Как хранить кассовую книгу?
Pravohelp21.ru

Юридический портал

Как хранить кассовую книгу?

Срок хранения кассовых документов в 2020 году

Сроки хранения кассовых документов и ответственность за их нарушение закреплены в нормативных документах. Несоблюдение этих требований — основание для штрафов и доначисления налогов.

Какие документы относятся к кассовым

Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2020 году обязательны к применению:

  • приходный кассовый ордер (КО-1),
  • расходный кассовый ордер (КО-2),
  • кассовая книга (КО-4),
  • расчетно-платежная ведомость (Т-49),
  • платежная ведомость (Т-53).

Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.

Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.

Сколько хранить кассовые документы в 2020 году

Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:

Название документа

Срок хранения С какой даты отсчитывать срок

Основание

Расчетно-платежная ведомость Т-49, платежная ведомость Т-53, используемые для расчета и выплат зарплаты, стипендии и др.
  • 5 лет — при наличии лицевых счетов;
  • 75 лет — если лицевые счета отсутствуют (50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года)
С 1 января года, следующего за годом, в котором сформирован документ п. 412 перечня, утв. Приказом № 558
  • Кассовая книга (КО-4);
  • приходный кассовый ордер (КО-1) ;
  • расходный кассовый ордер (КО-2)
5 лет

Примечание: налоговое законодательство устанавливает меньший срок хранения первички, чем бухгалтерское — 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) поэтому берем наибольший срок — 5 лет (по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ) С 1 января года, следующего за отчетным годом п. 362 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558,

п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Пример

Кассовая книга сшита, скреплена печатью и подписью руководителя 31 декабря 2019 года. Срок хранения книги начинается с 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2025 года.

Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2020 году

С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).

В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.

Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.

Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:

  • попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
  • сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.

Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов

Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.

Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.

Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:

  • штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
  • штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.

Как уничтожить просроченные документы

Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.

Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.

Избавиться от документов можно двумя способами:

  • своими силами (если объем бумаг небольшой);
  • с помощью нанятой организации.

Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.

Подводим итоги

  • Срок хранения большинства кассовых первичных документов — 5 лет, отсчитываемых с 1 января года, следующего за отчетным годом. Ведомости на выдачу зарплаты хранятся 5 лет (при наличии лицевых счетов), 75 (50) лет (если лицевые счета отсутствуют).
  • Владельцы онлайн касс обязаны хранить не сами пробиваемые чеки, а фискальный накопитель, в котором записана вся информация о продажах.
  • За нарушение сроков хранения документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Какой срок хранения кассовых документов?

Какие документы являются кассовыми

В 2020 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
  • РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
  • Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Читать еще:  Есть ли у ИП БИК?

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

  • административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
  • административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

В перечне документов, которые используются при осуществлении кассовых операций, имеются те, по которым осуществляется выдача сотрудникам зарплаты и другие выплаты. К ним относятся расчетно-платежные и платежные ведомости. На основании утвержденных Росархивом сроков хранения документов (п. 295 Перечня) они должны храниться 6 лет, а если отсутствуют лицевые счета:

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.

Если же имеются неразрешенные судебные споры и разбирательства, в которых фигурируют данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.

Итоги

Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.

Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:

А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.
Читать еще:  Акт ревизии денежных средств находящихся в кассе

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Кассовая книга

Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии – на руководителя).

Оформление кассовой книги

Кассовая книга может вестись одним из трех способов: от руки, на компьютере либо в электронном виде.

Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

первая всегда остается в книге;

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка “Перенос” кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

или в конце смены;

или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке “Касса за” указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке “в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии”;

ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Кассовая книга заполняется на компьютере

В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.

Кассовая книга ведется в электронном виде

В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

Срок хранения кассовой книги

Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.

Административная ответственность

Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:

на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

  • на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.
  • Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

    Как сшивать кассовую книгу за год? Ведение и срок хранения кассовой книги

    Ведение кассовой документации при работе с наличными – обязательное требование для юридических лиц и частных предпринимателей. Кассовая книга представляет собой сводный бухгалтерский документ, в котором фиксируется движение денег в кассе компании. В пределах небольшого предприятия ее заводят в одном экземпляре. Рассмотрим подробнее особенности ведения и хранения документа. В частности, как сшивать кассовую книгу за год.

    Читать еще:  Как закрыть смену на кассовом аппарате?

    Для чего нужен документ?

    Кассовая книга оформляется для всех лиц, имеющих кассу. Данное требование касается индивидуальных предпринимателей, в том числе работающих по УСН. Форма КО-04 утверждена в 1998 году Постановлением Госкомстата РФ. Допускается бумажная форма и электронная кассовая книга, бланк электронной версии можно вести в Word и Excel с обязательной защитой от несанкционированного доступа. Ведет ее кассир (операционист), но контроль правильности заполнения осуществляет главный бухгалтер. Корректность ведения систематически проверяется контролирующими органами.

    В крупных компаниях ведение кассовой книги необходимо в каждом подразделении при условии, что каждое из них числятся на отдельном балансе. У одного подразделения заводится один экземпляр документа. В главный офис (управляющую компанию) предоставляются копии книги и оригиналы первичных документов к ней. Информация об оставшихся деньгах учитывается при составлении баланса и отчетности по предприятию в целом. Рассмотрим ниже, как сшивать кассовую книгу за год.

    Порядок оформления рукописного документа

    Бумажная версия представляет собой брошюру формата А4, которая распечатана на принтере или в типографии и ведется рукописью. Листы обязательно нумеруются и прошиваются. Она должна соответствовать форме КО-04. Необходимо знать, как сшивать кассовую книгу за год. Процесс нумерации и ведения электронного и бумажного формата отличается от классического варианта, используемого в делопроизводстве.

    Важно! Страницы нумеруют, дублируя номер в двух экземплярах. Первая страница является оригиналом, вторая – копией. Копия заполняется под копировальную бумагу и передается в бухгалтерию для отчетности. Для отсоединения второй страницы предусматривают линию для отреза.

    Удобнее прошив выполнять в нижней части страницы. Края нити выводятся сзади на последний лист, скрепляются узлом, бумажной пломбой и печатью. Печать ставят таким образом, чтобы она частично захватывала страницу книги и пломбу. Рядом указывают количество страниц, ставят подпись руководителя либо главного бухгалтера.

    Порядок оформление электронной версии

    При оформлении электронного формата кассовой книги бланк условно делят на две части линией, которая отделяет четные и нечетные страницы. Отрез напечатанного листа выполняют по горизонтали по данной линии. Верхняя часть страницы является оригиналом, нижняя отделяется для передачи в бухгалтерию для отчетности.

    Важно! Документ ведется ежедневно за исключением ситуаций, когда расчеты не проводились. Кассир на начало и конец дня вносит информацию об остатке в кассе. Это обязательная запись!

    Рассмотрим, как оформить кассовую книгу за год. Операционист вносит записи по движению средств в документ по мере проведения финансовых операций. Обязательно заполняется информация по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. На конец смены обязательно подбивается итоговая сумма по расходу, приходу, вычисляется остаток по кассе. Первичные документы прикрепляют к отрезанной копии книги и передают в бухгалтерию. Бухгалтер заверяет оригинал страницы и ее копию собственной подписью.

    Оформление титульной страницы. Нюансы

    Титульный лист кассовой книги заполняется в соответствии с унифицированной формой КО-4. На нем присутствует полное наименование компании, структурное подразделение и ОКПО. Частные предприниматели указываю Ф.И.О., если название у фирмы отсутствует. Следует прописать, на какой период (месяцы и год) заводится документ.

    Первый лист: особенности переноса остатка денег

    Перед тем как сшивать кассовую книгу за год, необходимо знать тонкости ее заполнения. В верхней части страницы прописывают дату, называя текущий день, месяц и год. Обязательно указывают сумму денежных средств остатка в кассе на начало дня. Она переносится из остатка, прописанного на конец предыдущего дня. Если заведена новая книга, остаток берут из предудыщей. На первой странице, заполняемой в первый день календарного года, прописывают остатки по кассе, подсчитанные на конец последнего дня прошлого года.

    Заполнение бланка листов книги

    Столбцы 1-5 заполняют из бланков РКО и ПКО. В ячейке «Номер документа» прописывают текущий номер из регистрируемого ордера. В графе 3 следует указать Ф.И.О. получателя либо лица, сдавшего деньги. Номер корреспондирующего счета обязателен для заполнения только юридическим лицам, индивидуальные предприниматели в ячейке ставят прочерк либо оставляют пустой. Суммы расхода/прихода указывают цифрами, прописывая копейки. В строчке переноса подвивают отдельно суммы прихода и расхода. Графы и строки, которые не заполняются, обязательно отмечают прочерком в форме буквы Z.

    Как рассчитать остаточную сумму в кассе?

    Остатки на конец дня вычисляют по формуле: к остатку денег на начало дня прибавляют суммы прихода и вычитают расход. В приходе учитывают все средства, поступившие в кассу. Если в остатке на конец смены остались деньги, предназначенные для выдачи зарплаты, стипендии и других социальных выплат, указывают ниже под подбитой суммой. Расчет позволяет выявить избытки и недостачу. Как сшивать кассовую книгу за год, рассмотрим ниже.

    Нюансы ведения документа

    Лицом, отвечающим за выдачу и прием денег, может быть любой сотрудник, назначенный руководителем компании посредством выдачи соответствующего приказа. В фирмах с небольшой численностью сотрудников вести кассовую книгу руководитель может собственноручно. Основанием для внесения записей в документ являются хозяйственные операции, которые отражаются в приходных и расходных ордерах. Учет осуществляют в день проведения расчетов. Если в течение дня движение денег отсутствовало, этот день в книге не отражают.

    Допускается внесение корректировок в документ. Изменения записывают с расшифровкой и указанием даты исправления. Информация заверяется лицом, внесшим корректировку. После сверки записи на конец дня с количеством наличности по факту информацию заверяют подписями операционист и главный бухгалтер. Многие интересуются, сколько лет хранить кассовую книгу. Ответ прост. Ее хранят на предприятии не менее 5 лет. Отсутствие кассовой книги и ведение ее с нарушениями законодательства карается штрафными санкциями в размере 40-50 тысяч рублей – для предприятий и 4-5 тысяч рублей – для должностного лица, отвечающего за ведение документа.

    Как прошить документ в конце года?

    Стандартная книга имеет 50-100 листов. В крупных компаниях, где активно ведутся хозяйственные операции, страниц может не хватить. В такой ситуации заводят новый документ, продолжающий старый. В нем указывают временной промежуток, в течение которого он ведется. Бумажный вариант, который заполняется вручную, прошивают перед первым заполнением.

    Копии бумаг для бухгалтерии представляют собой комплект РКО и ПКО, оформленных за день, листы книги, заполненные под копирку с оригинальной подписью должностных лиц. Главный бухгалтер сверяет записи с бланками ордеров, а количество переданной первичной документации указывает в кассовой книге. Данная запись является распиской о получении первичной документации кассира. Все операции по книге вносятся в виде проводок на соответствующие бухгалтерские счета.

    Важно! Помимо ордеров, к копии подшивают всю первичную документацию. К ней относят расписки, доверенности, заявления на аванс, выписки из приказов и прочие документы, связанные с движением денег по кассе.

    Электронную версию ведут на компьютере иначе. Для этого используют специальное программное обеспечение. При формировании проводок по кассе бланк создается автоматически. Но важно выяснить другое. Как прошивается кассовая книга в конце года? Ее можно распечатывать в конце дня и оформлять в двух экземплярах таким же способом, как и бумажную версию. Хранят распечатанный вариант в кассе компании.

    Листы оригинала прошивают в единую книгу в конце года, а копии передают ежедневно в бухгалтерию. При наличии электронного документооборота распечатка необязательна. Электронные страницы подписывают ЭЦП кассира и главного бухгалтера. Необходимо предусмотреть защиту от внесения изменений после подписания книги и несанкционированного доступа. Следует помнить, что при выявленных неточностях на бухгалтерских счетах кассовая книга является документом, показывающим общую картину по движению наличности и подтверждающим правомерность операций.

    Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×
    Adblock
    detector