Как пользоваться кассой в магазине?
Pravohelp21.ru

Юридический портал

Как пользоваться кассой в магазине?

Как пользоваться кассой: инструкция для кассира

Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

  1. Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
  2. Эти данные направляются в ФН;
  3. Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
  4. ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
  5. Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

Как работать на кассе

Перед началом работы с кассовой техникой обязательно нужно ознакомиться с инструкцией. Это поможет запомнить основные этапы, сочетания клавиш и правила создания чеков. Только доскональное знание оборудования позволяет корректно проводить операции.

Помимо этого, необходимо уметь предоставлять сведения инспекции при проверке, а это связано с грамотным и постоянным ведением документации.

Если предполагается, что на кассу будет поставлен наемный работник, потребуется составить и подписать договор материальной ответственности. Как минимум, кассир должен иметь базовые навыки, чтобы пользоваться онлайн-кассой: уметь заправлять ленту, выдавать чеки, закрывать смену.

Нелишним будет составление для каждого кассира небольшой памятки по обращению с ККМ, ведь работник может устать, а ситуации бывают разными. Такие подсказки помогут избежать ошибок и их неприятных последствий. А прохождение специальных курсов позволяет досконально узнать, как научиться работать на кассе.

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ?

Конечно, онлайн-касса сняла с предпринимателя часть обязательств по заполнению множества документов. Однако некоторые бумаги, в числе которых кассовая книга, РКО и ПКО, все же придется вести.

  • Кассовая книга потребуется для записи всех полученных кассиром денежных средств и данных об операциях. Она заполняется по форме КО-4 как в бумажном виде, так и в электронном. Однако следует учесть, что при ведении книги от руки все исправления должны быть заверены главбухом. При электронном заполнении и последующей распечатке листов вносить в них корректировки запрещено. Если при проверке налоговая не получит данный документ, будут выписаны штрафы: до 50 тыс. р. для организаций и 5 тыс. р. для ИП.
  • Приходный кассовый ордер заполняется согласно форме КО-1 и отражает все полученные денежные средства.
  • Расходный кассовый ордер позволяет посмотреть всю выданную из кассы наличку.

Все остальные документы, которые потребуются при ведении торговли с онлайн-кассой, делаются с помощью кассовых программ. В их числе чеки коррекции и возврата, отчеты о закрытии/открытии смены.

  • Чек коррекции нужен в случае ошибки кассира или с целью передачи данных, сделанных без использования кассы.
  • Чек возврата пробивается в том случае, если покупатель вернул приобретенный товар и просит вернуть ему сумму покупки.
  • Такие первичные документы, как отчеты об открытии и закрытии смены, ККМ печатает автоматически.

Обязанности директора магазина

При работе с онлайн-кассой следует знать об обязанностях не только кассира, но и директора. Именно у него должен храниться ключ от ККТ. Перед началом рабочего дня необходимо выдать продавцу под расписку его, а также купюры, чековую и красящую ленту и другие нужные инструменты.

Помимо этого, важно убедиться в исправности аппарата и выбить отчётный чек. Нужно сверить размер выручки предыдущего дня с тем, что записано в кассовой книге, и заверить данные подписью. Только после этих действий кассир может приступать к продажам.

Обязанности кассира при работе на онлайн-кассе

Перед тем, как начать работать на кассе, продавец должен убедиться в работоспособности кассы и всех ее блоков, сверить время и дату на ней. Затем нужно:

  • проверить, была ли обнулена техника;
  • выбить несколько нулевых чеков, что говорит об исправности печатающих элементов;
  • в конце дня обнулить ККТ и сдать деньги директору.

В течение дня работник должен рассчитывать клиентов, выдавая при необходимости сдачу и обеспечивая сохранность пластиковых карт при оплате ими. Решать вопросы о возврате товара, сдавать инкассацию.

Крайне важно, чтобы кассир следил за своим рабочим местом, не покидал его и не допускал присутствия рядом с техникой посторонних людей. Сотрудник должен предоставлять по требованию покупателя электронный чек и знать, как вести себя при отключении электричества, поломке кассы или отсутствии интернет-подключения.

Отличным решением станет составление списка недопустимых действий, например запрет на вскрытие корпуса устройства, его обработку агрессивными химсредствами и т. п. Это поможет уберечь кассу от выхода из строя и других проблем.

Пошаговая инструкция работы на кассе для продавца

Практически все кассы имеют схожую конструкцию, которая включает в себя фискальный накопитель для хранения и шифровки платежных данных, клавиатуру для набора кода товара и его цены, ленточный блок для печати бумажных чеков.

Прежде чем приступать к работе, кассир должен хорошо изучить инструкцию по эксплуатации ККТ. В данном случае принцип функционирования различных моделей может несколько разниться, однако в общем виде алгоритм действий схож.

