Срок хранения кассовой книги и кассовых документов
Pravohelp21.ru

Юридический портал

Срок хранения кассовой книги и кассовых документов

Срок хранения кассовых документов в 2020 году

Сроки хранения кассовых документов и ответственность за их нарушение закреплены в нормативных документах. Несоблюдение этих требований — основание для штрафов и доначисления налогов.

Какие документы относятся к кассовым

Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2020 году обязательны к применению:

  • приходный кассовый ордер (КО-1),
  • расходный кассовый ордер (КО-2),
  • кассовая книга (КО-4),
  • расчетно-платежная ведомость (Т-49),
  • платежная ведомость (Т-53).

Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.

Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.

Сколько хранить кассовые документы в 2020 году

Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:

Название документа

Срок хранения С какой даты отсчитывать срок

Основание

Расчетно-платежная ведомость Т-49, платежная ведомость Т-53, используемые для расчета и выплат зарплаты, стипендии и др.
  • 5 лет — при наличии лицевых счетов;
  • 75 лет — если лицевые счета отсутствуют (50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года)
С 1 января года, следующего за годом, в котором сформирован документ п. 412 перечня, утв. Приказом № 558
  • Кассовая книга (КО-4);
  • приходный кассовый ордер (КО-1) ;
  • расходный кассовый ордер (КО-2)
5 лет

Примечание: налоговое законодательство устанавливает меньший срок хранения первички, чем бухгалтерское — 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) поэтому берем наибольший срок — 5 лет (по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ) С 1 января года, следующего за отчетным годом п. 362 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558,

п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Пример

Кассовая книга сшита, скреплена печатью и подписью руководителя 31 декабря 2019 года. Срок хранения книги начинается с 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2025 года.

Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2020 году

С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).

В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.

Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.

Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:

  • попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
  • сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.

Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов

Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.

Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.

Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:

  • штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
  • штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.

Как уничтожить просроченные документы

Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.

Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.

Избавиться от документов можно двумя способами:

  • своими силами (если объем бумаг небольшой);
  • с помощью нанятой организации.

Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.

Подводим итоги

  • Срок хранения большинства кассовых первичных документов — 5 лет, отсчитываемых с 1 января года, следующего за отчетным годом. Ведомости на выдачу зарплаты хранятся 5 лет (при наличии лицевых счетов), 75 (50) лет (если лицевые счета отсутствуют).
  • Владельцы онлайн касс обязаны хранить не сами пробиваемые чеки, а фискальный накопитель, в котором записана вся информация о продажах.
  • За нарушение сроков хранения документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.
Читать еще:  Сколько хранятся кассовые документы по закону?

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Какой срок хранения кассовых документов?

Какие документы являются кассовыми

В 2020 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
  • РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
  • Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Читать еще:  Сколько хранить кассовые документы ООО?

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

  • административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
  • административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

В перечне документов, которые используются при осуществлении кассовых операций, имеются те, по которым осуществляется выдача сотрудникам зарплаты и другие выплаты. К ним относятся расчетно-платежные и платежные ведомости. На основании утвержденных Росархивом сроков хранения документов (п. 295 Перечня) они должны храниться 6 лет, а если отсутствуют лицевые счета:

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.

Если же имеются неразрешенные судебные споры и разбирательства, в которых фигурируют данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.

Итоги

Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.

Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:

А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Срок хранения кассовых документов в организации

hranenie_kassovyh_dokumentov.jpg

Похожие публикации

Каждая кассовая операция в организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кассовые документы: что к ним относится

Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:

Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,

Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.

Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:

Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),

Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),

Платежная (расчетно-платежная) ведомость – предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,

Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.

К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:

Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).

Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

Сколько лет хранится кассовая документация

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.

Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.

Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.

Что делать, если компания была ликвидирована

При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Хранение кассовой документации в организации

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.

Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.

Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.

Что грозит за утрату документов

За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:

Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.

Читать еще:  Выплата ЗП через кассу документы

Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).

Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.

Как хранить кассовую книгу

Зачастую у бухгалтеров предприятий, осуществляющих торговую деятельность с возможностью наличного расчета с клиентами, возникают вопросы о ведении и хранении бухгалтерских регистров, где собрана информация по кассовым операциям. В данной статье речь пойдёт о ведении и хранении такого регистра бухгалтерского учёта, как кассовая книга.

Обязанность ведения кассовой книги

Учёт кассовых операций обязаны вести все организации осуществляющие деятельность, расчёты по которой выдуться «живыми» деньгами. В целях осуществления контроля над кассовым учетом разработан и утвержден такой документ, как кассовая книга. В ней отражаются все приходы и расходы наличных денежных средств в течение рабочего дня.

Обязанность по ведению кассовой книги, как правило, возлагается на кассира или бухгалтера соответствующим утверждённым приказом руководителя. В небольших организациях эту функцию может выполнять сам руководитель.

Форма ведения кассовой книги

Кассовая книга ведётся в установленной форме КО-4, которая является унифицированной. Данный бланк может заполняться, как вручную, так и в электронном виде. При чем использование технических средств позволяет вести такой документ так же двумя способами:

  1. Самостоятельное заполнение формы КО-4 в MS Word или же MS Excel;
  2. Автоматическое формирование книги учета кассовых операций в профессиональных бухгалтерских программах и сервисах.
★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Требования к оформлению кассовой книги

При оформлении документа по форме КО-4 следует не забывать о соблюдении следующих правил:

  1. К кассовой книге должны прилагаться кассовые ордера, на которых должен подписываться сам кассир, главный бухгалтер, а на расходном документе ещё и руководитель. Вся эта первичка должна заверяться печатью организации.
  2. Книгу необходимо вести ежедневно. На равне с этим обязательна и проверка документа бухгалтером: просматривается правильность оформления кассовой документации, а так же проверяются исполненные проводки. После этого в кассовой книге проставляется подпись проверяющего лица.
  3. Кассир должен ежедневно вести подсчёт остатка денежных средств в кассе организации и сверять их с данными в книге.
  4. При отсутствии операций по кассе ответственный не обязан ничего вписывать в кассовую книгу.
  5. Кассовая книга должна вестись в течение календарного года. После чего ее проверяют, заверяют и сдают в архив. А с первого рабочего дня нового года начинают ведение новой кассовой книги КО-4.

Важно! С 1 июля 2014 года разрешено вносить изменения в кассовую книгу. При этом поправки должны сопровождаться данными об исправившем ошибку лице, заверенными его подписью. Так же должна проставляться дата исправления.

Порядок хранения кассовых книг на предприятии

В Указании Банка России N 3210-У от 11 марта 2014 года приведены правила ведения кассового учета. Однако, многие вопросы, в том числе порядок ведения и хранения кассовой документации и кассовых книг возлагается на непосредственного руководителя компании. В данном случае решения руководства должны быть оформлены в некий обобщающий документ. Это может быть положение о ведении учета кассовых операций. В нем необходимо прописать, в каком виде будет вестись учёт кассовых операций, то есть, если сотрудники компании будут обязаны вести бумажный документооборот, то в положении прописывается, что кассовая книга будет вестись от руки или же с помощью информационных технологий, но при этом она должна иметь непременно физическую форму – располагаться на бумажном носителе. Когда руководство выбрало электронную версию документирования, необходимо указать в положении, что в распечатывании бумажной версии документа нет необходимости, а заверение формы КО-4 будет происходит с участием средств электронной цифровой подписи. Здесь же указываются место и срок хранения кассовой книги, при чем в случае хранения кассовой книги в электронной форме следует обеспечить должным образом ограничить количество лиц, имеющих возможность просмотра и изменения такой информации, а также защитить такие информационные ресурсы от несанкционированного доступа.

Важно! При ведении на предприятии документооборота в специализированной информационной системе в положении об учете кассовых операций в организации следует подробно прописать места хранения и резервного копирования документации, список лиц, которым разрешён доступ к указанной информации. Так же следует указать порядок отмены действия учетных записей и смены паролей.

Так же при любом варианте ведения кассового учета следует назначить должностное лицо, которое будет отвечать за сохранность информации, а так же указать меры наказания за несоблюдение установленных правил и требований.

Сроки хранения в организации кассовых книг

В положении о ведении кассового учета необходимо так же указать сроки хранения создаваемой на всех этапах документации. Поскольку налоговое законодательство предопределяет хранение всей бухгалтерской информации в течение 4 лет, а федеральный закон «О бухгалтерском учёте» устанавливает временной промежуток хранения в течение пяти лет, то вся бухгалтерская документация, в частности кассовые книги, по окончании налогового периода подлежит хранению и поддержанию ее в хорошем состоянии в течение последующих пяти лет.

Ответственность за ненадлежащее хранение кассовых книг

Как было сказано ранее, заполнение и хранение кассовых книг обязательно для многих компаний. Но что же будет, если по каким-либо причинам при налоговой проверке обнаружиться порча данного документа или его отсутствие?

Ненадлежащее хранение кассовых книг, приведшее к их утрате или порче, а так же нарушение положенных сроков хранения может повлечь за собой неприятные последствия в виде штрафов. При этом такую меру наказания могут применить, как к должностному лицу, виновному в содеянном, так и к организации в целом.

Таким образом, если в неправильном хранении виновен конкретный человек, то его накажут. В таком случае ему будет предъявлен штраф размером до 10 тысяч рублей, при первом нарушении, и до 20 тысяч рублей при повторных нарушениях. Если же вину конкретного лица не удалось доказать, либо виновно руководство компании штраф за несоблюдение кассового учета налагается на организацию в целом. Размер такого наказания может варьироваться от 50 тысяч рублей при однократном нарушении, до 200 тысяч рублей при повторении инцидентов.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! У нашей компании существует несколько обособленных подразделений. Подскажите, пожалуйста, нужно ли вести и хранить кассовые книги в них, если они сдают всю свою выручку в кассу головной организации? Или же можно обойтись одной книгой по всей организации?

Ответ: Нет, одной книгой в таком случае, к сожалению, обойтись Вам не удасться, поскольку любое подразделение организации, находящееся по адресу отличному от адреса головного офиса, обязано контролировать остаток денежных средств в своей кассе на конец каждого рабочего дня. Это необходимо для того, чтобы соблюдать правило соблюдения предела возможного остатка. Книги кассового учета ведутся как раз в целях контроля над этим остатком. При всём этом в головную организацию все же необходимо подавать сведения о совершенных приходных и расходных операциях в виде копии листов кассовой книги.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector