Кассовые разрывы и способы их финансирования

Кассовый разрыв.
Часть 1

«Или ты будешь управлять своими деньгами, или их отсутствие будет управлять тобой».
Народная мудрость

Много сказано уже о кассовом разрыве, много написано и, тем не менее, он является основной болью для малого и среднего бизнеса. В кассовый разрыв могут попадать любые компании, независимо от размера. Это может быть крупный бизнес, средний бизнес, малый бизнес, микробизнес и для всех это является неприятным моментом. Однако, мой опыт работы с крупными компаниями говорит о том, что для большого бизнеса кассовый разрыв — это управляемый процесс и, как правило, компании заранее знают, что у них планируется кассовый разрыв, знают сколько он будет длиться и сколько будет стоить решение этой проблемы. В то же время для малого бизнеса — это всегда большая проблема. Известно, что 95 процентов малого бизнеса в России не доживает до 3-х лет. Бизнес просто разоряется и основой причиной этого является кассовый разрыв. В этом заключается парадокс: одно и тоже явление будет проблемой для одних компаний и рабочей ситуацией для других. Причина кроется в том, что крупные компании научились управлять кассовыми разрывами, а малые компании — нет. Более того, общий уровень финансовой грамотности менеджмента в крупном бизнесе несравнимо выше, чем в малых и средних компаниях. В этом нет ничего страшного, это дело наживное, и эта статья является одной из ступенек для того чтобы повысить ваш уровень финансовой грамотности. Мы разберем каковы причины кассовых разрывов, чем он опасен для бизнеса и как его предотвратить.

Итак, что же такое кассовый разрыв? Это временная нехватка денег на покрытие своих обязательств. Кассовый разрыв может длиться день, два, неделю, две недели, три недели, месяц — он будет длиться ровно столько, сколько вам не будет хватать денег в обороте для того покрыть свои текущие обязательства. При этом кассовый разрыв не имеет ничего общего с прибыльностью или убыточностью бизнеса.

Что такое прибыльность или убыточность? Это покрытие всех своих расходов за счет доходов. При расчете прибыльности/убыточности движение денежных средств (в кассе и по расчётному счету) не учитываются, потому что доходы и расходы считаются методом «начисления», а не в парадигме: «деньги пришли — деньги ушли». Получается, что и прибыльные и убыточные компании могут попадать в кассовые разрывы.

Одной из причин, по которой прибыльная компания может попасть в кассовый разрыв — увеличение запасов и/или дебиторской задолженности. Компания вкладывает деньги в приобретение товаров или сырья, тем самым «замораживая» денежные средства, или продают товар (работы, услуги) с отсрочкой платежа и тоже «замораживает» деньги, создавая условия для кассового разрыва.

Убыточные же компании попадают в кассовые разрывы из-за возросших обязательств при одновременном уменьшении доходов.

При расчете кассового разрыва учитываются наличные денежные средства (в кассе) и деньги на расчетном счете. Величина кассового разрыва рассчитывается следующим образом:

Остаток денег на начало месяца (или на начало дня) + Приход денежных средств за месяц (за день) — Расход денежных средств за тот же период = Остаток на конец месяца (дня)

Если остаток положительный — это говорит о том, что у вас хватает денег на покрытие обязательств, а если остаток отрицательный — то у вас кассовый разрыв. При этом, ваш бизнес может быть прибыльным.

Для большинства предпринимателей малого и среднего бизнеса, это совершенного не очевидные вещи. Предприниматели считают, что прибыль — это те деньги, которые есть у них на счете или лежат в кассе. Это огромная ошибка, которая ведет к неправильным выводам в отношении своего финансового положения и к ошибочным решениям.

Существует 9 основных причин кассовых разрывов:

• Первая причина — это отсутствие кассового планирования, т. е. вы не прогнозируете свои денежные поступления и денежные расходы. Если вы не осуществляете планирования поступления и расходования денежных средств, то вероятность возникновения кассового разрыва очень высока.

• Но есть и другая проблема с планированием — излишне оптимистичный взгляд на доходы и расходы. Вы планируете приход денежных средств больше, чем он может быть на самом деле, а расход — меньше, чем он есть на самом деле. Такое некачественное планирование вводит вас в заблуждение о том, что у вас в течение месяца все будет нормально. Низкое качество финансового планирования — это вторая причина возникновения кассовых разрывов. Подходить к кассовому планированию нужно исключительно консервативным методом, который заключается в следующим: планируя денежные поступления, необходимо исходить из того, что часть мы можем не получить, однако расходы, скорее всего, нам придется оплачивать вовремя. Подобный консервативный подход дает максимально реалистичный результат, т. е. мы на горизонте планирования в месяц, неделю или 10 дней понимаем: возникнут у нас кассовые разрывы или не возникнут.

• Третья причина кассовых разрывов — не гармонизированная дебиторская и кредиторская задолженность. Напомню, что дебиторская задолженность — это задолженность ваших покупателей, которые с вами еще не расплатились (они вам должны). Кредиторская задолженность — это ваши долги, которые вы должны заплатить своим поставщикам, подрядчикам, а также своим сотрудникам в качестве заработной платы. Кассовый разрыв возникнет, если сроки погашения кредиторской задолженности больше, чем сроки погашения дебиторской задолженности. В этом случае необходимость оплатить ваши долги возникнет раньше, чем оплатят долги вам. Например, срок оплаты аренды — до 10 мая, а оплата от покупателя за товары поступит не ранее 20 мая. В отсутствии других поступлений и остатков на счетах — это классический пример кассового разрыва.

• Следующая, четвертая причина возникновения кассовых разрывов — это рост бизнеса. Когда компания растет, вы делаете дополнительные запасы, расширяете торговые площади, закупаете оборудование, тем самым вы «замораживаете» деньги в товарах и оборудовании. Безусловно, они принесут вам доходы и денежный приход, но это случится по истечении некоторого времени, а свои обязательства вы должны погасить сейчас. Это и будет являться кассовым разрывом. Более того, если вы реализуете товары с отсрочкой платежа, вы получаете неоплаченную дебиторскую задолженность, а значит, можете попасть в кассовый разрыв из-за не гармонизированной дебиторской и кредиторской задолженности (третья причина).

