Ревизия кассы порядок проведения и документальное оформление

Ревизия кассы. Что это такое, в какие сроки и кем она проводится

По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой дисциплины и проведение периодических ревизий.

Что такое ревизия кассы

Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.

Кассовая дисциплина

Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге, работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.

Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Кто проводит ревизию кассы

Проводить ревизию кассы могут:

специалисты территориальных налоговых инспекций;
сотрудники Росфиннадзора;
руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.

Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.

В какие сроки проводится ревизия

Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:

время перед годовой отчетностью;
увольнение или временная замена кассира;
в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.

Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.

Необходимые условия для ревизии кассы

Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.

Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:

неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.

Этапы ревизии кассы

Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.

Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;
Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
Контроль за целевым использованием полученных финансов;
Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.

Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.

Окончание ревизии кассы: акт

Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:

о конкретной сумме наличности в кассе;
о размере денежных средств по документам;
сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.

Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.

Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.

Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.

Как провести ревизию кассы: процедура, документы

Порядок ведения кассовых операций регламентирован Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 года. Согласно документу, организации и предприниматели, работающие с наличностью, обязаны проводить ревизию кассы и осуществлять инвентаризацию денежных средств в кассе. В статье разберем, когда проводятся плановые и внеплановые кассовые проверки, как провести ревизию кассы, какие документы необходимо для этого оформить.

Проверка кассы: цели, виды

Как провести ревизию кассы

Проверка кассы проводится в следующих целях:

контроль сохранности денежных средств;
соответствие суммы наличности, находящейся фактически в кассе, сумме, отраженной в учетных документов (в частности, в кассовой книге);
проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Организация может проверять наличность в кассе планово и внепланово.

Плановые проверки носят обязательный характер, их проведение регламентируется действующими законодательными актами. Внеплановые кассовые проверки проводятся по решению организации, на основании локальных документов (например, Положение о ведении кассовых операций и кассовой дисциплине).

№ п/п	Виды кассовых проверок	Когда проводится	Цель проверки
1	Плановая проверка	Организации обязаны проводить проверку кассы как минимум 1 раз в год (на 1-е января), а также при увольнении руководителя организации, главбуха и завкассой. Кроме того, плановая проверка кассы проводится при смене кассиров (увольнение или временное освобождение от служебных обязанностей в связи с отпуском, переводом, т.п.).	Плановая проверка кассы по состоянию на 1-е января каждого года проводится с целью инвентаризации денежных средств. Цель проверки кассы при смене руководства и материально-ответственных лиц – контроль за соблюдением кассовый дисциплины, сохранность наличности в кассе.
2	Внеплановая проверка	Порядок проведения внеплановых кассовый проверок (ревизий) каждое предприятие устанавливает индивидуально и фиксирует в локальных нормативных актах.	Внеплановая проверка кассы осуществляется с целью контроля сохранности денежных средств в кассе, соответствия суммы наличности с данными учета, соблюдением порядка кассовой дисциплины.

Когда проводится ревизия кассы

Ревизия кассы подразумевает внеплановую проверку наличных средств и кассовых документов без предварительного уведомления.

Конкретные случаи и обстоятельства, при которых организация обязана проводить внеплановую ревизию кассы, законом не предусмотрены. Поэтому компания вправе самостоятельно устанавливать правила проведения ревизии, периодичность проверок, основания для их проведения, сроки ревизии.

Читать еще: Оформление кассовой документации в магазине

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как провести ревизию кассы: процедура, документы

Ниже представлена пошаговая инструкция с описанием процедуры проведения ревизии и кассы и порядком оформления проверки.

Этап №1. Утверждение порядка проведения ревизии

На первом этапе организации необходимо утвердить порядок проведения ревизии во внутренних нормативных документах. Для этого рекомендуется оформить отдельный документ (например, Порядок контроля учета кассовых операций или кассовой дисциплины). Порядок осуществления и документального оформления ревизионных мероприятий также можно отразить в существующих локальных документах (например, в Положении об учете кассовых операций либо в учетной политике).

В локальном нормативном акте компания:

утверждает периодичность проведения проверок (не чаще 1-го раза в месяц, в квартал, т.п.);
определяет основания для ревизии (подтверждение факта хищения, дополнительный контроль соблюдения кассовой дисциплины);
фиксирует длительность проверки;
описывает алгоритм действий проверяющих во время ревизии;
утверждает перечень документов, оформляемых в ходе проверки и по результатам ревизии;
определяет круг лиц, которые будут участвовать в ревизии в качестве проверяющих.
утверждает меры ответственности за нарушение кассовой дисциплины в соответствие с действующим законодательством.

Если речь идет о крупной компании, то контрольно-ревизионные мероприятия в таких случаях осуществляют сотрудники специального подразделения (например, служба внутреннего аудита). В небольших фирмах обязательства по проведению ревизии могут возлагаться на сотрудников (незаитерисованных лиц), должностные обязанности которых не связанны с кассой.

Включение сотрудников в состав ревизионной комиссии оформляется отдельным документов (как правило – приказом). Если ревизию проводят сотрудники службы внутреннего аудита, составление приказа о комиссии необязательно, ведь в данном случае обязанности о проведении контрольных мероприятиях уже зафиксированы в трудовых договора и в должностных инструкциях сотрудников службы.

Этап №2. Издание приказа о проведении ревизии

На основании положений локального нормативного акта издается приказ по предприятию о проведении внеплановой ревизии.

Приказ может быть составлен в свободной форме либо на бланке формы ИНВ-22 (можно скачать здесь ⇒ Приказ о проведении ревизии кассы (бланк ИНВ-22)).

В тексте приказа должна быть отражена следующая информация:

наименование документа, дата составления, номер;
наименование организации;
перечень проводимых контрольных мероприятий (инвентаризация наличных средств и материальных ценностей в кассе, контроль учета кассовых операций, соблюдения кассовой дисциплины);
основания для проверки (контрольные мероприятия, подтверждение факта хищения, смена материально-ответственного лица, т.п.);
состав ревизионной комиссии (ФИО, должности сотрудников);
дата начала и окончания ревизии.

После подписания приказа руководителем, с документов должны быть ознакомлены члены ревизионной комиссии (под роспись). Работники кассы, деятельность которых будет проверяться на основании приказа, о предстающей ревизии не уведомляются.

Этап №3. Проведение ревизионных мероприятий

В день, утвержденный приказом, члены ревизионной комиссии приступают к контрольным мероприятиям:

Уведомление работников кассы о ревизии. Первоначально члены ревизионной комиссии предоставляет работникам кассы оригинал приказа о проведении внеплановой ревизии. Кроме того, кассиру необходимо предъявить удостоверения личности всех членов комиссии (паспорта, рабочие пропуска, т.п.), которые подтверждают право данных сотрудников на проведение проверки.
Пересчет наличности в кассе. Работник кассы пересчитывает наличные деньги в кассе в присутствии членов комиссии. Если в кассе находятся иные ценности либо бланки строгой отчетности, они также подлежат пересчету.
Сравнение суммы наличных денег с учетными данными. Пересчитав наличность, члены комиссии сравнивают полученные результаты с записями в кассовой книге, тем самым определяя наличие излишка/недостачи средств.
Проверка соблюдения правил ведения учета. Ревизионная комиссия проверяет, все ли кассовые операции отражены необходимыми документами, контролирует правильность оформления приходных и расходных кассовых документов.
Контроль соблюдения кассовой дисциплины. Члены комиссии осуществляют контроль за соблюдением лимита кассы, установленного внутренними нормативными документами, лимита наличных расчетов в рамках одного договора (не более 100.000 руб.).

Этап №4. Оформление результатов ревизии

По окончанию контрольных мероприятий члены комиссии в присутствие работников кассы составляют акт проверки.

Документ может быть оформлен в свободной форме или на бланке ИНВ-15 (можно скачать здесь ⇒ Акт инвентаризации наличности ИНВ-15).

В тексте документа отражается следующая информация:

наименование документа, дата составления, номер;
наименование организации;
члены комиссии (ФИО, должности);
материально-ответственное лицо (ФИО, должность);
перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (наличность, марки, ценные бумаги, бланки строго отчетности);
сумма наличных средств и прочих ценностей согласно учетным данным;
наличие излишка/недостачи, сумма;
последние номера приходных и расходных кассовых ордеров.

Также акт ревизии содержит данные о причинах выявленной недостачи/излишков (например, неверное отражение операций в кассовой книге), а также описывает нарушения правил ведения кассового учета и кассовой дисциплины, выявленные в ходе ревизии.

Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается членами ревизионной комиссии, материально ответственным лицом, после чего передается руководителю для принятия дальнейшего решения относительно выявленных нарушений (удержание недостачи с ответственных лиц, применение административных мер взыскания за нарушение кассовой дисциплины и порядка ведения кассовых операций, т.п.).

Когда обязательно проводить инвентаризацию кассы и наличных денежных средств – сроки и документы

Как и любые другие активы хозяйствующего субъекта, кассовая наличность также является объектом инвентаризации. Порядок её осуществления регламентируется для предприятий, работающих в юрисдикции РФ, рядом нормативно-правовых актов.

Проверка кассы должна выполняться согласно правилам, предусмотренным этими документами. Как, кем и когда проводится инвентаризация кассы? Какими официальными бумагами оформляются её итоги? Все эти вопросы следует рассмотреть более детально.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Каковы основные функции процедуры?

Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:

Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат. Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учетаналичных денег, поступающих в кассу.
Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.

Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.

Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.

В какие сроки проводят плановую – периодичность

Плановая ревизия наличных денег кассы предприятия выполняется в ситуациях, предусмотренных общеобязательными нормативными документами.

Сроки осуществления такой проверки, порядок её проведения заранее регламентируются учетной политикой и иными распорядительными актами хозяйствующего субъекта.

Периодичность инвентаризации кассы предопределяется причинами её выполнения. Как правило, такая проверка осуществляется на предприятии не реже одного раза в месяц.

Ревизия наличных денежных средств и ценных бумаг, хранящихся в кассе предприятия, обязательно проводится в следующих ситуациях:

Активы организации передаются в аренду, реализуются, выкупаются.
Составляется финансовая (бухгалтерская) отчетность за год.
При смене материально-ответственного лица (на момент приема-передачи кассы).
Установлены факты совершения злонамеренных действий (порча, растрата, хищение, ограбление) в отношении кассы организации.
Катастрофы, стихийные бедствия, иные форс-мажоры и чрезвычайные ситуации, которые могли привести к ущербу для кассы.
Хозяйствующий субъект реорганизуется или ликвидируется, что обуславливает необходимость формирования разделительного/ликвидационного баланса.
Прочие основания, предусмотренные отечественным законодательством (например, указаниями и инструкциями Минфина РФ).

Когда часто должна производиться внеплановая обязательная проверка?

Внеплановая проверка кассовой наличности обычно выполняется в организации по принципу внезапности, то есть неожиданно для самого сотрудника, лично отвечающего за ведение кассы.

Основная цель подобной ревизии – контроль профессиональной компетентности и добропорядочности кассира.

Когда внеплановые инвентаризации обязательны для проведения:

выяснение причин выявленного нарушения, допущенного при ведении кассы;
реагирование на законные требования контрольно-надзорных, следственных, ревизионных органов;
ужесточение системы кассового контроля внутри организации.

Периодичность и сроки выполнения внеплановых проверок кассы на предприятии четко не определены общеобязательными нормами действующего законодательства.

Соответственно, руководство хозяйствующего субъекта самостоятельно решает, когда их целесообразно проводить. Осуществление внеплановой ревизии оформляется приказом работодателя.

В данном распорядительном акте обязательно указывается причина (основание) для реализации такого контрольного мероприятия.

Кто проверяет наличные денежные средства?

Любая проверка кассы предприятия осуществляется его внутренней структурой – специальной инвентаризационной комиссией. Как правило, такая комиссия действует в организации на постоянной основе.

Состав комиссии и ее полномочия утверждаются особым распорядительным актом руководства организации.

Кроме того, законодательством предусматривается возможность создания на предприятии, так называемых, рабочих ревизионных комиссий, осуществляющих значительный объем работ по одновременной проверке активов и обязательств компании.

Деятельность рабочей ревизионной комиссии хозяйствующего субъекта также регламентируется соответствующим приказом руководителя.

В комиссию по инвентаризации денежных средств кассы предприятия обычно включаются следующие лица:

представители руководства;
сотрудники бухгалтерии;
работники подразделения организации, осуществляющего финансовый контроль и внутренний аудит;
независимые аудиторы (специалисты компаний, предоставляющих услуги аудита), если существует необходимость (целесообразность) их привлечения;
работники отдела безопасности предприятия;
специалисты иных подразделений организации (по необходимости).

Если конкретный состав такой комиссии утвержден приказом руководства, то отсутствие одного участника является основанием для отклонения результатов её работы.

Что изучается?

Проверка кассы предусматривает контроль следующих аспектов соблюдения кассовой дисциплины:

Правильность бухгалтерского учета кассовых транзакций, корректность формирования корреспонденции счетов.
Легальность совершаемых транзакций в рамках одной сделки.
Хранится ли чековая книжка за пределами кассы.
Присутствуют ли подписи главного бухгалтера и руководителя на чеках, которые пока еще не были заполнены.
Своевременность и правильность оформления кассовых бумаг.
Своевременность и полнота возврата (депонирования) остатка невыплаченной зарплаты на банковский счет.
Обоснованность и документальное подтверждение произведенных кассовых записей.
Соответствует ли дата совершения сделки по данным расходного ордера и кассы.
Использовалась ли израсходованная наличность по целевому назначению.
Соблюдение лимита по остаткуналичных денежных средств.
Прочие моменты, имеющие существенное значение.

Порядок проведения

Проверка кассовой наличности подразумевает определенную последовательность действий, предусмотренную общеобязательным порядком и логикой инвентаризации.

Так, к началу данной процедуры в распоряжение ревизионной комиссии предоставляется вся актуальная документация, удостоверяющая поступление/расходование наличности.

Кассиры предприятия, которые являются субъектами с материальной ответственностью, в письменной форме подтверждают, что все нужные бумаги переданы проверяющим, имеющиеся наличные денежные средства полностью приняты и оформлены, а израсходованные (выданные) средства надлежащим образом списаны и учтены.

Уполномоченная комиссия пересчитывает кассовую наличность.

Полученная сумма сопоставляется с документально подтвержденными сведениями кассового учета.

Кроме того, обязательной ревизии подлежит информация ККТ предприятия.

Инвентаризация наличных денег предприятия проводится уполномоченной комиссией в соответствии со следующими методическими правилами:

Фактическое присутствие в составе комиссии всех её утвержденных участников. Это необходимое условие для признания итогов ревизии.
Любые бумаги, составляемые в процессе и по окончании инвентаризации, заполняются минимум в двух экземплярах. Это касается всех описей, протоколов, актов.
Кассиры – по сути, материально ответственные субъекты – обязательно участвуют в процедуре пересчета кассовой наличности.
Инвентаризационная документация подписывается всеми участниками комиссии, а также ответственными кассирами. Ошибки и помарки не допускаются – их необходимо корректно исправлять (неверные записи перечеркиваются с последующим проставлением правильных формулировок над ними). Исправления заверяются всеми участниками комиссии.

Инвентаризационный акт, составленный по результатам проведенной проверки, содержит сведения о реальном и учетном остатках кассовой наличности.

По итогам сопоставления этих данных делается вывод о полном их соответствии или о наличии расхождений – как в большую (излишек), так и в меньшую (недостача) сторону. В акте приводится список всех участников комиссии, имеются их подписи.

Информация о проведенной ревизии направляется главному бухгалтеру, а также руководителю, который принимает нужные решения.

Соответствие реальных и учетных сведений, подтвержденное инвентаризацией, свидетельствует о качественной работе кассира и правильном ведении кассовых транзакций.

Обнаружение излишка/недостачи указывает на наличие проблем, требующих скорейшего устранения. Выявленные расхождения по кассовому остатку подлежат адекватному бухучету. Причины обнаруженных несоответствий выясняются и отражаются в акте проверки.

Документальное оформление

Проверка кассы хозяйствующего субъекта сопровождается оформлением ряда обязательных документов.

Как документально оформить инвентаризацию, чтобы правильно ее провести:

Приказ руководства о выполнении инвентаризации кассы и утверждении состава ревизионной комиссии.
Опись денежных бумаг кассы и БСО.
Опись кассовой наличности (помогает установить факт соответствия или расхождения между фактом и учетом).
Ведомость, в которой фиксируются обнаруженные несоответствия между реальным кассовым остатком и данными учета наличности.
Инвентаризационный акт, обобщающий итоги проведенной ревизии (стандарт ИНВ-15).

Полезное видео

О бухгалтерском учете и порядке проведения инвентаризации кассы, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Основная цель ревизии кассы – контроль над соблюдением кассовой дисциплины ответственными сотрудниками предприятия.

Данная процедура подразумевает контроль правильности учета наличности и оформления документов, выявление возможных нарушений в сфере ведения кассовых транзакций, а также оценку качества работы кассиров, являющихся материально ответственными субъектами.

Показательным итогом такой инвентаризации считается подтверждение соответствия или выявление расхождений между реальным кассовым остатком и сведениями учета наличности.

Обнаружение излишков/недостач требует бухучета, документального оформления, а также принятия руководством надлежащих мер.

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Инвентаризация кассы

С какой целью и в каких случаях проводится инвентаризация кассы? Кто проводит инвентаризацию кассы? Каков порядок оформления результатов? Ответы на эти вопросы — в статье.

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
выявления причины возникшей ошибки в учете;
по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
_{эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).}

Ревизия кассы и кассовых операций у ИП

Несмотря на то, что ИП разрешено упрощённое ведение бухгалтерского учёта, к учёту кассовых операций это не относится. Законодательство обязывает предпринимателей соблюдать все нормы и правила ведения кассы наравне с юридическими лицами. Но если на предприятиях есть главный бухгалтер, который может проследить за правильной организацией и поддержанием работы кассы, то в случае с ИП предпринимателю зачастую приходится решать эти вопросы самостоятельно, да ещё и в сжатые сроки.

Грамотную организацию работы невозможно представить без правильной и регулярной ревизии кассы. Её результаты позволяют выявить возможные ошибки в учёте кассовых операций, сверить остаток наличных денежных средств, составить достоверную отчётность.

Задачи процедуры

Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств. Если индивидуальный предприниматель принимает деньги у населения или предприятий, либо сам расплачивается наличными, каждая операция должна быть оформлена установленным образом и отражена в кассовой книге.

Кассовая книга заводится на период один год, она обязательно прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью индивидуального предпринимателя. В книгу заносятся данные обо всех выписанных приходных и расходных кассовых ордерах. По итогам дня, месяца, квартала или года проводится инвентаризация фактического остатка кассы и сверка его с данными кассовой книги.

Особенно актуальной ревизия кассовых операций становиться для ИП на УСНО либо на ОСНО, то есть тогда, когда величина налога подлежащего уплате зависит от фактически полученных доходов и произведённых расходов.

Предприниматели на такой системе налогообложения, как ЕНВД не обязаны настолько тщательно следить за движением наличных денежных средств, и могут проводить ревизию реже (например, раз в год). Это связано с особенностями расчёта налога. Его величина не зависит от фактически полученных доходов и фактически произведённых расходов, она является вменённой.

В задачи ревизии кассовых операций входит выявление фактов хищения или злоупотребления своим должностным положением работников предпринимателя. В таком случае проводится внезапная инвентаризация с составлением акта.

Порядок проведения

Порядок проведения ревизии кассы закреплён законодательно и включает в себя следующие этапы:

Предприниматель подписывает приказ об инвентаризации. В нём должна быть указана дата, когда проводится ревизия кассы, сроки её окончания, перечислены фамилии и должности лиц, находящихся в составе комиссии по инвентаризации.
Приказ должен быть подписан также всеми членами комиссии и лицом, несущим материальную ответственность за сохранность денежных средств предприятия. То есть до начала проведения процедуры кассира необходимо ознакомить с таким приказом под роспись и только после этого приступать к инвентаризации.
На специальном бланке перечисляются все денежные средства, находящиеся в кассе на момент инвентаризации в виде их покупюрной описи. Бланк подписывают все члены комиссии, которой осуществляется ревизия кассы и материально ответственное лицо.
Данные бланка сверяются с остатками кассы по данным бухгалтерского учёта.
По результатам оформляется акт с описанием результатов инвентаризации. Это может быть акт об обнаружении недостачи, акт об оприходовании излишков либо акт о том, что объем фактически находящихся в кассе денежных средств соответствует данным бухгалтерского учёта ИП.
После установления фактического положения дел может быть подписан приказ об оприходовании излишков либо приказ об удержании недостачи с материально ответственного лица. Во втором случае кассир обязательно должен написать на приказе, что ознакомлен с ним. Также рекомендуется взять с него объяснение в письменном виде о причинах образования недостачи наличных денежных средств.

Документальное оформление

В настоящее время законодательством не ставятся жёсткие рамки в плане выбора предпринимателем форм документов. Можно использовать как унифицированные формы актов, приказов, бланков инвентаризации, так и разработанные предпринимателем самостоятельно. Во втором случае унифицированный бланк может быть использован в качестве образца, в него допустимо добавить свои графы и реквизиты.

Образец заполнения акта ревизии кассы

Единственный нюанс заключается в том, что самостоятельно разработанные бланки документов должны быть утверждены отдельным приказом ИП, который как приложение должны сопровождать образцы этих, самостоятельно разработанных документов. В этом случае ревизия кассовых операций пройдет с соблюдением всех формальных условий.

Пример приказа о ревизии кассы

Бланки унифицированных форм документов, применение которых рекомендовано МинФином, можно найти в приложениях к законодательным актам, регулирующим учёт кассовых операций на предприятиях.

Бланк акта ревизии кассы (унифицированная форма № ИНВ-15)

Однако, в акте, который оформляет ИП, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

Наименование ИП, его ИНН.
Дата составления акта.
Место, где проводится ревизия (торговая точка, склад, касса офиса).
Состав комиссии, которой осуществляется инвентаризация, подпись всех её членов.
ФИО материально ответственного лица, в отношении которого проводится данная процедура, его подпись.
Сумма остатка денежных средств, которая должна находиться в кассе по данным бухгалтерского учёта.
Фактическая сумма остатка наличных с покупюрной описью.
Перечень выявленных во время инвентаризации нарушений хранения и учёта денежных средств, оформления первичных учётных документов. По факту таких нарушений должностное лицо, отвечающее за соблюдение кассовой дисциплины, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.
Описание результата проверки кассы предприятия. Должно быть указано, выявлены ли излишки или недостатки.
Заключительные подписи всех участников инвентаризации.

Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Если инвентаризация проводится грамотно и регулярно, она благотворно влияет на дисциплину работников, климат в коллективе и соблюдение требований законодательства.

По своей сути ревизия кассы не содержит в себе каких-то сложных особенностей и не требует больших затрат времени и ресурсов. Однако игнорирование процедуры может привести к весьма плачевным последствиям, от недостачи до штрафа за нарушение кассовой дисциплины.

Хранение актов инвентаризации также немаловажный аспект деятельности предприятия. Эти документы необходимо хранить на протяжении 5 лет. Стоит заранее позаботиться о месте их хранения.

Оценка статьи:

Загрузка...