Оформление кассовой документации в магазине
Pravohelp21.ru

Юридический портал

Оформление кассовой документации в магазине

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Документальное оформление кассовых операций в 2020 году

Согласно действующему закону, хозяйственное обслуживание систем, зданий и ресурсов в организации требуют документального подтверждения. Это правило касается также и кассовых операций. К ним относятся получение и перечисление денежных средств персоналу компании. О том, как проводить и правильно оформлять процессы с кассой предприятия в 2019 году, читайте в предлагаемой статье.

Законодательство о порядке оформления кассовых операций

Все, что касается схемы проведения операций с кассой, прописано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. На текущий 2019 год информация остается актуальной, поэтому при любых вопросах, возникающих при проводке подобных действий, следует искать ответ в упомянутом законе.

Важно запомнить, что проведение операций с кассой осуществляется через унифицированные межведомственные бланки первичных учетных документов, используемых предприятиями и организациями. Они также должны быть утверждены Госкомитетом статистики РФ и утверждены в ЦБ РФ, а также Министерством финансов.

Пакет документов и правила заполнения бумаг

Госкомитетом России утвержден список документации, посредством которых работники организации ведут специфику кассовых процедур. Все ниже перечисленные юридические бумаги включены в Общероссийский классификатор документов менеджмента ОК 011-93.

Список состоит из шести видов первичной документации учета кассы:

  • книга кассовых операций;
  • ордер приходных операций;
  • ордер расходных операций;
  • книга учета получения и выдачи кассиром наличности;
  • расчетно-платежная (расчётная для предприятий, перечисляющих ЗП сотрудникам на карту) ведомость.

Отдельные правила прописаны для ИП (физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью). Закон разрешает им отказаться от обязательного оформления приходно-расходных ордеров, необязательна также и кассовая книга. Условия прописаны в Налоговом кодексе Российской Федерации. Однако если ИП изъявит желание, он может оформить перечисленные документы для собственного удобства, ведь это поможет лучше контролировать движение средств внутри организации. При решении вести обозначенные документы, ИП должны ориентироваться на нормы, которые установил ЦБ России.

Кассовая книга

Главной и единственной функцией книги учета кассовых операций (КК) является отображение движения финансов, поступивших в кассу организации. Номер этого документа по Общему классификатору (ОК) — 0310004. Допускается два варианта оформления, рассмотрим их подробнее.

Бумажная кассовая книга

Главный бухгалтер обязан пронумеровать каждый лист документа до того, как он начнет заполнять книгу. Бумагу, скрепляющую страницы документа, обязательно подписывает директор предприятия и главный бухгалтер. В случае ИП желательно проставить фирменную печать.

Электронная книга учета кассовых операций

Базовая задача при оформлении электронной книги — отразить сохранность данных, занесенных в нее, и надежную защиту документа во избежание подделки сведений. Именно поэтому каждая запись заверяется личными электронными цифровыми подписями сотрудников (уполномоченных лиц).

Решение по поводу того, как часто распечатывать листы, принимает руководитель компании. Допускается установить любой промежуток, но наиболее распространенными считаются варианты распечатки раз в день, неделю, месяц или квартал. Распечатанные бумаги бухгалтер подшивают в подготовленную для этого папку. Согласно закону, годовую книгу надо собрать полностью.

Индивидуальным предпринимателям можно не распечатывать данные электронной кассовой книги. Но руководитель должен проследить, чтобы у всех работников с материальной ответственностью были оформлены и подтверждены цифровые подписи (сокращенно ЭЦП).

Оформление кассовой книги

Как бумажная книга, так и виртуальный аналог обладает нумерацией. Счет страниц производится программой при сохранении хронологического порядка.

Оформление книги кассового учета поручается главбуху. Если он отсутствует (больничный, отпуск и т.д.) обязанности переходят к руководителю фирмы. Если изначально в компании нет штатной единицы главбуха, то книгой занимается руководитель. Порядок оформления КК:

  1. Данные в КК вносит кассир. Он основывается на сведениях их приходно-расходной документации. Учитываются лишь те финансы, что были внесены на счета организации. Когда получены средства, переданные агентом или субагентом от банка, то сведения отражаются уже в другой книге кассовых операций. Ее оформляют и ведут задействованные агенты.
  2. В конце каждого завершенного банковского дня кассир проверяет записи в КК и соотносит их со сведениями, изложенными в приходно-расходных бумагах.
  3. Затем работник ставит подпись или ЭЦП, подтверждая этим размер остатка наличности в кассе предприятия.
  4. Финальную сверку производит главбух или сам директор. Также им нужно поставить подпись.

Бывает, что за целый день не поступило ни одной финансово-денежной операции. В этой ситуации дополнительных действий проводить не нужно. За размер остатка считают сумму, выведенную в предыдущий банковский день.

Приходный ордер

Ордер приходных кассовых операций сокращенно называется ПКО. По Общему классификатору ему присвоен номер 0310001. Функция ПКО — зафиксировать получение кассиром наличности. Целью оформления ПКО будет документирование оформления дебетовых процессов.

Обязательные элементы структуры ПКО:

  • регистрационный номер;
  • полное название компании, отделения или дочернего предприятия с указанием кодов по ОКПО (это по необходимости);
  • число составления;
  • корреспондирующий счет или субсчет (если на предприятии ведется бухучет).

Аналогично случаю с книгой кассовых операций, допустимо заполнение ПКО как в письменном, так и в электронном варианте. Запрещено сдавать ордер приходных операций с исправлениями, помарками, опечатками.

Расходный ордер

Ордер расходных кассовых операций сокращенно называется РКО. По Общему классификатору ему присвоен номер 0310002. Цель ведения РКО — оформить трату денег, находящихся на балансе фирмы и зафиксировать эту процедуру.

Читать еще:  Какие документы для кредита

Передача наличности требует от кассира спросить и проверить расписку человека, получающего средства и документ, подтверждающий его личность. При этом:

  • расписку заполняет сам получатель от руки;
  • сумма рублей для выдачи указывается прописью, а если она включает копейки — то копейки пишутся цифрами;
  • если выдача средств осуществляется по доверенности, то кассир должен указать в РКО ФИО доверенного лица.

Реквизиты расходного ордера записывает кассир. Главный бухгалтер заверяет документ, а подписывает бумагу руководитель. Обязательные элементы структуры РКО полностью совпадают с реквизитами ордера приходных операций.

Книга учета денежных средств

Номер документа по Общему классификатору 0310005. Книгу учета денежных средств ведет старший кассир предприятия. В данной документации фиксируются кассовые операции, проведенные между старшим кассиром и его младшими коллегами на протяжении одного рабочего дня. Но если компания маленькая, то от ведения подобной книги вполне можно отказаться.

Порядок действий с книгой учета денежных средств:

  1. Перед началом рабочего дня старший кассир или иное уполномоченное приказ руководителя лицо выдает наличные средства младшим кассирам. Деньги выдаются строго под роспись.
  2. После трудового дня все оставшиеся в кассе деньги отдаются также под роспись в книге учета. Если необходимо часть средств отдать в качестве зарплаты сотрудникам, то уполномоченное лицо должно отчитаться за них до того, как истечет проставленный в ведомости срок.

Все оставшиеся на конец дня денежные средства старший кассир перекладывает в специальный конверт. На нем работник пишет точную сумму остатка, а потом передает под расписку. В случаях, когда по окончанию срока, указанного в платежной ведомости, сохраняется какой-либо остаток, он полностью возвращается в центральную кассу. При этом в книге учета обязательно надо сделать запись о совершенной операции.

Как правило, ответственность за оформление и контроль книги учета поручается главному бухгалтеру. Но зачастую в компаниях обязанности передаются другим сотрудникам. Индивидуальным предпринимателям разрешается поручить ведение книги учета себе лично или же другому работнику, который пользуется особым доверием у руководителя.

Расчетно-платежная ведомость

Бланк расчетно-платежной или, иными словами, зарплатной ведомости согласно Общему классификатору соответствует коду 0301009. Данная документация предназначена для учета следующих показателей каждого работника предприятия:

  • количество отработанного времени;
  • размер начислений;
  • количество произведенных перечислений и удержаний.