Включить аппарат

ККМ должна быть подключена к электросети. Если штепсель находится в розетке, достаточно нажать тумблер, повернуть переключатель либо же поставить ключ в «Режим». Затем на экране аппарата появятся нули или другие символы.

Авторизоваться

Начало работы невозможно без авторизации. Способ зависит от модели техники. Это может быть введение логина и пароля или же использование специальной карты.

Проверить работоспособность

Следующий шаг — проверка отображаемой на дисплее информации, даты, времени и печать нулевого чека. Для этого нажимают кнопку «Наличные» («Оплата»), пока на табло нули. Цель этих действий — убедиться в исправности печатающего механизма и кассы в целом.

Провести расчеты

Только после того, как вы убедились в работоспособности устройства, можно переходить к обслуживанию клиентов:

  1. Цена товара вводится вручную на клавиатуре либо с помощью специального считывателя штрих-кода.
  2. После этого следует нажать кнопку «Оплата» / «Наличные». Следом откроется денежный ящик кассы, где хранятся купюры.
  3. Получив деньги от покупателя, их необходимо положить в этот лоток и оттуда же выдать сдачу. Касса сама укажет на ее размер после того, как будет введена полученная сумма.
  4. Если оплата будет выполнена пластиковой картой, операция должна быть выполнена безналичным способом. Терминал при этом может выдать 2 чека. В этом случае 1 из них остается в магазине.
  5. Если необходимо посчитать размер скидки в процентах, нужно нажать клавишу «%».

Когда какие чеки пробивать

При возврате товара клиент должен написать заявление. В нем указываются причина отказа, стоимость продукции, дата обращения. Затем в двух экземплярах оформляется накладная на возврат. Она должна быть подписана и покупателем, и продавцом.

Следующий шаг — печать чека возврата. Его отличие от обычного — в строке «признак расчета» прописывается «возврат прихода», а не «приход». После этого можно вернуть деньги клиенту.

При оплате по безналу принципиальных отличий в процедуре нет. Единственное, что средства поступят на карту покупателя в течение 10 дней.

Нужен ли чек при получении аванса? Да, хоть продажа и считается незавершенной. В этом случае при получении средств от покупателя выбивается чек с признаком «Приход». Если продукт или услуга известны, то необходимо выбрать признак предмета расчета «Предоплата». Если же таких данных нет, то «Аванс».

Сделать чек коррекции требуется в двух случаях: если кассир ошибся (например, пробил неверную сумму) или произошел сбой в работе кассы (отключили свет, ККТ сломалась). Он содержит те же реквизиты, что и обычный чек, однако в нем нет перечня товаров и их цены, а также QR-кода. Это связано с тем, что он нужен только для ОФД и налоговой, а не покупателю.

Сам процесс создания чека коррекции различается в зависимости от модели устройства. Поэтому важно хорошо изучить инструкцию, как работать на конкретной кассе. По итогу на руках у предпринимателя должен быть сам чек и объяснительная работника с указанием ситуации. Этот пакет должен быть передан в инспекцию.

Заменить ленту в кассовом аппарате

Такой расходный материал, как кассовая лента, заканчивается довольно быстро. Поэтому каждый кассир должен знать, как в этом случае вставить новый рулон. Если на чеках появилась розовая полоска, значит, в скором времени потребуется выполнить данное действие. Для этого нужно:

  1. аккуратно открыть крышку блока, в котором расположен сам рулон;
  2. достать и опечатать остатки ленты, на бирке поставить подпись и передать все старшему кассиру;
  3. взять новый моток, развернуть его (внутренняя сторона размотки должна быть вниз), положить в отсек. Важно завести его за печатающую головку;
  4. закрыть крышку и затем нажать на кнопку «Вверх», чтобы появился край чековой ленты;
  5. излишки бумаги можно оторвать;
  6. теперь можно работать на кассе дальше.

Закрыть смену

По окончании рабочего дня кассир также должен произвести ряд действий:

  1. Заполнить отчет и кассовый ордер, которые передаются старшему кассиру вместе с выручкой.
  2. Записать в кассовую книгу показания со встроенных счетчиков.
  3. Посчитать размер дневной выручки и сверить его с наличными в денежном ящике кассы.
  4. Обнулить устройство и выключить питание.

Что делать, если произошел сбой в работе ККТ?

Чтобы избежать штрафов, и кассир, и предприниматель должны четко знать, как поступить в той или иной нештатной ситуации. Так, при отключении света или интернета разрешено продолжать продажи без кассы. Однако необходимо в сжатые сроки предоставить в инспекцию информацию об этом, а также объяснительную от поставщика услуги.

При появлении интернета касса сама отправит все данные оператору ФД, а в случае со светом потребуется выбить чек коррекции.

Если же причина выхода из строя неясна, необходимо остановить продажи и связаться с центром техобслуживания. О том, как поступить в том или ином случае написано в этой статье>>>

Распространенные ошибки кассиров при работе с ККТ и способы их исправления

Несмотря на то что работа кассира серьезна и ответственна, все ошибки, которые могут возникнуть в ходе продаж, легко исправимы. Чаще всего они требуют составления объяснительной и лишь изредка внесения собственных денежных средств.

