анализ кадровой отрасли может показать, какие страны имеют растущие рынки услуг по трудоустройству, а какие страны имеют застойные рынки.
Внесение изменений
Причинами могут быть:
- Принятие законодателем иных наименований профессий и должностей.
- Изменения тарифных ставок.
- Изменения региональных коэффициентов.
- Иные изменения.
Новый документ обязательно нужно представить руководителю компании для одобрения, подписи и последующего ознакомления с трудящимися.
Сколько и как хранится
Штатное расписание – это важный документ, который должен храниться в сейфе или шкафу, закрываемыми на ключ или замок. Потеря бумаги может обернуться большой неприятностью, поэтому документ нужно хранить еще и в электронном виде.
Сроки хранения указаны в правовых нормах РФ – Приказ Минкультуры №558 и другие. Они составляют не менее 3 лет с момента его подписания. Внесение изменений не влияет на течение промежутка времени.
При отсутствии штатного расписания работник должен руководствоваться трудовым договором и должностной инструкцией. Также он может пожаловаться в профсоюз или трудовую инспекцию.
Видео — штатное расписание от А до Я:
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10.
Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).
Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.
В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.
Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как вносить изменения
Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Штатное расписание
Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.
Форма штатного расписания
Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”).
Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.
Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.
Кто составляет штатное расписание
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.
Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.
Сведения, прописанные в штатном расписании
Штатное расписание содержит следующие сведения:
наименование структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей, профессий;
количество штатных единиц;
размер оклада и (или) тарифной ставки;
наличие и размер надбавки;
Порядок внесения сведений в штатное расписание
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
“Номер документа”. При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
в строке “На период” указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.
При этом заполняются следующие графы:
графа 1 “Наименование структурного подразделения”;
графа 2 “Код” предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
графа 3 “Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации”. Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
в графе 4 “Количество штатных единиц” указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
в графу 5 “Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.” в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
графы 6, 7 и 8 “Надбавки, руб.” работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
графу 9 “Всего в месяц” возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Кто подписывает штатное расписание
Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:
– руководителя кадровой службы;
Штатное расписание может быть подписано другими работниками.
В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.
Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.
При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.
Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.
Сроки утверждения штатного расписания
Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.
Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.
Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.
Как составить штатное расписание организации
Штатное расписание — локально нормативный акт. Его повсеместно используют для оформления состава и штатной численности организации. Как правильно разработать штатное расписание? И нужно ли оно вообще?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76 . Это быстро и бесплатно !
Штатное расписание, как кадровый документ, у многих вызывает большое количество вопросов. Например, как часто его нужно составлять, как правильно заполнить унифицированную форму и является ли этот нормативный акт обязательным. Чтобы прояснить ситуацию, стоит более подробно остановиться на некоторых вопросах.
Для чего вообще нужно штатное расписание?
Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.
С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.
Штатное расписание является обязательным документом?
Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием. Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.
Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций. А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.
Периодичность составления штатного расписания
Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).
Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?
Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать. Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.
Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).
Сколько хранится штатное расписание?
Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу. Что же касается штатных расстановок, о которых пойдет речь в следующем разделе, то они хранятся семьдесят пять лет после того, как составлены новые.
Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров
В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.
При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.
Штатное расписание работников: правила составления
Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.
«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.
Содержательная часть. Форма штатного расписания предполагает нумерацию граф содержательной части документа, что добавляет удобства при работе с ним. Всего граф десять. Заполним их по очереди.
- Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
- Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
- Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
- Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
- Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
- Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
- Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
- Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.
После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.
Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.
Изменение штатного расписания
Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.
Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:
- разработать и утвердить новое штатное расписание;
- внести изменения в действующее штатное расписание.
В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.
Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.
В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).
Сокращение штата: когда внести изменения?
Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).
Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников. Если же обстоятельства, по которым было принято решение о сокращении, устранены, работодатель вправе снова изменить штатное расписание в сторону увеличения численности работников.
Изменение унифицированной формы Т-3
Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов. Изменения могут касаться расширения или сужения граф, добавления строк или вкладных листков. Необходимые правки могут вноситься при изготовлении бланков на основе унифицированной формы.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 577-03-76 (Москва)
+7 (812) 467-44-78 (Санкт-Петербург)