• Пятая причина кассового разрыва — отсутствие регламента платежей, т. е. отсутствие правил, по которым вы осуществляете платежи в вашем бизнесе. В правилах, как правило, отражаются следующие моменты:

– Кто может инициировать платежи?
– Кто согласовывает платежи?
– В какие дни происходят оплаты?
– Очередность осуществления платежей (какие платежи нельзя переносить, а какие — можно)
– Запрет на осуществление оплаты раньше установленной срока (по договору)
Это необходимый минимум, в регламент можно вносить и другие правила, необходимые для грамотного планирования и управления денежными потоками вашей организации.

• Шестая причина кассовых разрывов — это убыток. Как я уже говорила, кассовый разрыв и убыточность бизнеса — это не тождественные понятия. Тем не менее, если бизнес убыточен, то вероятность кассовых разрывов очень велика. Убыток — это когда ваши совокупные расходы больше совокупных доходов, а это значит, что и платежей для покрытия расходов вам придется выполнить больше (и на большие суммы), чем вы получите доходов. В этой ситуации, кассовый разрыв практически неизбежен.

• Седьмая причинасвязана с собственниками бизнеса. Кассовый разрыв возможен, когда вы забрали из бизнеса существенную сумму денежных средств в виде условных «дивидендов». Сумма дивидендов рассчитывается на основании Отчета о прибылях и убытках и показывается в виде суммы «чистой прибыли». Выводя из бизнеса денег больше, чем величина «чистой прибыли», вы ставите под удар свою компанию. Подобный вывод денежных средств может стать причиной кассового разрыва, когда для погашения долгов у компании просто нет денег.

• Важной причиной возникновения кассовых разрывов является отсутствие дополнительных источников финансирования. Если у компании нет финансового резерва или она не может быстро привлечь дополнительные деньги, то последствия кассового разрыва могут быть весьма серьезными. Чем дольше компания не оплачивает свои долги, тем больше будут претензии от поставщиков, больше пени по налогам и больше штрафы за невыплату зарплаты. Поэтому для минимизации подобных рисков, у любой компании должна быть возможность быстрого привлечения денег. И это восьмая причина.

• Девятая причина: предположим вы смогли составить прекрасный кассовый план, вы гармонизировали дебиторскую и кредиторскую задолженность, у вас есть источники дополнительного финансирования, но при этом вы не контролируете выполнение плана. План живет своей жизнью, а бизнес — своей. Это тоже является причиной возникновения кассовых разрывов. Получается, что вы занимаетесь планированием ради планирования. Предприниматели, которые начали серьезно заниматься планированием, не всегда могут донести до своих сотрудников необходимость контроля поступления и расходования денежных средств, заложенных в плане. Если контроль отсутствует, то план остается лишь бумажкой, на которую вы зря потратили самый ценный ресурс — свое время.

После определения причин кассовых разрывов, остановимся на плюсах и минусах этого явления.

Основные минусы кассового разрыва:

1. Нечем платить по своим долгам. Собственно, это суть кассового разрыва, когда у нас возникла временная нехватка денежных средств.

2. Эмоциональный стресс. Когда предприниматель понимает, что завтра ему надо заплатить зарплату или оплатить счет поставщику, а сегодня у нет на это денег — он вынужден в срочном порядке искать дополнительные источники покрытия разрыва. В худшем случае — продавать/закладывать имущество. Безусловно, это большой эмоциональный стресс для любого предпринимателя.

3. Возникновение неконтролируемых долгов. При возникновении кассового разрыва предприниматель может не знать какая сумма ему нужна для его преодоления, он не знает под какие проценты можно получить кредит или заем. Он может бездумно привлечь дополнительное финансирование и тем самым создать для своей компании неконтролируемые долги, которые вкупе с начисляемыми процентами могут привести к самым неприятным последствиям.

4. Банкротство — самое серьезное и опасное последствие кассового разрыва.

Кроме минусов, в кассовых разрывах есть определенные положительные моменты.

Плюсы кассового разрыва:

1. Предприниматель, регулярно попадающий в кассовые разрывы, рано или поздно задумается об управлении финансами и финансовым результатом своей компании. Тем самым кассовый разрыв подталкивает бизнесмена принимать решения и вести бизнес на основе финансовых показателей.

2. Работа с дебиторской и кредиторской задолженностью. Кассовый разрыв дает понимание, что кредиторская задолженность по срокам погашения должна быть больше, чем дебиторская. Обеспечив это, предприниматель снизит риск возникновения разрывов.

3. Эффективное управление запасами. Предприниматель должен понимать, что нельзя держать слишком много денег в запасах. Запасы могут обесцениваться, продать их становиться все сложнее, доход от их продажи может быть меньше тех денег, которые были вложены в запасы. Как следствие, необходимо заниматься контролем запасов на складах.

4. Понимание необходимости ведения платежного календаря и установления регламента осуществления платежей. Попадая в кассовый разрыв, предприниматель начинает задумываться о том, что ему нужен платежный календарь. Он понимает, что необходимо заранее заниматься планированием денежных средств, нужно выстраивать бизнес-процессы в компании так, чтобы было и кассовое планирование, и выполнение кассового плана. Для этого необходимо установление правил платежей, т. е. написание инструкций и регламентов для осуществления платежей в компании; установление платежных дней; установление кто может инициировать платежи; в какие сроки; может ли компания делать предоплату; какая ответственность за осуществление оплаты раньше, чем установлено в договоре и другие правила необходимые предпринимателю для управления его бизнесом.

5. Проработка дополнительных источников финансирования, т. е. у компании всегда должны быть источники для оперативного покрытия кассового разрыва. Могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые нельзя предсказать даже при самом лучшем финансовом планировании, и на этот случай у компании должны быть источники финансирования в виде возможности привлечения быстрого овердрафта в банке, либо возможности получения быстрого кредита (займа), или иного способы покрытия кассового разрыва.

Итак, мы дали определение кассового разрыва, выявили основные причины возникновения разрывов, оценили плюсы и минусы этого явления.
В следующей статье мы рассмотрим правила планирование денежных средств, обозначим основные шаги для предотвращения кассовых разрывов, а также назовем основные формы заемного финансирования.

Проверьте себя: Какие причины кассовых разрывов для вас актуальны и какие способы по их устранению вы используете?
Чек-лист кассового разрыва можно скачать по ссылке ЧЕК-ЛИСТ.

Умение управлять деньгами, это только один маленький шаг к умению управлять финансами в бизнесе. Это важный навык, но не основной. Кассовое планирование не ответит на главные вопросы вашего бизнеса: Сколько бизнес зарабатывает прибыли? Как работает ваш капитал? Что выгоднее: развивать бизнес или забрать все деньги и положить их на депозит в банке? И самый интересный вопрос, который мучает малый бизнес: Почему прибыль есть, а денег нет? Если вы уже достаточно опытный предприниматель и готовы вкладываться в свое развитие по-серьезному, то приглашаю вас на мой курс «Финансовая система для увеличения прибыли» для предпринимателей и руководителей малого и среднего бизнеса.

Подробности о курсе по ссылке

Как малому бизнесу победить кассовые разрывы

Бонус к статье – шаблон платежного календаря для удобного планирования

Наталья Джораева, основатель Финэксперт

Кассовый разрыв – явление, с которым сталкивался, наверное, каждый предприниматель. Говоря простым языком, это временный недостаток денег на счетах компании, чтобы заплатить поставщикам, подрядчикам или сотрудникам. Если кассовые разрывы случаются регулярно, это сигнал о том, что в финансовой системе компании произошел сбой, и надо обязательно найти и устранить его причину. Иначе проблемы будут только накапливаться, и ни к чему хорошему это не приведет.

Кто виноват?

Исходя из моего опыта работы с предпринимателями, я выделяю 3 главных причины возникновения кассовых разрывов.

Причина №1. Отсутствие дисциплины.

Очень часто на старте бизнеса предприниматель держит в голове все цифры. Бизнес растет, цифр становится больше, но они так и остаются в голове руководителя или в блокноте, куда вносятся от случая к случаю. Однако, если вы работаете с клиентами и поставщиками на условиях рассрочек и предоплат, то отсутствие планирования – прямой путь к кассовым разрывам. Иногда ситуация усугубляется еще тем, что в компании нет четкого регламента работы со счетами: сотрудники приносят и просят оплатить их в последний момент, причем каждый платеж супер-важный и требует одобрения от собственника или гендиректора. В результате денег постоянно не хватает, собственник отвлекается от стратегических задач на рутинные согласования или улаживание очередной проблемы с оплатами.

Причина №2. Скрытая убыточность бизнеса

Классика жанра и самая популярная ловушка, в которую попадают начинающие (и не только) предприниматели – оценивать бизнес-успехи своей компании по отчету о движении денег. Это тот самый случай, когда остаток на расчетном счете на конец месяца считают прибылью, которую можно смело тратить. Потом приходит время платить по накопившимся счетам – а денег нет.

Интернет-магазин получил заказ на партию футболок и 100%-ю предоплату — 10 тысяч рублей. Магазин продает товар со 100%-й наценкой — и размещает заказ на общую сумму 5 тысяч рублей у поставщика, с которым у него еще и договоренность о 50%-й рассрочке. И платит ему 2,5 тысячи рублей аванса. На расчетном счете у магазина остается 10 – 2,5 = 7,5 тысяч рублей, которые он тратит, например, на покупку новой вывески. Но новых заказов пока нет, а поставщик внезапно отказался от работы и вернул предоплату. И вот у магазина на счете 2,5 тысячи рублей, а клиент требует вернуть свои 10 тысяч. Классический кассовый разрыв на сумму 7,5 тысяч рублей. На маленьких цифрах звучит не страшно, но в реальной жизни такая ситуация может погубить бизнес.

Разберемся, что же такое прибыль. Прибыль нашего интернет-магазина по этой сделке составила бы 5 тысяч рублей, т. е. цена продажи (10 тысяч) минус цена закупки (5 тысяч). Однако законной прибылью эти деньги станут только после того, как клиент примет товар. До тех пор 10 тысяч предоплаты – это долг магазина перед клиентом (“кредиторка”). А 2,5 тысячи, уплаченные поставщику, это долг поставщика перед магазином до момента отгрузки футболок (“дебиторка”). Как только отгрузил – доплачиваем ему 2,5 тысячи, отвозим заказ клиенту и можем смело тратить остаток.

В этом и есть принципиальная разница между текущим остатком денег на вашем счете в 7,5 тысяч рублей и вашей ПРИБЫЛЬЮ в 5 тысяч рублей, которую вы можете тратить на свое усмотрение после того, как исполните обязательства перед поставщиком и клиентом.

Причина №3. Быстрый рост или сезонность

А бывает так, что с прибылью все в порядке, но компания растет так быстро, и при этом схема расчетов с клиентами выстроена таким образом, что перестает хватать денег в обороте. Обычно это происходит с бизнесами, которые получают оплату за свои товары или услуги с отсрочкой, а финансировать заказы, оплачивать рекламу, аренду и сотрудников нужно сейчас.

Что делать?

Если для вас прямо сейчас актуальна проблема кассовых разрывов, перечислю рекомендуемые шаги в порядке убывания срочности (но не важности!):

1. Начать планировать

Необходимый минимум – это, так называемый, платежный календарь. Платежный календарь – это таблица, в которую ответственный сотрудник заносит информацию обо всех предстоящих денежных поступлениях и выплатах на месяц или два вперед. Сроки нужно ставить реалистичные – если, например, вы знаете, что клиент А постоянно платит с недельным запозданием, то и ожидаемую дату оплаты нужно скорректировать соответствующим образом. После этого вносим в таблицу текущий остаток денег на счетах – и платежный календарь готов.

В нашем примере сразу видно, что через неделю ожидается кассовый разрыв на сумму 58 тыс. руб. И за это время можно успеть что-то предпринять: договориться с кем-то из клиентов о предоплате или, наоборот, с поставщиком – об отсрочке платежа.

Еще один большой плюс регулярного ведения платежного календаря – это контроль дебиторской (когда должны нам) и кредиторской (когда должны мы) задолженности. Мне встречались компании, которые настолько погружались в работу и текучку, что забывали вовремя выставить счет клиенту или проконтролировать его оплату, а потом срочно искали деньги на зарплату сотрудникам.

Третий плюс платежного календаря – он покажет вам сумму, которую, по-хорошему, нужно всегда иметь в резерве (например, на краткосрочном банковском депозите), на случай непредвиденной ситуации. Обычно это сумма фиксированных расходов (как минимум, аренда + зарплата + обеспечение офиса) на 1-2 месяца.

В конце статьи я дам ссылку на шаблон удобного платежного календаря, который вы сможете скачать и использовать в своей работе.

2. Составить и проанализировать управленческую отчетность компании. Убедиться в том, что прибыль есть. Определить источники финансирования “оборотки”.

Платежный календарь – это must-have инструмент для краткосрочного планирования, однако для системного управления финансами компании лишь его одного не достаточно.

Предпринимателю необходимо регулярно контролировать прибыльность своего бизнеса, чтобы не получилось как в анекдоте про продажу рублей по 90 копеек: “Прибыль не считал, зато обороты какие!” (с).

Если бизнес фундаментально работает на грани безубыточности или в убыток, а мы этого пока не осознали, потому что неправильно считаем прибыль или не считаем вовсе, то кассовые разрывы – это лишь первые сигналы будущих проблем. Контролировать прибыль поможет отчет о финансовых результатах, в котором выручка и себестоимость фиксируются в момент отгрузки/подписания акта, а не по факту поступления денег.

Еще один полезнейший для собственника финансовый отчет – это баланс, который показывает четкую картину текущего финансового положения компании. Раздел “Пассив” – это срез источников финансирования вашего бизнеса. Сколько вложено собственных средств владельца компании, включая нераспределенную прибыль (статья “Собственный капитал”), сколько кредитных ( “Кредиты и займы”) и средств наших контрагентов (“Кредиторская задолженность”).

Раздел баланса “Актив” показывает, как именно мы распорядились этими источниками. Вложились в разработку ПО (статья “Нематериальные активы”), покупку оборудования (статья “Основные средства”), закупку товаров для перепродажи (“Запасы”) или в налаживание отношений с покупателями в виде отсрочек оплаты за проделанную вами работу или поставленные товары (“Дебиторская задолженность”).

Регулярное ведение и анализ баланса помогает увидеть, кроме всего прочего, в какой статье актива “зависли” ваши деньги. И вместо того, чтобы брать очередной кредит для покрытия кассового разрыва, лучше устроить распродажу зависшего на складе товара или пройтись по забытым дебиторам.

В дополнение к финансовым отчетам полезно вести еще и так называемый dashboard – “приборную панель” финансовых показателей, которые помогают мониторить самые важные для компании метрики. Выручка и прибыль на сотрудника или на квадратный метр, оборачиваемость товара в днях, доля просроченных оплат от клиентов, доля предоплатных проектов – для каждого бизнеса показатели будут свои. Ежемесячное отслеживание и анализ их в динамике поможет вовремя “поймать” негативный тренд, выяснить причины и предпринять меры.

3. Продолжать регулярно планировать, вести отчетность и сопоставлять план с фактом.

Главный фактор успеха в наведении финансового порядка в компании – это регулярность. В идеале собственнику лучше делегировать ведение платежного календаря и составление отчетности, а не пытаться делать самому, чтобы не забросить это дело через пару недель за нехваткой времени.

Я бы рекомендовала придерживаться примерно такого графика:

• обновление платежного календаря (план) – еженедельно;
• составление отчета о движении денег и отчета о финансовых результатах (факт) – ежемесячно;
• составление баланса (факт) – ежемесячно или ежеквартально.

Платёжный календарь

Чтобы облегчить задачу составления краткосрочного плана поступлений и выплат в вашей компании, предлагаю использовать удобный и наглядный шаблон платежного календаря.

Главное – это регулярно его вести и отслеживать план/факт.

Эксель и гугл-таблицы хорошо подходят не только для планирования, но и для ведения управленческого учета для начинающего и малого бизнеса, особенно для сферы услуг и проектного бизнеса. Об этом будут следующие посты, а если уже сейчас есть вопросы на эту тему – пишите в комментариях!

Наталья Джораева, основатель Финэксперт

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Платежный календарь

Кассовые разрывы и способы их устранения

Связующим звеном во всех хозяйственных операциях предприятия являются денежные средства. Они позволяют платить кредиторам, выплачивать заработную плату сотрудникам, закупать материалы. Однако, не редко возникают моменты недостаточного количества денег на предприятии, происходит несовпадение поступления денежных средств и их расходов, возникают кассовые разрывы. Только эффективное планирование и управление денежными потоками позволяет предотвратить это.

Причинами появления кассовых разрывов на предприятии являются либо неэффективность процедуры оперативного и среднесрочного планирования денежных потоков предприятия, либо непродуманные мероприятия по их устранению.

Во многих случаях прогнозирование кассовых разрывов происходит при ежемесячном планировании потоков поступлений и выплат денежных средств. Если данная процедура поставлена на предприятии достаточно хорошо, то финансовый директор заранее может проанализировать ситуацию и спокойно продумать все необходимые меры для их устранения.

Избежать кассовых разрывов компании нередко пытаются следующими способами:

Получение коммерческого кредита от поставщиков

Поставщики предоставляют отсрочку платежа за сырье и материалы, но делают они это чаще всего за счет заемных средств. Следовательно, предоставлять ресурсы своему клиенту за меньшую цену, чем получили их сами, поставщики не станут. Соответственно компании такой кредит обойдется недешево. Помимо этого, далеко не все поставщики соглашаются на длительную отсрочку, поэтому более чем на две недели рассчитывать не следует. При этом период рассмотрения заявки в крупном банке может доходить до двух месяцев.

Сокращение периода оборота дебиторской задолженности

Компания может стимулировать своих заказчиков досрочно возвращать долги, предоставляя дополнительные скидки в случае предоплаты. Но, во-первых, этот способ также недешев, во-вторых, не все клиенты готовы работать на условиях предоплаты из-за нехватки оборотных средств.

Реализация дебиторской задолженности компании-фактору

Факторинг становится все более популярным продуктом, но на поиск партнера и заключение договора на факторинговое обслуживание требуется определенное время, которым компания, столкнувшаяся с проблемой кассовых разрывов, как правило, не располагает.

Изъятие средств из оборота

Это крайняя мера. Очевидно, что подобные действия могут привести в лучшем случае к сокращению объемов производства и недополучению прибыли, а в худшем – к потере части клиентов и доли рынка.

Оформление микрозайма

Ввиду краткосрочности кассового разрыва иногда удобно взять микрозайм, средствами которого и закрывается кассовый разрыв. При этом следует учитывать дороговизну такого вида кредитования по сравнению с обычной кредитной линией для бизнеса.

Необходимо обратить внимание на основные мероприятия, которые может и должна осуществлять организация, чтобы избежать кассовых разрывов. Работа над их предотвращением может быть успешной только при тщательном планировании движения денежных средств, кредиторской и дебиторской задолженностей. Компании необходимо разработать и внедрить систему планирования кассовых разрывов и источников их покрытия. Обязательными элементами этой системы являются:

• бюджет расходов и платежей,
• бюджет доходов и поступления денежных средств,
• заявки на платеж,
• кассовый план,
• платежный календарь,
• критерии для очередности платежей.

Формирование предварительной версии платежного календаря осуществляется путем сведения в единую таблицу всех планов поступлений и предполагаемых расходов. Для этого они проходят контроль и согласование и в обязательном порядке ранжируются по приоритетам.

Кассовый план, как правило, составляется на долгосрочную, среднесрочную и краткосрочную перспективу. При четко функционирующей системе планирования движения денежных средств финансовый директор и руководство компании получают возможность оперативно принимать решения по поиску источников финансирования для покрытия кассовых разрывов. При этом необходимо выполнять процедуры финансового анализа, для того чтобы не потерять контроль над ситуацией, иначе организация из стабильной, но имеющей временные кассовые разрывы, превратится в убыточную компанию в состоянии фактического банкротства.

Важным элементом планирования движения денежных средств является процедура управления дебиторской задолженностью . Компании необходимо разработать соответствующий регламент управления дебиторской задолженностью, в котором обязательно должны быть указаны должностные лица, принимающие участие в данном процессе, а далее внедрить процедуру на предприятии. Как правило, эти обязанности в организации возлагаются на финансового директора или сотрудников вверенного ему департамента, менеджеров по работе с клиентами, бухгалтера участка «расчеты с покупателями и прочими дебиторами», юриста. Для эффективного выполнения перечисленными сотрудниками своих обязанностей по работе с дебиторской задолженностью целесообразно включить в систему мотивации соответствующие положения.

Управление дебиторской задолженностью включает в себя следующие обязательные процедуры:

• учет расчетов с дебиторами;
• анализ и ранжирование дебиторской задолженности (по дате возникновения, по сумме, по менеджерам, ответственным за работу с данным дебитором, и др.);
• регулярную работу с текущей дебиторской задолженностью;
• претензионную работу с просроченной дебиторской задолженностью;
• процедуру взыскания просроченной дебиторской задолженности через суд.

Целесообразно установить в компании лимит на дебиторскую задолженность, при превышении которого прекращается отгрузка товаров дебитору. Непосредственное влияние на движение денежных средств оказывает также организация процесса контроля товарных запасов.

Но даже если в организации разработаны и четко функционируют системы управленческого учета, бюджетирования и планирования движения денежных средств, это не означает, что наличных денег всегда будет достаточное количество. Каждая организация стремится развиваться и расти, однако значительный рост только за счет собственных оборотных средств невозможен. И здесь стоит говорить не о проблеме кассового разрыва, а об осознанном поиске дополнительных источников финансирования, необходимых, в том числе, и для покрытия кассовых разрывов, вызванных развитием и ростом бизнеса.

Российским компаниям в настоящее время доступны несколько способов финансирования. Их можно разделить на три группы:

• финансирование за счет собственных средств,
• долговое финансирование,
• долевое финансирование.

Собственные средства организации – это, прежде всего, чистая прибыль, которую собственники решили направить не на выплату дивидендов, а на развитие бизнеса. Иногда в целях покрытия кассовых разрывов учредители оказывают безвозмездную финансовую помощь. Также к внутренним способам финансирования можно отнести продажу непрофильных активов.

Эффективная работа предприятия возможна только при эффективной системе управления. И проблема кассового разрыва также должна подлежать управлению. Четко отстроенная система планирования движения денежных средств и использование различных финансовых инструментов позволят разработать на предприятии сбалансированную финансовую стратегию, что, в свою очередь, будет способствовать стабильному и эффективному развитию бизнеса.

Кассовый разрыв.
Часть 1

«Или ты будешь управлять своими деньгами, или их отсутствие будет управлять тобой».
Народная мудрость

Много сказано уже о кассовом разрыве, много написано и, тем не менее, он является основной болью для малого и среднего бизнеса. В кассовый разрыв могут попадать любые компании, независимо от размера. Это может быть крупный бизнес, средний бизнес, малый бизнес, микробизнес и для всех это является неприятным моментом. Однако, мой опыт работы с крупными компаниями говорит о том, что для большого бизнеса кассовый разрыв — это управляемый процесс и, как правило, компании заранее знают, что у них планируется кассовый разрыв, знают сколько он будет длиться и сколько будет стоить решение этой проблемы. В то же время для малого бизнеса — это всегда большая проблема. Известно, что 95 процентов малого бизнеса в России не доживает до 3-х лет. Бизнес просто разоряется и основой причиной этого является кассовый разрыв. В этом заключается парадокс: одно и тоже явление будет проблемой для одних компаний и рабочей ситуацией для других. Причина кроется в том, что крупные компании научились управлять кассовыми разрывами, а малые компании — нет. Более того, общий уровень финансовой грамотности менеджмента в крупном бизнесе несравнимо выше, чем в малых и средних компаниях. В этом нет ничего страшного, это дело наживное, и эта статья является одной из ступенек для того чтобы повысить ваш уровень финансовой грамотности. Мы разберем каковы причины кассовых разрывов, чем он опасен для бизнеса и как его предотвратить.

Итак, что же такое кассовый разрыв? Это временная нехватка денег на покрытие своих обязательств. Кассовый разрыв может длиться день, два, неделю, две недели, три недели, месяц — он будет длиться ровно столько, сколько вам не будет хватать денег в обороте для того покрыть свои текущие обязательства. При этом кассовый разрыв не имеет ничего общего с прибыльностью или убыточностью бизнеса.

Что такое прибыльность или убыточность? Это покрытие всех своих расходов за счет доходов. При расчете прибыльности/убыточности движение денежных средств (в кассе и по расчётному счету) не учитываются, потому что доходы и расходы считаются методом «начисления», а не в парадигме: «деньги пришли — деньги ушли». Получается, что и прибыльные и убыточные компании могут попадать в кассовые разрывы.

Одной из причин, по которой прибыльная компания может попасть в кассовый разрыв — увеличение запасов и/или дебиторской задолженности. Компания вкладывает деньги в приобретение товаров или сырья, тем самым «замораживая» денежные средства, или продают товар (работы, услуги) с отсрочкой платежа и тоже «замораживает» деньги, создавая условия для кассового разрыва.

Убыточные же компании попадают в кассовые разрывы из-за возросших обязательств при одновременном уменьшении доходов.

При расчете кассового разрыва учитываются наличные денежные средства (в кассе) и деньги на расчетном счете. Величина кассового разрыва рассчитывается следующим образом:

Остаток денег на начало месяца (или на начало дня) + Приход денежных средств за месяц (за день) — Расход денежных средств за тот же период = Остаток на конец месяца (дня)

Если остаток положительный — это говорит о том, что у вас хватает денег на покрытие обязательств, а если остаток отрицательный — то у вас кассовый разрыв. При этом, ваш бизнес может быть прибыльным.

Для большинства предпринимателей малого и среднего бизнеса, это совершенного не очевидные вещи. Предприниматели считают, что прибыль — это те деньги, которые есть у них на счете или лежат в кассе. Это огромная ошибка, которая ведет к неправильным выводам в отношении своего финансового положения и к ошибочным решениям.

Существует 9 основных причин кассовых разрывов:

• Первая причина — это отсутствие кассового планирования, т. е. вы не прогнозируете свои денежные поступления и денежные расходы. Если вы не осуществляете планирования поступления и расходования денежных средств, то вероятность возникновения кассового разрыва очень высока.

• Но есть и другая проблема с планированием — излишне оптимистичный взгляд на доходы и расходы. Вы планируете приход денежных средств больше, чем он может быть на самом деле, а расход — меньше, чем он есть на самом деле. Такое некачественное планирование вводит вас в заблуждение о том, что у вас в течение месяца все будет нормально. Низкое качество финансового планирования — это вторая причина возникновения кассовых разрывов. Подходить к кассовому планированию нужно исключительно консервативным методом, который заключается в следующим: планируя денежные поступления, необходимо исходить из того, что часть мы можем не получить, однако расходы, скорее всего, нам придется оплачивать вовремя. Подобный консервативный подход дает максимально реалистичный результат, т. е. мы на горизонте планирования в месяц, неделю или 10 дней понимаем: возникнут у нас кассовые разрывы или не возникнут.

• Третья причина кассовых разрывов — не гармонизированная дебиторская и кредиторская задолженность. Напомню, что дебиторская задолженность — это задолженность ваших покупателей, которые с вами еще не расплатились (они вам должны). Кредиторская задолженность — это ваши долги, которые вы должны заплатить своим поставщикам, подрядчикам, а также своим сотрудникам в качестве заработной платы. Кассовый разрыв возникнет, если сроки погашения кредиторской задолженности больше, чем сроки погашения дебиторской задолженности. В этом случае необходимость оплатить ваши долги возникнет раньше, чем оплатят долги вам. Например, срок оплаты аренды — до 10 мая, а оплата от покупателя за товары поступит не ранее 20 мая. В отсутствии других поступлений и остатков на счетах — это классический пример кассового разрыва.

• Следующая, четвертая причина возникновения кассовых разрывов — это рост бизнеса. Когда компания растет, вы делаете дополнительные запасы, расширяете торговые площади, закупаете оборудование, тем самым вы «замораживаете» деньги в товарах и оборудовании. Безусловно, они принесут вам доходы и денежный приход, но это случится по истечении некоторого времени, а свои обязательства вы должны погасить сейчас. Это и будет являться кассовым разрывом. Более того, если вы реализуете товары с отсрочкой платежа, вы получаете неоплаченную дебиторскую задолженность, а значит, можете попасть в кассовый разрыв из-за не гармонизированной дебиторской и кредиторской задолженности (третья причина).

• Пятая причина кассового разрыва — отсутствие регламента платежей, т. е. отсутствие правил, по которым вы осуществляете платежи в вашем бизнесе. В правилах, как правило, отражаются следующие моменты:

– Кто может инициировать платежи?
– Кто согласовывает платежи?
– В какие дни происходят оплаты?
– Очередность осуществления платежей (какие платежи нельзя переносить, а какие — можно)
– Запрет на осуществление оплаты раньше установленной срока (по договору)
Это необходимый минимум, в регламент можно вносить и другие правила, необходимые для грамотного планирования и управления денежными потоками вашей организации.

• Шестая причина кассовых разрывов — это убыток. Как я уже говорила, кассовый разрыв и убыточность бизнеса — это не тождественные понятия. Тем не менее, если бизнес убыточен, то вероятность кассовых разрывов очень велика. Убыток — это когда ваши совокупные расходы больше совокупных доходов, а это значит, что и платежей для покрытия расходов вам придется выполнить больше (и на большие суммы), чем вы получите доходов. В этой ситуации, кассовый разрыв практически неизбежен.

• Седьмая причинасвязана с собственниками бизнеса. Кассовый разрыв возможен, когда вы забрали из бизнеса существенную сумму денежных средств в виде условных «дивидендов». Сумма дивидендов рассчитывается на основании Отчета о прибылях и убытках и показывается в виде суммы «чистой прибыли». Выводя из бизнеса денег больше, чем величина «чистой прибыли», вы ставите под удар свою компанию. Подобный вывод денежных средств может стать причиной кассового разрыва, когда для погашения долгов у компании просто нет денег.

• Важной причиной возникновения кассовых разрывов является отсутствие дополнительных источников финансирования. Если у компании нет финансового резерва или она не может быстро привлечь дополнительные деньги, то последствия кассового разрыва могут быть весьма серьезными. Чем дольше компания не оплачивает свои долги, тем больше будут претензии от поставщиков, больше пени по налогам и больше штрафы за невыплату зарплаты. Поэтому для минимизации подобных рисков, у любой компании должна быть возможность быстрого привлечения денег. И это восьмая причина.

• Девятая причина: предположим вы смогли составить прекрасный кассовый план, вы гармонизировали дебиторскую и кредиторскую задолженность, у вас есть источники дополнительного финансирования, но при этом вы не контролируете выполнение плана. План живет своей жизнью, а бизнес — своей. Это тоже является причиной возникновения кассовых разрывов. Получается, что вы занимаетесь планированием ради планирования. Предприниматели, которые начали серьезно заниматься планированием, не всегда могут донести до своих сотрудников необходимость контроля поступления и расходования денежных средств, заложенных в плане. Если контроль отсутствует, то план остается лишь бумажкой, на которую вы зря потратили самый ценный ресурс — свое время.

После определения причин кассовых разрывов, остановимся на плюсах и минусах этого явления.

Основные минусы кассового разрыва:

1. Нечем платить по своим долгам. Собственно, это суть кассового разрыва, когда у нас возникла временная нехватка денежных средств.

2. Эмоциональный стресс. Когда предприниматель понимает, что завтра ему надо заплатить зарплату или оплатить счет поставщику, а сегодня у нет на это денег — он вынужден в срочном порядке искать дополнительные источники покрытия разрыва. В худшем случае — продавать/закладывать имущество. Безусловно, это большой эмоциональный стресс для любого предпринимателя.

3. Возникновение неконтролируемых долгов. При возникновении кассового разрыва предприниматель может не знать какая сумма ему нужна для его преодоления, он не знает под какие проценты можно получить кредит или заем. Он может бездумно привлечь дополнительное финансирование и тем самым создать для своей компании неконтролируемые долги, которые вкупе с начисляемыми процентами могут привести к самым неприятным последствиям.

4. Банкротство — самое серьезное и опасное последствие кассового разрыва.

Кроме минусов, в кассовых разрывах есть определенные положительные моменты.

Плюсы кассового разрыва:

1. Предприниматель, регулярно попадающий в кассовые разрывы, рано или поздно задумается об управлении финансами и финансовым результатом своей компании. Тем самым кассовый разрыв подталкивает бизнесмена принимать решения и вести бизнес на основе финансовых показателей.

2. Работа с дебиторской и кредиторской задолженностью. Кассовый разрыв дает понимание, что кредиторская задолженность по срокам погашения должна быть больше, чем дебиторская. Обеспечив это, предприниматель снизит риск возникновения разрывов.

3. Эффективное управление запасами. Предприниматель должен понимать, что нельзя держать слишком много денег в запасах. Запасы могут обесцениваться, продать их становиться все сложнее, доход от их продажи может быть меньше тех денег, которые были вложены в запасы. Как следствие, необходимо заниматься контролем запасов на складах.

4. Понимание необходимости ведения платежного календаря и установления регламента осуществления платежей. Попадая в кассовый разрыв, предприниматель начинает задумываться о том, что ему нужен платежный календарь. Он понимает, что необходимо заранее заниматься планированием денежных средств, нужно выстраивать бизнес-процессы в компании так, чтобы было и кассовое планирование, и выполнение кассового плана. Для этого необходимо установление правил платежей, т. е. написание инструкций и регламентов для осуществления платежей в компании; установление платежных дней; установление кто может инициировать платежи; в какие сроки; может ли компания делать предоплату; какая ответственность за осуществление оплаты раньше, чем установлено в договоре и другие правила необходимые предпринимателю для управления его бизнесом.

5. Проработка дополнительных источников финансирования, т. е. у компании всегда должны быть источники для оперативного покрытия кассового разрыва. Могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые нельзя предсказать даже при самом лучшем финансовом планировании, и на этот случай у компании должны быть источники финансирования в виде возможности привлечения быстрого овердрафта в банке, либо возможности получения быстрого кредита (займа), или иного способы покрытия кассового разрыва.

Итак, мы дали определение кассового разрыва, выявили основные причины возникновения разрывов, оценили плюсы и минусы этого явления.
В следующей статье мы рассмотрим правила планирование денежных средств, обозначим основные шаги для предотвращения кассовых разрывов, а также назовем основные формы заемного финансирования.

Проверьте себя: Какие причины кассовых разрывов для вас актуальны и какие способы по их устранению вы используете?
Чек-лист кассового разрыва можно скачать по ссылке ЧЕК-ЛИСТ.

Умение управлять деньгами, это только один маленький шаг к умению управлять финансами в бизнесе. Это важный навык, но не основной. Кассовое планирование не ответит на главные вопросы вашего бизнеса: Сколько бизнес зарабатывает прибыли? Как работает ваш капитал? Что выгоднее: развивать бизнес или забрать все деньги и положить их на депозит в банке? И самый интересный вопрос, который мучает малый бизнес: Почему прибыль есть, а денег нет? Если вы уже достаточно опытный предприниматель и готовы вкладываться в свое развитие по-серьезному, то приглашаю вас на мой курс «Финансовая система для увеличения прибыли» для предпринимателей и руководителей малого и среднего бизнеса.

Подробности о курсе по ссылке

Кассовые разрывы на предприятии: что такое и как устранить?

• Планирование/прогноз финансовых потоков и предотвращение кассовых разрывов.
• Контроль движения денег, в том числе лимитов и целей использования.
• Обмен с клиент-банком и эквайринговыми системами.
• Оперативная и аналитическая отчетность.

Эффективное управление денежными потоками, автоматическое формирование оперативной отчетности

Такое явление, как кассовый разрыв, рано или поздно проявляется в экономической деятельности почти каждого предприятия. Само по себе оно не всегда является следствием плохого управления, недостаточно четкого планирования или организационного хаоса, который свойственен некоторым современным компаниям.

Часто кассовый разрыв возникает под влиянием внешних факторов или неких третьих лиц, на которых ответственный менеджмент компании повлиять никак не может.

Яркий пример таких факторов – валютные поступления на счета юридических лиц в России: сделка прошла, работы выполнены, акты подписаны, иностранная компания оплачивает услуги российской фирме. И тут включается работа валютного контроля. Каждый из платежей в очереди исполнения одного контракта (или разных сделок) всегда будет проходить по совершенно новому сценарию: сегодня платеж пройдет день в день, завтра придется его ждать три дня, третий платеж зависнет на неделю, а четвертый придется искать путем написания жалоб и угроз обращения в ЦБ России из-за действий местного банка.

То есть мы получаем ситуацию, когда возник кассовый разрыв – фирма-получатель денежных средств признала свои расходы, и, допустим, уже оказала услуги, рассчитывая на приход валютных поступлений, которые задержались из-за банковской бюрократии.

В любом подобном примере кассовый разрыв – это ситуация когда фирме не хватает денежных средств на счетах и в кассах для того, чтобы покрывать свои траты в полном объеме и в указанный срок. Обязательство оплаты может уже наступить, а возможностей для исполнения нет.

Временной кассовый разрыв – ситуация типичная, если под кассовым разрывом подразумевается временная невозможность компании по оплате своих обязательств в срок. Но существует и другая сторона медали, когда дело касается собственных ресурсов бизнеса.

Пример 1. Оптовая торговля: фирма покупает товары крупным оптом и перепродает мелким. Происходит задержка в поступлении платежей сразу от пяти-семи-десяти небольших клиентов в среднем с суммой закупки около 100 000 рублей, к примеру, из-за праздников или отсутствия финансовой дисциплины плательщика. Образуется кассовый разрыв равный миллиону рублей (10 клиентов). Компания не может произвести закупку новой партии товара, чтобы поддерживать обороты в прогрессивном состоянии, поэтому у нее могут начаться просрочки поставок, срыв согласованных объемов закупок и так далее по цепочке.

Пример 2. Микрофинансовая компания: В последние пять-семь лет микрофинансовые компании стали крайне популярны в России в связи с растущим спросом населения на краткосрочные займы. Когда может возникнуть кассовый разрыв в микрокредитной компании? Он возникает в тот момент, когда спрос на услуги превышает наличные финансовые ресурсы такой компании, за исключением тех, которые уже находятся в обороте. То есть компания хочет выдавать новые кредиты, потому что стоит очередь, а денег на выдачу нет. В данном случае деньги это товар.

Оба этих примера наглядно иллюстрируют, какими бывают виды кассовых разрывов и как они могут сказываться на оперативной работе компании. В первом случае компания становится должником по своим обязательствам, а во втором примере – она упирается в барьер для собственного роста, который и представляет собой кассовый разрыв.

В цивилизованных компаниях с правильным менеджментом большой блок работы в плане финансового прогнозирования посвящен вопросу прогнозирования кассовых разрывов и подготовке различных комбинированных инструментов способных обеспечить покрытие кассового разрыва, если таковой возникнет. Основными инструментами прогнозирования, нацеленного на исключение кассовых разрывов, являются оперативное и финансовое планирование.

Как избежать кассовых разрывов

1. Ведение календаря поступлений денежных средств и платежного календаря расходов – отлично поможет в прогнозировании денежных потоков для заблаговременного анализа возможных кассовых разрывов и поиска управленческих решений. Наиболее эффективно, как показывает практика, переходить на этапную систему платежей, когда часть входящих денег расходуется на оперативные траты, а другая часть аккумулируется для следующих платежей. Профессиональный экономист-финансист легко сможет сформировать такой график входящих/исходящих транзакций, которые позволят покрыть все обязательства компании, если не вмешаются внешние обстоятельства, на которые менеджмент компании не может повлиять.
2. Избежать кассовых разрывов помогут жесткие условия входящих платежей и максимально гибкие для исходящих. Например, можно большинство своих сделок с клиентами оформлять с предоплатой, как минимум, в размере себестоимости контракта, а оставшуюся часть согласовывать к оплате сразу после фактического оказания услуг по согласованным обеими сторонами актам выполненных работ в виде электронных копий с досылом оригиналов позже. В формате обязательств – не привязываться к конкретным датам платежей, согласовывая диапазоны «от и до» по времени перечисления денег за оказанные услуги. Иметь в запасе управленческие козыри, например, в виде повышенных требований к закрывающим документам, что позволит отсрочить оплату на какой-то срок. По возможности согласовывать оплаты обязательств по факту получения расчета от покупателя товара (т.е. только после возникновения входящего cash flow).
3. Регулярный анализ и инвентаризация дебиторской задолженности с последующими действиями по ее взысканию при необходимости. Сформировать показатели кредитного лимита для каждого клиента и не выходить за установленные рамки.
4. Планировать свои оперативные и стратегические расходы, формируя грамотное управление движениями денежных потоков на предприятии. При планировании расходов дробить их по датам и секторам, в соответствии с календарем поступлений и расходов, оплачивая пропорционально возможностям по выручке каждую статью кредиторской задолженности в той последовательности, которая наиболее отвечает бизнес-задачам на текущий момент. Проще говоря, если стоит вопрос, сформировать ли резерв для покрытия возможных превышений бюджета по проекту или выплатить бонус ТОП-менеджерам – выбрать рациональный вариант в условиях экономической конъюнктуры компании.
5. Сформировать комбинированный пакет инструментов, которые позволят в экстренной ситуации быстро привлечь необходимые пассивы на покрытие «must have» расходов. К данной группе финансовых возможностей относится, например, овердрафт, товарный кредит, кредитная линия в банке или факторинг, возможности по передаче в залог имущества компании или привлечения займов от юридических лиц или учредителей компании.
6. Формировать финансовые резервы – запас денежных средств, предназначенный для обеспечения бесперебойного финансирования расходов.

Исходя из рассмотренных нами примеров возникновения и борьбы с кассовыми разрывами, становится очевидно, что в этом явлении нет ничего критического при наличии рационального подхода к финансовому менеджменту. С кассовыми разрывами однажды сталкивается каждая компания, а малый частный бизнес по большому счету все время живет в состоянии перманентного кассового разрыва в виду высокой экономической нестабильности в нашей экономике. Конечно, цивилизованный путь развития фирмы – работа без кассовых разрывов (или стремиться к минимизации), но периодически нужно быть готовыми к проявлению этой особенности взаиморасчетов и иметь под рукой готовые сценарии для быстрого решения этой проблемы и устранения ее последствий.