Зарплатную ведомость подготавливает главное материально ответственное лицо – главбух. Достаточно единственного экземпляра, поскольку это документ для внутреннего использования.

В тексте документа обязательно надо прописать все суммы, предназначенные каждому работнику:

  • оплата труда;
  • соцвыплаты;
  • премии, доплаты и надбавки;
  • возможные штрафы и удержания.

Если сотрудникам компании зарплата перечисляется на дебетовые карты, то бухгалтерия подготавливает ведомость только с расчетом, а платежная не нужна.

Порядок заполнения документа:

  1. На титуле ведомости бухгалтер прописывает общую сумму выплат.
  2. Если есть сотрудники, которым работодатель не успел выплатить заработную плату в отведенный срок, нужно написать напротив фамилий этих работников слово «депонировано».
  3. В завершающей графе специалист пишет общий размер выплат. На эту сумму затем составляется расходный кассовый ордер. Дата составления ордера фиксируется в документе.
  4. Отдельным пунктом указывают сумму тех средств, которые депонированы.

Если работодатель выдает зарплату наличными средствами, бухгалтер всегда оформляет этот тип бумаг.

Платежная ведомость

Составляется для соблюдения порядка относительно перечисления оплаты труда и прочих денежных выплат персоналу фирмы. Номер документа по ОК — 0301011. Схема заполнения и требования к документу идентичны правилам ведения расчетной ведомости зарплат сотрудников.

Специалисты отмечают, что допускается выдавать зарплату по данным расходного ордера. Но все-таки корректнее составлять ведомости учета.

Документацию поручают главбуху, а при его отсутствии, бумагами занимается руководитель компании. Запрещено сдавать документы с ошибками или некорректными сведениями.

Актуальные правила кассовой дисциплины на 2019 год

Четкую структуру ведения финансовых операций должны соблюдать все организации, но это зависит от масштабов бизнеса, в сфере которого работают. Организационно-правовая база и выбранная схема отчисления налогов также не играют роли. Все компании, которые проводят действия с наличностью, обязаны соблюдать требования по оформлению и проводке процедур с кассой. Чтобы ознакомиться с правилами, смотрите Налоговый кодекс (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26).

Требования Налогового кодекса распространяются на:

  • структуры госбюджета;
  • предприятия частного сектора;
  • физические лица, ведущие бизнес (индивидуальных предпринимателей);
  • предприятия и ИП, использующие в деятельности кассовые аппараты;
  • фирмы и ИП, использующие в работе документации строгого подотчета.

Как было сказано выше, ИП освобождены от проводки некоторых бумаг: книги кассового учета, приходно-расходных документов.

Регулярно сотрудники налоговой службы осуществляют инспекцию правильности соблюдения кассовых процедур и финансовой дисциплины. В их задачи входит:

  • сверка сведений в книге кассовых операций со сведениями в первичных бумагах;
  • проверка того, оформлены и задействованы ли наличные средства;
  • своевременно ли проведены записи о внесенных деньгах.

При обнаружении нарушений дисциплины финансовых операций налоговики выписывают компании штраф.

Нюансы документального оформления кассовых операций

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

  1. Установления лимита остатка кассы:
  • право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
  • предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте здесь.

  1. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
  2. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):
  • на бумажном носителе с заполнением от руки;
  • на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
  • в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие и на данный момент последние крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

  • Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
  • Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
  • Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
  • Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
  • Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

  • прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
  • выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

  • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

При получении указанных документов кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
  • Проверяет наличие подтверждающих документов.
  • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
  • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

  • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Читать еще:  Закрытие ИП по почте какие документы отправлять?

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Оформление кассовых документов

Правила оформления кассовых документов вполне четко оговорены в Указании № 3210-У.

Оформлять кассовые документы имеют право следующие сотрудники:

· бухгалтер или другой работник, определенный руководителем путем издания распорядительного документа;

· руководитель — в том случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер.

Основаниями для оформления кассовых документов являются:

Перечисленные бумаги должны прилагаться к кассовым документам. Исправления и помарки в кассовых документах не допускаются.

Кассовые документы подписывают:

· приходный кассовый ордер — главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир;

· расходный кассовый ордер — руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

Кассир должен иметь:

· образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;

· печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Если ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Допускается оформление кассовых документов двумя способами:

· на бумажном носителе;

· с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, с распечатыванием на бумажном носителе.[К87]

Прием наличных денег

Прием наличных денег в кассу организации или индивидуального предпринимателя осуществляет кассир. При получении приходного кассового ордера он проверяет:

· наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

· соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

· наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель денег может наблюдать за действиями кассира. Затем кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если фактически вносимая сумма денежных средств совпадает с суммой, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Если фактически вносимая сумма наличных денег не совпадает с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:

а) предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;

б) возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель отказывается довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает вносимую сумму, перечеркивает приходный кассовый ордер и передает его главному бухгалтеру (или бухгалтеру) или руководителю (при их отсутствии) для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денежных средств.

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовых аппаратов по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовых аппаратов, приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом). Платежным агентом (банковским платежным агентом), помимо этого приходного кассового ордера, оформляется приходный кассовый ордер ПКО [К88] на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.

Выдача наличных денег

Согласно Указанию № 3210-У кассир выдает наличные деньги получателю, указанному в расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Для этого получатель обязан предъявить:

а) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

б) доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет:

· наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера — наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

· соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

· наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;

· соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

Выдача наличных по доверенности

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:

· соответствие указанных в расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;

· соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени и отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности».

Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Доверенность может быть оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости при завершающей выдаче наличных денег.

Выдача денег по расходному кассовому ордеру

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает соответствующую сумму наличных денег и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Выдача денег под отчет

Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, или сотруднику организации под отчет расходный кассовый ордер оформляется по письменному заявлению получателя, которое оформляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные следующие пункты:

· надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, сделанную собственноручно;

· подпись руководителя, также сделанную собственноручно (использование факсимиле в подобных случаях не допускается);

· дату подписания документа.

Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (или со дня выхода подотчетного лица на работу). Руководитель организации или индивидуальный предприниматель устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет надлежит проверить и утвердить, а также произвести окончательный расчет. Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем (при их отсутствии), а утверждается руководителем.

Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выплата зарплаты

Предназначенная для выплаты заработной платы и иных аналогичных выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной или платежной ведомости.

Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной или платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не должна быть более 5 рабочих дней (считая день получения наличных денег с банковского счета). По прежнему порядку срок составлял не более 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — не более 5 дней).

Старший кассир выдает надлежащую сумму согласно расчетно-платежной или платежной ведомости кассирам под роспись в книге учета денежных средств или по расходному кассовому ордеру на срок, установленный в ведомости.

Кассир готовит подлежащую выдаче сумму денег и передает расчетно-платежную или платежную ведомость сотруднику для подписи, затем пересчитывает подготовленную сумму денег так, чтобы сотрудник имел возможность видеть его манипуляции. При выдаче денег они пересчитываются полистно, поштучно в сумме, указанной в расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сотрудник в присутствии кассира проверяет пересчет денег полистным, поштучным способом, без этого последующие претензии к сумме денег не принимаются.

В последний день выдачи заработной платы или иных аналогичных выплат в расчетно-платежной или платежной ведомости кассир выполняет следующие действия:

· проставляет оттиск штампа или делает надпись «Депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;

· подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;

· сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

· оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм

Согласно указанию № 3210-У реестр депонированных сумм должен содержать:

· наименование юридического лица или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;

· дату оформления реестра;

· период возникновения депонированных сумм;

· номер расчетно-платежной или платежной ведомости;

· Ф. И. О. сотрудника, не получившего деньги, его табельный номер, если таковой имеется;

· сумму невыплаченных денег;

· итоговую сумму по реестру;

· подпись кассира, ее расшифровку;

Реестры нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года. После оформления реестра кассир подписывает расчетно-платежную или платежную ведомость и реестр депонированных сумм и передает их бухгалтеру, главному бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) для сверки соответствия записей в реестре с данными расчетно-платежной или платежной ведомости и их подписания.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир указывает на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Если реестр депонированных сумм оформляет сам руководитель организации, он лично заверяет своей подписью соответствие записей в реестре и данных расчетно-платежной или платежной ведомости.

Кассовая книга

Кассовая книга ведется организацией или индивидуальным предпринимателем в целях учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денежных средств. Платежный агент ведет дополнительно кассовую книгу для учета принятых наличных денежных средств.

· делает в кассовой книге записи по каждому приходному или расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные или выданные наличные деньги;

· сверяет содержащиеся в кассовой книге записи с данными кассовых документов;

· вычисляет сумму остатка наличных денежных средств на конец рабочего дня;

· подписывает записи, сделанные в течение дня.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов, проверку выполняет и подписывает ее результаты бухгалтер, главный бухгалтер или руководитель (при их отсутствии). Листы кассовой книги или книги учета денежных средств на бумажном носителе до начала ведения брошюруются и нумеруются, о количестве листов делается заверительная надпись, которая должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером или руководителем (при отсутствии главного бухгалтера) и снабжена печатью организации или индивидуального предпринимателя (если таковая имеется). Современные правила не требуют опечатывать кассовую книгу сургучной или мастичной печатью.

В случае ведения кассовой книги (книги учета денежных средств) с применением технических средств необходимо обеспечить:

· сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;

· исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений.

Если за рабочий день не было кассовых операций, и поэтому записей в кассовой книге нет, остатком наличных денег в кассе на конец рабочего дня является сумма остатка, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

По усмотрению руководителя при оформлении книги учета денежных средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться с распечатыванием на бумаге листа этой книги или без его распечатывания. Если лист книги учета денежных средств выводится на бумагу, на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем. Что касается листа кассовой книги, то его распечатывают на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Читать еще:  Какие документы нужны для закрытия фирмы ООО?

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Главный бухгалтер или руководитель (при отсутствии главного бухгалтера) осуществляет контроль за ведением кассовой книги в организации.

Документы кассовые: оформление, проверка, хранение. Порядок оформления первичных кассовых документов

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юрлица либо индивидуального предпринимателя. Их бланки утверждены Госкомстатом. Рассмотрим далее, какие кассовые документы могут использовать предприятия.

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается приходный ордер в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это. В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале. Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре. Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Заполнение

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

  1. В строке “Основание” именуется хозяйственная операция.
  2. В графе “В том числе” проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают “без НДС”.
  3. В строке “Приложение” должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
  4. В графе “Кредит, код подразделения” проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие. При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей.

Кассовая книга

Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая – как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые – отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы “Остаток на начало дня”. Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после “Переноса”, отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

Дополнительные документы

Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, чеки, квитанции и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются.

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях. Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер. В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр. В строках “Начислено” указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу. Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты. В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка “Депонировано”. По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер. В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня. При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается старший кассир, а также руководитель предприятия. Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных “Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании”.

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также налогового инспектора. Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала.

Данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре. Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки. При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам. В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

Рекомендации по заполнению

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

  1. Сумму прописью всегда следует указывать с заглавной буквы. Копейки при этом допускается записывать цифрами. Например: Восемнадцать тысяч рублей 10 копеек.
  2. Бумаги могут быть заполнены как от руки, так и с использованием технических средств (компьютера, например).
  3. Нормативные акты допускают корректировку информации в кассовых документах. Однако при этом необходимо соблюдать ряд требований. Неверную запись следует аккуратно зачеркнуть одной линией. Рядом или (если это возможно) над ней указываются верные сведения. Здесь же следует сделать приписку: “Исправленному верить”, “Зачеркнутое недействительно” либо “Верно”. Рядом с этой записью должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя организации (или индивидуального предпринимателя).
  4. При наличии помарок, подчисток, замазываний “штрихом” и прочих аналогичных способов исправления документ считается недействительным.

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

  1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
  2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
  3. Контроль формирования дел производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
  4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом – по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства.

Заключение

Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета. В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом. Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами. Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector