Как хранить кассовые чеки в организации?

Срок хранения кассовых документов в 2020 году

Сроки хранения кассовых документов и ответственность за их нарушение закреплены в нормативных документах. Несоблюдение этих требований — основание для штрафов и доначисления налогов.

Какие документы относятся к кассовым

Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2020 году обязательны к применению:

приходный кассовый ордер (КО-1),
расходный кассовый ордер (КО-2),
кассовая книга (КО-4),
расчетно-платежная ведомость (Т-49),
платежная ведомость (Т-53).

Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.

Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.

Сколько хранить кассовые документы в 2020 году

Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:

Название документа

Срок хранения С какой даты отсчитывать срок

Основание

Расчетно-платежная ведомость Т-49, платежная ведомость Т-53, используемые для расчета и выплат зарплаты, стипендии и др.

5 лет — при наличии лицевых счетов;
75 лет — если лицевые счета отсутствуют (50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года)

С 1 января года, следующего за годом, в котором сформирован документ п. 412 перечня, утв. Приказом № 558

Кассовая книга (КО-4);
приходный кассовый ордер (КО-1) ;
расходный кассовый ордер (КО-2)

5 лет

Примечание: налоговое законодательство устанавливает меньший срок хранения первички, чем бухгалтерское — 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) поэтому берем наибольший срок — 5 лет (по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ) С 1 января года, следующего за отчетным годом п. 362 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558,

п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Пример

Кассовая книга сшита, скреплена печатью и подписью руководителя 31 декабря 2019 года. Срок хранения книги начинается с 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2025 года.

Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2020 году

С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).

В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.

Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.

Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:

попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.

Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов

Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.

Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.

Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:

штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.

Как уничтожить просроченные документы

Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.

Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.

Избавиться от документов можно двумя способами:

своими силами (если объем бумаг небольшой);
с помощью нанятой организации.

Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.

Подводим итоги

Срок хранения большинства кассовых первичных документов — 5 лет, отсчитываемых с 1 января года, следующего за отчетным годом. Ведомости на выдачу зарплаты хранятся 5 лет (при наличии лицевых счетов), 75 (50) лет (если лицевые счета отсутствуют).
Владельцы онлайн касс обязаны хранить не сами пробиваемые чеки, а фискальный накопитель, в котором записана вся информация о продажах.
За нарушение сроков хранения документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу: о чем говорит закон и какие требования предъявляют банки

В статье мы рассмотрим, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Узнаем, для чего нужны слип-чеки и сколько их необходимо хранить, согласно нормам закона. Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по передачи чеков в банк и собрали рекомендации по правильному хранению слипов.

Нужен ли чек при эквайринге

Споры о том, нужен ли фискальный чек при оплате онлайн, а также о том, необходимо ли его сохранять, ведутся с 2003 года. В это время был принят закон №54-ФЗ, который определяет использование кассовых аппаратов (ККМ) при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными. Но данный акт не учитывал усовершенствование технологий и появление возможности онлайн-оплаты. До июля 2016 года данный закон можно было трактовать так:

«Фискальный чек необходим в случае оплаты товара или услуги банковской картой через платежный терминал либо при оплате наличными. Чек не требуется при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы».

На сегодняшний день это мнение не является верным. Вышедший 3 июля 2016 года федеральный закон №290, однозначно утверждает, что фискальный документ необходим при любом способе оплаты, в том числе при:

продаже товаров и услуг;
выплате выигрышей по лотерейным билетам;
электронных платежах (например, на счет мобильного телефона или за ЖКХ через приложение);
получении платного контента (приложения, игры, книги, софт и так далее);
и другие.

Поэтому ответ на вопрос, нужны ли чеки при эквайринге, однозначен: да, нужны. При этом их необходимо хранить определенное время. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Все документы, которые относятся к категории первичных кассовых, по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило утверждено постановлением Правительства РФ №470 от 23 июня 2007 года.

Однако, в законе предусмотрено исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков. Срок хранения этих двух документов — 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу и других подобных документов занимается материально ответственное лицо. При этом Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.

По договору эквайринга, как правило, предусмотрен срок хранения чеков и других документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов. Он равен трем годам. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение трех дней со дня получения запроса от банка.

А теперь рассмотрим, для чего и как надо хранить чеки.

Для чего нужно сохранять чеки

В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:

Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения).
Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом.
Для возврата денежных средств.
В некоторых случаях для проверки статуса платежа.

Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.

Читать еще: Как правильно заполнять товарный чек ИП образец?

Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?

Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа. При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.

Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.

Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. Свидетельством тому является закрывающий отчет по терминалу. Однако, иногда банк присылает запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции. Это делается во многих случаях, в частности, для профилактики мошеннических действий со стороны покупателей.

Для того чтобы правильно предоставить банку всю необходимую информацию, ознакомьтесь с пошаговой инструкцией:

Какие чеки и квитанции нужно сохранять? И как долго?

Покупка любого товара или услуги должна оставлять свой финансовый след — в виде чека или квитанции. Вместе с этими документами вы получаете свидетельство, что оплатили покупку, а заодно гарантии, предоставляемые по закону о защите прав потребителей. Но имеет ли смысл хранить все эти чеки и квитанции? И если да, то как долго? И как быть, если напечатанный на кассовой ленте чек физически сохраняется меньше юридического срока его действия? Обращаемся за советами к специалистам.

Берите и берегите

Вопрос вопросов — брать ли чеки, которые продавцы отбивают и со словами «Спасибо. Приходите еще» выдают вам при каждой покупке? В среднем каждый слышит эти слова по несколько раз в день, но далеко не каждый чек оказывается в нашем кармане. А если такое и случилось, то почти наверняка случайно найденному там финансовому документу уготовано отправиться в урну.

И напрасно, уверен Игорь Файнман, специалист по личным финансам и инвестициями. Игорь — убежденный сторонник того, что почти все, что отбивают нам через кассовые аппараты и терминалы оплаты, следует хранить, притом как можно дольше. Его персональная бухгалтерия — уже не абстрактная фигура речи после того, как еще 10 лет назад основатель челябинской «Академии финансов и биржи» приобрел несгораемый шкаф. Туда его владелец все это время помещает скрупулезно разложенные по папкам чеки, квитанции, договоры…

Все это может потребоваться на случай, если ваши отношения с контрагентом не ограничились совершением конкретной сделки, поясняет эксперт. Контрагентом выступает магазин, где пару недель назад вы брали себе новые джинсы, или ресторан, где были на деловом обеде. Если джинсы не подойдут, чек поможет обменять их на подходящий товар. А если после посещения ресторана вы почувствовали себя плохо, фискальный документ послужит доказательством, которое вы сможете приложить к судебному иску.

Иван Лемзяков, председатель Уральской палаты защиты потребителей, напоминает, что российский закон о защите прав потребителей все же не обязывает нас хранить чеки и квитанции. По закону (пункт 5 статьи 18) вами могут быть предъявлены и другие доказательства совершения и оплаты покупки, в том числе свидетельские показания (пункт 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.06.2012 N 17 «О рассмотрении судами гражданских дел по спорам о защите прав потребителей»). Есть наработанная судебная практика, где потребители факт покупки товара доказывают не только свидетельскими показаниями, но и, например, фото- и видеозаписями, которые были сделаны при покупке товара, подтверждает Геннадий Локтев из «Европейской юридической службы».

С этой точки зрения, очевидным становится простое решение: фотографировать чеки на смартфон или делать их скан-копии, сохраняя потом на своих устройствах или в облачном хранилище. Если возникнет необходимость, к продавцу можно будет обратиться с досудебной претензией (требованием) в письменной форме и, приложив это фото, дать ему понять, что закон на вашей стороне.

Но, замечает Иван Лемзяков, оригинал документа — все же лучший аргумент. А раз так, то привычка хранить чеки — по крайней мере, до истечения гарантийного срока или срока службы товара — может оказаться весьма полезной. И несгораемый шкаф с подобным содержимым уже не выглядит какой-то крайностью.

Наличие задокументированного подтверждения совершения покупки упрощает взаимодействие покупателя с продавцом, согласна Елена Леонова, управляющий директор торговой сети «Ситилинк» по Свердловской и Тюменской областям. Да, закон на стороне потребителя: при возврате денег по причине наличия в товаре существенного недостатка клиент пишет заявление об утере кассового чека и продавец обязан без разговоров вернуть деньги. К тому же сегодня многие магазины и торговые сети не просто могут восстановить чек, но и определить, что товар был действительно приобретен у них, — по его серийному номеру. Зная эти нюансы, можно не заморачиваться хранением чеков. Но процесс идентификации покупки и решение вопросов, связанных с заменой товара или возвратом денежных средств, с чеком проходят быстрее.

«В этой связи я бы порекомендовала хранить чеки на товар как минимум в течение гарантийного срока», — резюмирует Елена Леонова.

Чем дороже, тем строже

Тамара Касьянова, управляющий партнер АО «2К», предоставляющего аудиторские и юридические услуги, определенно советует озаботиться хранением чеков и квитанций, которые смогут подтвердить ваши права как приобретателя дорогостоящих товаров и услуг. Директор юридической службы «Единый центр защиты» Константин Бобров уточняет, что такие документы следует хранить не только в течение гарантийного срока или срока годности товара, о котором покупатель ставится в известность до заключения договора купли-продажи.

В России доля покупок по картам впервые сравнялась с наличным расчетом

Арифметика здесь совершенно простая: к гарантийному сроку прибавляете трехлетний срок исковой давности, в течение которого вы также вправе напрямую предъявлять претензии к продавцу по поводу обнаружения недостатка, повлиявшего на потребительские свойства товара. И получаете время, которое должен храниться чек. То есть если условная микроволновка на двухлетней гарантии, то с учетом срока исковой давности храните документы на нее пять лет с момента покупки. То же самое с оказанными вам услугами (выполненными для вас работами). При этом имейте в виду, что если вы не заявили о претензиях в течение гарантийного срока, на вас ляжет бремя доказательства, что недостатки дали о себе знать в период его действия. А по завершении срока исковой давности ни один суд не встанет на вашу сторону.

Иван Коллегов, руководитель департамента фискальных решений компании «АТОЛ», производящей кассовую технику и программное обеспечение к ней, в случае с дорогими приобретениями предлагает не ограничиваться чеками и гарантийными талонами. Еще недавно продавцы бытовой техники настоятельно рекомендовали беречь упаковку — на тот самый гарантийный случай. Не всем потребителям по вполне понятным причинам это нравилось. И как итог — такие рекомендации в магазинах вскоре звучать перестали. Но объективности ради, сохраненная упаковка — это еще один аргумент на вашей чаше весов.

Хорошая новость в том, что есть компромиссный вариант: необязательно хранить коробку целиком — достаточно вырезать ту ее часть, на которую нанесен штрих-код, считанный при покупке.

Игорь Файнман из «Академии финансов и биржи» советует как можно дольше хранить еще несколько разновидностей финансовых документов. Например, полезно сохранять документы, которые в случае необходимости засвидетельствуют, что вы в расчете с банком, у которого брали кредит. Желательно, чтобы это была не просто стопка чеков из банкомата, через который вы делали ежемесячные платежи, а справка из кредитной организации о том, что долг погашен и у банка к вам нет никаких претензий. Такую по первому требованию должны выдавать в банке. С учетом срока исковой давности этот документ разумно хранить не меньше трех лет.

На Ямале ритуальная фирма выдает чеки с надписью «Приходите снова»

Хорошо сохранять квитанции о ремонте и обслуживании автомобиля. Надумаете продавать — покупателю будет легче понять историю того, что он берет, а вам — убедить его, что машину обслуживали как надо. До пяти лет сохраняйте квитанции об оплате коммунальных услуг. Даже если вы давно пользуетесь онлайн-банком, системами электронных платежей, порталом Госуслуг и прочими прелестями цифровой экономики, в которой все ваши финансовые действия априори оставляют свой след, юристы по-прежнему настроены консервативно. И предупреждают: таких ретроградов, которые верят разве что бумажке с печатью банка, все еще полно и в жэках, и в судах…

Читать еще: Инвентаризация кассы порядок и сроки ее проведения

Больше цифры

Тем не менее прогресс не остановить. Пусть медленно, но верно мы переходим на электронный документооборот, а значит, уже сейчас можно попробовать обзавестись виртуальным сейфом для финансовых документов, которые стоит хранить как можно дольше. В самом деле, чеков и квитанций в нашей жизни становится все больше. И разобраться с их систематизацией и хранением обывателю, не имеющему специальной подготовки, все сложнее. Тем более что у чеков есть отвратительное свойство — недолговечность, а закон никак с этим не борется. Срок жизни термохимического слоя, то есть тех самых «чернил», нанесенных на бумажный чек, законодательно не установлен.

Но, как напоминает Иван Коллегов из компании «АТОЛ», с 2017 года любой потребитель вправе запросить на кассе дополнительный экземпляр чека — электронный (пункт 2 статьи 1.2. 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Для этого достаточно сообщить продавцу свой мобильный телефон или адрес электронной почты — и после оплаты документ поступит к вам в виде sms или электронного письма.

Антон Румянцев, директор оператора фискальных данных OFD.ru уточняет: магазин не вправе отказать в ответ на такую просьбу, иначе его ждет штраф. Но есть единственное условие — сообщить свои данные для получения электронного чека покупатель должен строго до момента расчета.

«С электронными чеками вести домашнюю бухгалтерию гораздо проще. Их можно скачивать и сохранять в отдельном файле. Электронный чек не выгорает, не рвется и не намокает, его гораздо сложнее потерять. Если потребуется вернуть или заменить товар — электронный чек или его распечатку примут без вопросов, так же, как и бумажный», — говорит о преимуществах альтернативы Антон Румянцев. И дает еще один простой совет: покупая технически сложный или просто дорогой товар, предусмотрите получение электронного чека.

Резюме

Итак, резюмируя рекомендации специалистов:

— по возможности храните чеки или их фотокопии. Их наличие помогает отстоять ваши права потребителя;
— храните оригиналы чеков на дорогие покупки и другие важные финансовые документы. Эксперты советуют учитывать гарантийный срок и прибавлять к нему срок исковой давности — три года;
— переходите на электронные чеки, тем более что магазины вам должны их предоставлять по первому требованию. Так не придется переживать о сохранности документов, напечатанных на чековой ленте.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году?

upd. Статья обновлена: 18.01.2020

Сегодня практически любая торговая точка оборудования pos –терминалом для приема безналичных платежей от покупателей. Установкой терминалов занимается банк, с которым у предпринимателя заключен договор на РКО – этот сервис входит в пакет услуг эквайринга. При оплате покупки картой терминал печатает два чека. Один предназначается для покупателя, другой остается у продавца.

В связи с этим, у многих предпринимателей возникает вопрос — нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году, и если да, то как долго это следует делать. Попробуем разобраться в данной проблеме.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году?

Изначально работа с фискальными чеками регулировалась ФЗ №54, который был принят в далеком 2003 году. В то время о такой процедуре, как эквайринг, еще не было и речи – банковские карты только начинали входить в повседневную жизнь граждан. Естественно, что о хранении фискальных чеков в законе не было ни слова.

В 2020 году ситуация выглядит иначе. Сейчас все кассовые расчеты регулируются ФЗ №290, вышедшим в июле 2016 года. Согласно этому нормативному документу, фискальные чеки должны в обязательном порядке сопровождать такие операции, как:

продажа товаров и услуг;
проведение электронных платежей (например, пополнение баланса мобильного телефона);
выплата выигрышей;
приобретение платного контента и т.д.

В числе прочего, закон обязывает предпринимателя, выдавшего чек, сохранять свою копию в течение некоторого времени. Разберемся, для каких целей предусмотрена данная процедура.

Зачем это делать?

Самый простой ответ на вопрос «Для чего нужно сохранять чеки по эквайрингу», звучит так – потому что этого требует закон. Но требования это вовсе не безосновательно. Фискальные документы могут потребоваться в таких ситуациях как:

необходимость восстановления отчетности по форме Z;
принятие возврата товара от покупателя;
урегулирование спорных моментов между продавцом и покупателем;
необходимость подтвердить статус платежа;
ведение бухгалтерского учета компании.

Если предприниматель не сможет предоставить в налоговую полную отчетность, ему придется выплатить штраф. Кроме того, чеки может затребовать банк, с которым у владельца торговой точки заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание. В этом случае, на предоставление документов предпринимателю отводится три рабочих дня. Если чеки не будут предъявлены, это будет рассматриваться банком как нарушение договора об РКО. Это может быть чревато штрафами, или вовсе расторжением сотрудничества.

Как хранить чеки?

Где и как именно должны храниться фискальные документы, закон не оговаривает. Но логично предположить, что они, как минимум, должны быть упорядочены по дате выдачи.

Также следует помнить, что кассовая бумага, на которой производится печать чека, обладает большой чувствительностью к свету. Если ее некоторое время держать на свету, изображение на ней пропадает. Поэтому хранить чеки стоит в светонепроницаемых конвертах, в месте, недоступном солнечным лучам.

Совет! Разумнее всего сделать дополнительно ксерокопии фискальных документов, чтобы даже при повреждении оригинала у предпринимателя сохранилось доказательство проведения транзакции.

Сколько хранить по времени?

Фискальные документы относятся к разряду первичной документации. Работу с ней регулирует Постановление правительства РФ №470, согласно которому первичка должна храниться в архивах любой организации не менее 5 лет.

Однако в любом из договоров на расчетно-кассовое обслуживание и предоставление услуг эквайринга, указываются иные сроки. Согласно этому документу, хранение чеков должно продолжаться как минимум три года, после чего они могут быть утилизированы. Решить эту дилемму просто – у постановления правительства ранг явно выше, чем у договора предпринимателя с банком. Следовательно, лучше придерживаться сроков, указанных в нем, т.е., сохранять чеки в течение 5 лет.

Требование банка передать чеки

Как уже упоминалось выше, банк, обслуживающий торговую точку, может запросить у ее владельца чеки по безналичным платежам за определенную дату или некий временной период. Обычно это происходит, когда банку необходимо уточнить статус какого-либо платежа. Предоставление чеков должно быть произведено предпринимателем в течение 72 часов с момента получения запроса.

Важно! Чеки можно предоставить в оригинале. Но разумнее передать банку ксерокопии или скан-копии фискальных документов.

Заключение

Итак, хранение чеков по безналичным платежам в 2020 году – это обязанность предпринимателя, закрепленная за ним законодательно. Кроме того, на хранении настаивают и банковские организации, предоставляющие бизнесмену услуги РКО (это прописано в их договоре). Документация должна храниться в течение 5 лет, и все это время пребывать в таком состоянии, чтобы из нее можно было без проблем получить информацию о проведенных платежах.