Однако избежать неприятностей всегда проще, чем потом пытаться их разрешить. Поэтому-то так важно периодически обновлять информацию о пользовании ККМ.

Наиболее распространенные ошибки кассира:

  1. Покупка проведена через терминал, но не зафиксирована в аппарате. В этом случае кассир должен добить чек и составить объяснительную.
  2. Покупка оформлена через терминал, а в кассе занесена как наличная оплата. Итогом станет расхождение суммы в книге кассира и остатком в лотке. Поэтому стоит выполнить сверку еще до суточного отчета. А затем написать объяснительную.
  3. Неправильно пробит чек. Если это обнаружено до его печати, нужно отменить операцию и забить данные заново. В случае отправки неправильного чека на печать, его придется забрать у клиента и создать новый. По окончании дня эти сведения вносятся в список ошибочных платежных документов.
    Обнаружив ошибку уже после ухода покупателя, потребуется в конце дня сформировать отчет и указать фактическую выручку и остаток в кассе. Затем пишется объяснительная.
  4. Не сдана выручка. Решение: формирование отчета, сдача денег и объяснительная.
  5. Работник отключил питание аппарата во время его работы. Нужно заново включить его и распечатать нулевой чек.
  6. Лента вставлена неправильно. Останавливаем работу ККМ, в отсеке снимаем рулон и фиксируем его в правильном положении.
Читать еще:  Добавление ОКВЭД для ИП в 2018

Зная, как работать на кассе и действовать в подобных ситуациях, вы сможете избежать многих проблем, в том числе штрафов, простоя продаж и негатива со стороны клиентов.

Как пользоваться кассовым аппаратом

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки. Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации. Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

Как выглядит кассовый аппарат

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

  1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
  2. включить кассовый аппарат;
  3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
  4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
  5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
  6. встретить покупателя;
  7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
  8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
  9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

  1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
  2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
  3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Защита кассового устройства

Одним из основных критерием защиты кассового аппарата является наличие функции ввода пароля. При использовании оборудования кассир каждый раз вводит пароль и служебный номер. Применение личного номера индивидуального предпринимателя покупки распределяются каждому кассиру, ответственному за определенную группу товаров. Благодаря этому, владельцу предприятия удобно отслеживать динамику продаж и своевременно устранять ошибки персонала.

Нужно обратить внимание, что в случае с ресторанным бизнесом, кассир должен вводить не только номер ИП и пароль. Работники вводят личные служебные номера, количество клиентов и номерами столиков. Современные модели касс требуют ввода электронной почты, зарегистрированной в системе контрольно-кассового учета. Это значительно усиливает контроль со стороны работников за своими обязанностями и владельцев компании за динамикой роста бизнеса.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы. Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

  • закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
  • постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

  • внести стоимость товара;
  • нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
  • внести сумму скидки в процентах;
  • нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как установить дату на кассовом аппарате

Как работает касса уже более-менее понятно, однако без правильной настройки даты все операции окажутся некорректными. Чтобы начать настройку нужно войти в режим Программирование. После включения контрольно-кассовой машины на дисплее устройства высветиться дата и время по умолчанию. Далее пользователь нажимает Реж. пока не дойдет до пункта Программирование.

В представленном режиме нужно нажать на кнопку ИТ и ввести пароль администратора (по умолчанию его значение указано в инструкции). Ввод значения пароля подтверждается повторным нажатием ИТ. Бывают случаи, когда дата в устройстве настроена правильно, а на чеках печатается на сутки меньше, следует обновить программное обеспечение кассы. Время устанавливается легче. Для этого во время того, как на экране высвечивается дата и время, нужно нажать Х и ввести правильное значение текущего времени. Для подтверждения операции нажимают кнопку ИТ.

Как разблокировать кассовый аппарат

Блокировка кассового аппарата происходит по 2 причинам:

  • кассир не снял последний отчет в течение суток;
  • отсутствие передачи информации в налоговую службу на протяжение 72 часов.

Решением проблемы в первом случае является корректное снятие финального отчета. Вывести деньги при этом нельзя. Эта операция отложится на следующую смену. Процедура может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов. По этой причине снятие финального отчета – обязательное правильно для кассира.

Читать еще:  Образец заполнения кассовой книги бюджетного учреждения

Проблема 72 часов самая распространенная. Решается она принудительной отправкой информации. Эта функция присутствует практически во всех моделях представленного оборудования. В разных изделиях она реализована разными способами. В большинстве случаев кассир зажимает клавишу 0 до появления контекстного меню. В нем выбирают пункт Отправить немедленно и нажать на кнопку Оплата.

Как работать с кассовым аппаратом – виды и устройство, инструкция по эксплуатации и области применения

Согласно действующему законодательству использование контрольно-кассовой техники (ККТ) необходимо предпринимателям, проводящим расчеты наличными деньгами. Для тех, кто не знает, как работать с кассовым аппаратом, это покажется большой премудростью, в то время как любой кассир в супермаркете подтвердит, что обучение работе с кассой происходит просто. Чтобы эффективно пользоваться кассовым аппаратом, требуется знать сочетания клавиш, правила пробивки чеков, и не забывать обнулять аппарат в конце смены, выводя наличную выручку.

Что такое кассовый аппарат

Знакомый каждому покупателю аппарат представляет собой электронное устройство для контроля за наличной выручкой при проведении денежных операций. Функция ККТ заключается в фиксации на бумажном чеке суммы покупки плюс суммировании в конце дня общего итога. Эти данные используются для контроля товарооборота на самом торговом предприятии, а также являются основой для подготовки фискальных документов для налоговой отчетности.

Действующее законодательство подразделяет ККТ на две категории:

  • кассовые аппараты – автономные приборы, где кассир набирает сумму покупки и печатает чек;
  • фискальные регистраторы – устройство под управлением компьютера, входящего в состав автоматизированного рабочего места.

Как работает

Научиться работать на кассе в магазине можно, хорошо представляя себе последовательность операций в этом устройстве. Схематически работа с кассовым устройством выглядит так:

  1. Покупатель оплачивает покупку наличными деньгами или с помощью пластиковой карты.
  2. Кассир с помощью клавиш и/или сканера штрих-кода вводит информацию в контрольно-кассовую машину.
  3. ККМ формирует кассовый чек, который получает покупатель.
  4. Данные об операции сохраняются на фискальном накопителе в электронном чеке.
  5. Если организация работает с онлайн-кассой, то раз в сутки обобщенная информация передается в налоговый орган.

Области применения ККМ

С соответствии со статьей 2 Закона «О применении ККТ», организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать кассовое устройство при проведении наличных расчетов. Из требования есть исключения. Это такие ситуации, как:

  • расчеты с плательщиками вмененного налога или индивидуальными предпринимателями, которые работают по патентной системе налогообложения или оказывают услуги населению (до 1 июля 2018 года);
  • продажа прессы и сопутствующих товаров в киосках;
  • реализация проездных билетов и талонов;
  • торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
  • нахождение организации/ИП в труднодоступном месте (этот перечень должен быть утвержден в местном органе власти).

Регистрация контрольно-кассовой техники

Работа с ККМ подразумевает регистрацию по специальному Административному регламенту №94н, который был утвержден приказом Минфина от 29.06.2012. Согласно ему, индивидуальные предприниматели должны делать регистрацию ККТ в налоговой инспекции по месту прописки/регистрации. Для организаций регистрация делается по юридическому адресу. Если оказание услуг или торговля производятся в другом месте, там необходимо создать обособленное подразделение для регистрации кассового устройства по этому адресу.

Работа на кассовом аппарате

Прежде чем приступать к обслуживанию покупателей, необходимо тщательно разобраться, как нужно работать с кассовым аппаратом, вне зависимости от того, будет обслуживать кассир или сам индивидуальный предприниматель. Это связано с ответственностью, возникающей при совершении денежных операций. Работа с кассой подразумевает не только доскональное знание ККМ (например, как осуществляется возврат проданного товара), но и соблюдение инструкций кассира и умение предоставить информацию при налоговых проверках.

Кто допускается к работе

Вне зависимости от модели ККТ, чтобы получить допуск к работе, необходимо заключить договор материальной ответственности. Если работать за кассовым устройством будет индивидуальный предприниматель, то никакого договора не требуется. Допуск к работе предусматривает базовые навыки в эксплуатации кассового оборудования: умения заправлять ленту, выбивать чеки, обнулять устройство в конце дня. Научиться этому можно на специальных курсах в Центре обслуживания ККТ.

Правила работы с кассовым аппаратом

При совершении кассовых операций различаются обязанности директора (или ответственного лица) и кассира. Они совместно должны в начале дня выбить отчетный кассовый чек и сличить сумму выручки прошлого дня с записью в журнале кассира. Обязанностями ответственного лица станут:

  • фиксация точной информации о показаниях ККМ в кассовой книге;
  • оформление новой ленты (с указанием номера контрольно-кассового аппарата, начала использования и др.);
  • выдача кассиру размена для сдачи и кассовых лент.

Функции кассира

Одна из обязанностей кассира заключается в контроле за состоянием ККМ. Для этого надо:

  • перед началом работы проверить, обнулено ли устройство;
  • при необходимости отрегулировать дату и время;
  • протестировать печать чеков, прежде чем переходить к обслуживанию покупателей или клиентов;
  • в конце работы обнулить показатели и сдать полученную выручку.

Инструкция по работе с кассовым аппаратом

Правильное использование кассовой техники означает не только быстрое обслуживание покупателей в магазине, но отсутствие проблем с налоговыми органами. Вот почему важно точно и последовательно выполнять все необходимые операции начала и завершения работы. Все это подробно разбирается на учебных курсах, но это легко освоить и самостоятельно.

Как включить кассовый аппарат

Перед началом работы необходимо подключить кассовый аппарат к сети. Процедура включения некоторых устройств выполняется кнопкой на задней стороне, у других это делается поворотом ключа в позицию РЕГ (в современных моделях – «РЕЖИМ»). Если ККМ работает нормально, на экране должен высветиться ряд нулей, свидетельствующих, что устройство готово к работе. В случае если устройство включается в первый раз, необходимо вставить батарейки для обеспечения энергией резервной памяти (элементы питания надо проверять ежегодно).

Как открыть кассу

Включив аппарат, следует пройти процедуру авторизации – ввод специального номера и пароля, на некоторых моделях ККМ вход выполняется с помощью специальной карты кассира. Перед тем, как переходить к обслуживанию покупателей, рекомендуется посмотреть, правильно ли установлена дата и проверить, как работает печатающее устройство – выбить несколько нулевых чеков. Для этого нужно нажать клавишу «Наличные» или «Оплата» с нулями на табло.

Расчет

После того, как кассовое устройство включено и проверено, можно переходить к обслуживанию покупателей. Этот процесс можно описать как пошаговую инструкцию:

  1. Информация о цене товара/услуги вводится вручную, либо с помощью специального устройства для считывания штрихкода.
  2. После того, как вся информация введена, необходимо нажать клавишу «Оплата» или «Наличные» – при этом откроется блок кассового аппарата, предназначенный для хранения купюр и монет.
  3. Кассир кладет оплату с этот лоток и берет оттуда необходимую сдачу. Устройства сами высчитывают размер сдачи после того, как кассир введет подученную от покупателя сумму.
  4. Если покупатель собирается оплачивать покупку пластиковой картой, то операция выполняется безналично с помощью терминала – списыванием денег с его карточного счета. Если терминал выдает два чека, то один следует оставить в торговой точке, для отчетности по использованию контрольно-кассового аппарата.
  5. Современные модели кассовых аппаратов способны выполнять дополнительные функции, например, высчитывать размер скидки с процентах. Для этого следует нажать клавишу «%».
  6. Распечатанный кассой чек отдается клиенту.

Нулевой чек

Хотя освоения навыков пользования кассовой машиной не будет сложным, неизбежны вопросы по ходу работы. В этом случае следует заглянуть в инструкцию к аппарату. Например, там можно узнать, как выбить на кассе нулевой чек. Для этого необходимо просто нажать клавиши «Оплата» или «Покупка», без предварительного введения каких-либо сумм. Эту операцию делают в начале смены для проверки работоспособности печатающих устройств ККМ.

Закрытие смены

При окончании рабочего дня, кассиру необходимо проделать ряд операций. Это такие действия, как:

  • составление отчета и передача вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или представителю администрации;
  • снятие данных счетчиков для определения суммы выручки и фиксации в кассовом журнале;
  • определение размера выручки, для чего находится разница показаний регистров на начало и конец рабочего дня – это показатель должен совпадать с суммой наличности, которую сдает кассир;
  • обнуление показаний кассы.

Замена ленты

С учетом того, что кассиру приходится очень часто менять ленту, эту процедуру он должен выполнять уверенно, доведя процесс до автоматизма. Признаком того, что лента заканчивается, служит розовая полоска, которая ставится в конце рулона. Для замены ленты необходимо:

  1. Поднять крышку, закрывающую ленточный отсек.
  2. Достать старую бобину с остатками ленты. Ее необходимо опечатать, подписать и сдать директору.
  3. Освободить край нового рулона, а саму ленту разместить внутри приемника вниз размоткой.
  4. Заведите ее за фиксирующий вал и печатающее устройство.
  5. Далее следует закрыть крышку и, нажимая клавишу «ЧЛ» (или «Вверх»), дождаться, когда из щели появится край ленты.
  6. После того, как будет оборвана лишняя бумага, можно начинать работать.

Аварийный расчет

Перебои при подаче электроэнергии могут быть причиной сбоев в работе кассового оборудования. Если такое отключение произошло во время печати чека, то после возобновления питания на чековой ленте будет отпечатано сообщение, что документ недопечатан. После этого чек выводится еще раз с добавлением слова «Повтор» в шапке. Если питание отключается при выводе отчетов, то информация о недопечатанном документе, в зависимости от ситуации будет сопровождаться примечаниями «Повторите запрос!» или «Отключение питания».

Видео

Как работать на кассе: инструкция для кассира

С принятием новых требований по установке и применению кассовой техники, изменились и правила ее эксплуатации. Теперь для правильной работы и избежания наказания от налоговой, кассиру и руководителю компании нужно знать принцип работы онлайн-кассы и особенности ее использования. Мы расскажем, как работать на кассе в магазине, что нужно знать кассиру и как не попасть под штрафы от инспекции.

Работа на ККМ: изучение работы кассы, требования к аппарату

Для начала разберемся, что представляет из себя новая контрольно-кассовая машина (ККМ). Это аппарат, который предназначен для взаимодействия с налоговой в онлайн-режиме. Требования к технике можно свести к нескольким пунктам:

  1. В аппарат должен быть встроен фискальный накопитель — чип, предназначенный для передачи данных о продажах в налоговую. Устройство меняют раз в 13, 15 или 36 месяцев (сроки зависят от конкретной модели и производителя).
  2. Касса должна быть обеспечена бесперебойным подключением к интернету, так как передача данных должна осуществляться беспрерывно. Если в помещении нет интернета, с кассой работать можно, после подключения вся информация отправится в налоговую (однако, если это не произошло в течение 30 дней, ФН блокируется). Для выхода в сеть используются интерфейсы: Wi-Fi, Ethernet, SIM-карты.
  3. Теперь кассовые аппараты должны печатать чеки нового образца. Число необходимых реквизитов увеличилось, в том числе добавилось новое поле — QR-код, который клиент может отсканировать с помощью специальной программы и посмотреть чек на сайте ФНС. (О подробном перечне реквизитов мы писали в этой статье ). Также у аппарата должна быть возможность отправки электронной версии чека на телефон или e-mail клиента.
  4. Передача информации о расчетах осуществляется через оператора фискальных данных (ОФД). Это компании, которые подписывают соглашение на обслуживание предпринимателя и обеспечивают своевременное взаимодействие с инспекцией.
  5. Также касса должна соответствовать физическим и техническим характеристикам, обозначенных в 54-ФЗ (к примеру, иметь заводской номер на корпусе, встроенные часы и прочее).

Подробнее со всеми требованиями можно ознакомиться в ст.4 54-ФЗ. Перед использованием аппарата или фискального накопителя предпринимателю нужно проверить, соответствует ли касса всем пунктам закона. Для этого можно воспользоваться электронными сервисами «Проверка ККТ» и «Проверка ФН» на сайте налоговой.

Читать еще:  Какие отчеты сдает ИП на ЕНВД

Как происходит взаимодействие между клиентом, кассиром и кассовым аппаратом?

  1. Покупатель оплачивает продукцию наличными или платежной картой.
  2. Данные о покупке отправляются в фискальный накопитель.
  3. ФН шифрует чек, сохраняет и отправляет его ОФД.
  4. Оператор проверяет поступившую информацию и отправляет ее в инспекцию, которая подтверждает получение.
  5. Кассир печатает чек и отправляет электронную версию по просьбе клиента на телефон или e-mail.

Кассиром может стать сотрудник, получивший подробный инструктаж, включающий ознакомление с требованиями законодательства по работе на ККМ и изучение правил работы с конкретной моделью кассы. Также руководителю рекомендуется заключить с работником договор о полной материальной ответственности для избежания неприятных инцидентов с налоговой и последующего возмещения ущерба за счет работника.

Как работать на кассе в магазине

Перед началом работы на кассе кассир проходит обучение и получает доступ к денежному ящику, а также разменные деньги и чековую ленту. Первым действием в начале дня является открытие смены. Для этого кассир печатает отчет об открытии смены, который отправляется оператору фискальных данных и включает в себя информацию об аппарате, смене и кассире. В тех случаях, когда неизвестно, будут ли в этот день покупатели в магазине, лучше открывать смену с первым клиентом. Закрытие смены происходит в конце дня, кассир сдает наличность и формирует отчет о закрытии.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Обучение работе на кассе кассира является обязанностью руководителя. С кассиром необходимо разобрать различные ситуации и порядок последующих действий. К таким ситуациям относятся:

  1. В магазине отключили электричество во время приема платежа или в конце смены в кассе появился излишек средств. В этом случае кассиру необходимо сформировать чек коррекции ( подробнее читайте в этой статье ).
  2. Покупатель возвращает товар в магазин или в чеке была пробита лишняя продукция. Обязанность кассира — сформировать чек «возврат прихода». Для этого нужно принять заявление от клиента на возврат товара, сделать накладную и пробить на кассе чек, реквизиты такие же, как и в обычном за одним исключением: на позиции «признак расчета» ставится «возврат прихода».
  3. Покупатель внес аванс. В этом случае в поле «признак расчета» должно быть значение «аванс/предоплата» (данный пункт разъясняется в письме ФНС РФ №АС-4-20/21345@ от 11.11.2016 г.)

В остальных случаях действия кассира соответствуют вышеописанному алгоритму. Работа на ККМ не так сложна как кажется.

Обучение работе на кассе: как избежать наказания от налоговой

Чтобы не нарушить требования законодательства, кассиру следует соблюдать следующие правила:

  1. Не работать во время отключения электроэнергии (иначе в кассовом аппарате не будет информации для передачи в ФНС).
  2. Если нет подключения к интернету, чеки пробивать можно только в течение 30 дней, по истечении этого срока фискальный накопитель блокируется и последует штраф от инспекции.
  3. Продавцу нельзя покидать рабочее место (если касса находится в рабочем состоянии) и допускать к нему посторонних людей.
  4. Кассир обязан предоставить электронную версию чека, если клиент предоставил QR-код из приложения ФНС или сказал свой номер телефона или e-mail.

Специализированные организации занимаются установкой и настройкой кассовой техники, а также обучением персонала работе на кассе. Чтобы научиться правильно использовать аппарат, установить ПО или выбрать ОФД, обращайтесь к специалистам.

Как пользоваться кассовым аппаратом: пошаговая инструкция

По законодательству, касса должна быть у любого предпринимателя, производящего операции с денежными средствами различного характера. Многие ошибочно считают, что использовать ее довольно сложно и освоить в самостоятельном порядке не получится. Для этого следует подробно ознакомиться с использованием аппарата хоть одного вида и можно спокойно работать на всех из них.

Производить деятельность с ККМ могут те, кто заключил с собственником бизнеса договорные отношения об ответственности материального характера. Кроме договора, они обязаны иметь опыт работы на данной машине: правильно отбивать чеки и обнулять ее.

Обязанности

Следует помнить, что перед началом рабочего процесса, директор (заведующий отделом) обязаны произвести подготовительные работы: открыть привод и счетчик, пробить чек и сверить пробитую сумму, полученную за предыдущую смену и произвести сверку с записями кассира. Суммы должны полностью сходиться.

Прямые обязанности директора должны содержать следующее:

  1. Занесение в журнал точных сведений, заверение своей подписью.
  2. Оформить начальные показания контрольной ленты (номер, дата и время начала рабочего процесса, показания контрольного регистра).
  3. Отпускание ответственному работнику ключей.
  4. Выдача разменных денег для сдачи.
  5. Своевременно обеспечивать работников лентами, красящими составами.

Обязанности работника, перед началом процесса на ККМ:

  1. Проверка рабочего состояния.
  2. Регулировка времени и даты, проверка блоков ККМ на предмет целостности.
  3. Проверка на обнуление.
  4. Прежде чем начать рабочий процесс, пробить несколько нулевых чеков для проверки работоспособности кассы.
  5. По окончанию рабочего дня сдать все наличность старшему кассиру либо директору.

Принципы работы в зависимости от вида

Аппарат представляет очень сложную разновидность в техническом электронном виде. Некоторые его части считаются составными. К ним относится:

  1. Монитор, имеется двух видов, для кассира и для человека, производящего покупки.
  2. Ящик для сбора купюр.
  3. Ленточный блок.
  4. Принтер.
  5. Память.

ККА имеет устройство, передающее доступные сведения для покупателя. Обязательно должен присутствовать монитор, один устанавливается для покупателя, чтобы он доступно видел все необходимые сведения на экране. Другой размещается для кассира.

Клавиатура применяется для ввода нужный объем денежных средств. Это затрагивает назначение кассы, при ее помощи вбивается необходимая сумма и находит свое отражение на чеке. Аппарат имеет подразделение кнопочек по цвету, делятся они на несколько частей, где каждый определяет конкретную группу товаров.

Блок ленточный относится к необходимой части, прямое назначение которой, хранить все сведения, включающие проведенные операции. Устройство размещается внутри самой машине, подключать его отдельно нет необходимости.

Память фискальная предназначена для фиксирования денежных масс, прошедших через кассу. Они имеют дело с вырученными средствами, получаемыми ежедневно, и отражаются в Z-отчете. Снимается информация в конце рабочей смены и хранит все события с датами и подробную информацию за отработанное время.

Каждая ККМ имеет лоток для сбора купюр, который представляет собой обычную металлическую (пластмассовую) коробку, имеющую несколько разновидностей замков. Одним из самых простых вариантов является обыкновенная защелка механического вида. Однако современным решением вопроса является электромагнитное запирающее устройство.

Следует помнить, что имеется множество разновидностей ККМ и размеров чековых лент, при использовании неподходящей, касса быстро придет в негодность.

Эксплуатация

Первое, что следует сделать – это включить ККМ в сеть. Многие из них имеют кнопки на панели с задней стороны, в действие приводятся поворотом ключа в позицию РЕГ. В случае высвечивания на мониторе множества нулей указывает на правильность в работе.

В дальнейшем деятельность происходит следующим образом:

  1. Авторизация. Многие ККМ начинают свою работу, когда кассир авторизуется. Следует вбить служебный номер, обязательно пароль. Некоторые разновидности аппаратов начинают работу после использования карты спец. назначения.
  2. Расчет происходит за счет введения необходимой суммы. Для этого вводится верная стоимость, применяя клавиши. Далее нажимается кнопка нужного раздела (как правило, они подразделяются на различные подразделения: к примеру, обувь, одежда, продукты и т.д.). Некоторые ККМ имеют способность читать штрих-код с товара, необходимая сумма отбивается самостоятельно. Далее нажимается клавиша «Оплата» либо «Наличные», покупка производится.
  3. При наличии скидок на определенный вид товара, они отбиваются сразу на кассе. Следует ввести полную цену (без вычета определенных процентов), выбрать категорию, напечатать сумму и нажать %, скидки отобьется самостоятельно.
  4. В случае необходимости отбить несколько товаров, следует набирать сумму, нажимать нужный отдел. Следует отбивать, пока не закончатся все виды покупок, нажать кнопку «Оплата».
  5. Если нужно отбить нулевой чек, следует нажать клавишу «Оплата» либо «Наличные».

Это приведены общие разновидности работы с ККМ, при необходимости выяснить принцип работы определенной машины, информацию можно найти в интернете, либо обучиться в определенных организациях.

В магазине

Прежде всего, работник обязан заключить договор об ответственности материального характера. Это делается для предотвращения краж денежных средств.

  1. Работа кассира всегда начинается с того, что необходимо заправить машину. Вставляется лента в ККМ, наносится специальная запись с указанием номера, его типа, даты, точного времени включения, показания на момент вступления кассира на работу. После заполнения всех данных, кассовая лента заверяется старшим кассиром.
  2. Далее следует проверить точность данных по дате и времени. Многие аппараты имеют способность самостоятельно сохранять необходимые сведения. Существуют кассовые машины, которые перед каждой сменой следует проверять на точность времени и даты, при необходимости, устанавливать их.
  3. Перед началом рабочего процесса, проверить способность аппарата к работе. Для этого производят печать нулевых чеков, на них проверяют четкость печати, наличие всех необходимых сведений. Пробные чеки следует сохранять до конца работы и прикладывать их к отчетной документации.
  4. Далее производится печать Х-отчета, он имеет промежуточный характер и во время его печати, сумма не обнуляется. Во время рабочей смены, несколько раз происходит печать таких чеков. Это делается для контроля средств, поступающих в кассу. Они распечатываются в момент сдачи выручки. За смену можно отбить несчетное количество чеков, на работу они не влияют, но помогают вести контроль над правильным поступлением денежных средств.
  5. Х-отчеты можно снимать по отделам, по окончанию рабочей смены и для получения конечного результата. Они ведут учет переизбытка либо недостатка финансов в кассе.
  6. В случае пробития неверного чека, повторно выбивается правильный, неверный хранится до конца смены. После закрытия и сдаче отчета за отработанный день, его следует оформить в единый документ. Далее составляется акт, где указывается тип, модель кассы, регистрационный и № производителя.
  7. Составляется акт с указанием номера чека и пробитой суммы. Чек наклеивают к акту, который заверяет оператор и предприниматель.

Может произойти возврат покупки. Причины могут быть различными: товар не подошел по цвету и фасону, имеет производственные дефекты и др. Такое может быть только при предъявлении чека, целостности товара (наличие на нем ценника и др.).

Кроме этого, должна быть пробитая в кассе сумма. Составляется акт о возврате товара. Пишется он в произвольной форме. После правильно составленных документов, которые подписываются самим предпринимателем, деньга за товар могут быть возвращены.

По окончанию рабочего дня печатается Х-отчет, который выполняется для сверки кассы и наличности в ней. После него, пробивается Z-отчет, который производит обнуление всех принятых средств за смену. Все сведения автоматически перемещаются из оперативной памяти в фискальную, происходит обнуление полученной выручки и ее закрытие.

Типовые ошибки

Имеются стандартные ошибки, которые могут привести к поломке ККМ. К ним относятся:

  1. Поломка аккумулятора. Это распространенная причина, по которой машина выходит из строя. Для устранения таких проблем следует, внимательно относится к ККМ. Лучше всего, производить зарядку в выключенном виде, это максимально продлит срок службы.
  2. Применение аппарата для зарядки, не рекомендованного изготовителем. Для устранения таких причин нужно использовать устройства, разрешающие заводом.
  3. Неверная заправка ленты. Для устранения ошибки необходимо применять только ленту, которую рекомендовал завод, производимый кассы.
  4. Проникновение жидкости. В случае возникновения такого нюанса, следует немедленно отключить аппарат и обратиться в обслуживающий центр.
  5. В фискальном регистраторе поломался автоотрезчик. Это происходит зачастую по вине кассира, резко дергающего за ленту и неплотно закрывающего крышки регистратора, вследствие чего, происходит удар лезвий.

Инструкция по работе с Frontol представлена ниже.

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector